Un logiciel ERP pour plus d'efficacité et de transparence

Jusqu’à présent, VirtaMed évoluait dans un environnement hétérogène. Si les exigences augmentaient, de nouvelles feuilles de calcul étaient ajoutées et les documents Word étaient mis à jour. Il devenait clair que cette configuration de départ, qui a grandi sans tenir compte de l’environnement de la startup, attendrait rapidement ses limites, compte tenu de la croissance soutenue de VirtaMed. Le volume de documents et de factures augmentait constamment, mais il n’y avait pas de base de données commune. Cela entraînait une augmentation des frais administratifs. Il n’était pas toujours évident de savoir quelles étaient les données les plus à jour.

« Dans les domaines standardisés comme la production ou le service, nous manquions de modèles uniformes et de cadres pour structurer notre organisation. Or nous tenons à être toujours en mesure d’offrir un niveau de qualité élevé et fiable » déclare Phil Norris. A l’avenir, les données devront être stockées de manière centralisée afin de faciliter le suivi des process et d’analyser les chiffres de l’entreprise avec plus de flexibilité et de confort.

Notre principal critère de choix dans notre recherche d’un nouveau logiciel de gestion, était sa flexibilité. « Nous sommes créatifs, et nous avons besoin de beaucoup de souplesse dans nos procédures. Word était un outil idéal pour nous, qui avons l’habitude de réaliser et customiser chacune de nos offres. Nous attendions un niveau de confort aussi élevé de la part du nouveau logiciel ERP », poursuit Phil Norris. Après avoir assisté à des démonstrations et évalué des solutions comme Sage, SAP et Oracle, l’équipe projet a finalement opté pour la solution ERP Microsoft Dynamics NAV. C’est COSMO CONSULT, le plus important partenaire de Microsoft en Europe, qui a remporté le contrat de mise en œuvre. De plus, COSMO CONSULT a une excellente réputation en tant que Microsoft Gold Partner. C’était donc facile de croire en ce projet.

VirtaMed fabrique sur commande. La quasi-totalité de ses produits sont confectionnés individuellement selon les besoins et les exigences du client. Parfois les produits commandés n’existent même pas encore, et doivent être développés dans les ateliers. Afin de rendre la planification de la production plus flexible, l’équipe projet a ajouté le module COSMO Discrete Manufacturing au logiciel ERP Microsoft Dynamics NAV. Cela permet à VirtaMed d’apporter des modifications pratiquement à toutes les étapes du processus de production. Les différents simulateurs sont représentés sous la forme de listes contenant les principales pièces détachées. Ces listes permettent aux employés de VirtaMed d’adapter les modèles aux exigence spécifiques du client – comme le fait un configurateur de produit. En même temps, des listes de pièces pour les commandes individuelles sont générées pour le processus de production.

En ce qui concerne le traitement des commandes, le module COSMO Document Management Pack offre une liberté de conception supplémentaire. Par exemple, les employés peuvent ajouter aux offres, des textes plus longs ou des images. La réalisation de comptes-rendus et d’évaluations se fait aussi avec une grande flexibilité. "Aucun autre système ne nous permettrait d'adapter aussi bien les documents et les formulaires aux besoins de nos clients", explique Phil Norris.

Toute la correspondance entrante et sortante peut être stockée sur le portail SharePoint de Microsoft via le module COSMO Document Management System. En raison de la forte intégration des deux systèmes, les récepissés, contrats et documents apparaissent directement dans le dossier client sous Dynamics NAV. Des ajustements spécifiques ont été développés, en particulier pour la logistique, où VirtaMed utilise un système avancé de suivi des numéros de série pour identifier les simulateurs vendus. A partir d’un numéro de série, les composants utilisés peuvent être identifiés sans ambiguïté grâce aux listes nomenclature multiniveaux. « De cette façon nous pouvons déterminer la configuration exacte de chaque simulateur. Nous pouvons savoir quelles pièces sont montées et avec quel logiciel l’appareil fonctionne. Avec cette information, nous pouvons donner les meilleurs conseils à nos clients », continue Phil Norris.

Aujourd’hui, 15 utilisateurs utilisent simultanément cet ERP Dynamics NAV. Pour le chef de projet, la transparence est cruciale pour installer avec succès un nouveau logiciel ERP : « nous avons accès à plus d’informations qu’avant. Nos workflows sont plus fluides et toujours de bonne qualité. C’était exactement ce que nous avions en tête ». Les activités centrales telles que la production et la gestion des stocks de matériels, peuvent être planifiés très précisément avec COSMO Discrete Manufacturing et Dynamics NAV. Cela permet, par exemple, de s’assurer qu’il y ait toujours suffisamment de matériels disponibles pour répondre aux commandes dans les temps, même sans avoir un stock excessif. Comme toutes les données sont stockées au même endroit, la direction a un aperçu direct de tous les domaines d'activité, ce qui facilite la planification et le contrôle.

« Si nous devons par exemple superviser des distributeurs, il nous est alors possible d’analyser leur performance et de prendre des mesures à temps » explique Phil Norris. De plus, les applications les plus importantes – Dynamics NAV, Sharepoint, Office 365 étant fortement interconnectées, les interventions manuelles tout au long de la chaine de flux sont évitées. L’équipe de travail gagne ainsi du temps et peut s'appuyer sur des données à jour. « Avec ce nouveau logiciel ERP, VirtaMed n’a pas seulement optimisé ses process actuels, elle a aussi posé des jalons pour l’avenir. Grâce à cette technologie flexible et accessible, de nouvelles applications et de nouveaux services Cloud peuvent être facilement intégrés. Nous travaillons selon des processus efficaces et parfaitement intégrés. Cela va nous permettre de continuer à nous développer, sans augmenter la charge administrative », déclare Phil Norris.

Prochaine étape, VirtaMed prévoit de déployer cet ERP Microsoft Dynamics NAV aux Etats-Unis. L’add-on COSMO Data Integration Suite assurera la synchronisation entre le siège et sa filiale via une base de données commune. De cette façon, toutes les data sont gérées de manière centralisée et la double saisie est évitée. Aujourd’hui, alors que la société mère et sa filiale américaine gagnent toujours plus de parts sur le marché de la formation via des simulateurs, il est crucial de maintenir une cohérence et une efficacité.