ERP Microsoft Dynamics NAV pour industrie orientée gestion à l'affaire

Une croissance à 2 chiffres et un objectif ambitieux de doubler le chiffre d’affaires sous 3 ans ont incité la direction générale à repenser l’outil de gestion et structurer la filiale Française. Il explique : « Avant, nous utilisions un logiciel ERP basique et devions gérer 30 à 40 fichiers Excel en complément pour piloter les projets clients individuellement. Il y a bien eu un projet ERP groupe il y a 2 ans, mais la solution proposée était axée sur le métier de la production, ce qui ne répondait pas à notre problématique de gestion de projet en France. » De plus, pour atteindre ses objectifs, Bilsing Automation France a déjà entrepris la diversification de ses activités avec des projets d’intégration de plus en plus complète des robots dans les usines. En parallèle, elle s’attaque maintenant au marché de l’aéronautique avec des projets d’optimisation et automatisation de la production qui ont changé d’échelle et se valorisent désormais en millions d’euros.

Le DG reprend : « Nous avons donc dégagé plusieurs problématiques auxquelles la nouvelle solution informatique devait répondre pour nous accompagner dans notre transformation : Comment piloter nos projets, financièrement et humainement, de manière plus fine et objective ? Le tout dans un contexte où 70 % de notre activité est à l’international. »

Une étude du marché des solutions de gestion a permis d’identifier Microsoft Dynamics NAV comme la solution ERP la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise. Simplicité d’utilisation, facilité de prise en main, fonctionnalités standard de gestion projet, interopérabilité, rapidité de mise en œuvre, pérennité de l’éditeur, autant d’arguments qui ont convaincu Bilsing Automation d’investir dans la solution de gestion phare de Microsoft auprès des PME et filiales de grands groupes. 

La DG France explique ensuite la démarche : « Une fois le logiciel choisi, nous nous sommes tournés vers Microsoft pour identifier le partenaire Dynamics NAV pour l’intégration de notre solution. L’éditeur nous a recommandé COSMO CONSULT pour ses compétences métier de l'industrie et son savoir-faire spécifique sur la gestion à l’affaire. Les tutoriels Microsoft, les présentations vidéo sur la chaine YouTube COSMO CONSULT et nos différentes rencontres nous ont confirmé leurs expertises et nous avons tous apprécié la qualité des relations humaines, valeur essentielle de nos cultures d’entreprise respectives.

Très rapidement, après le Kick off en juin, les ateliers ont été lancé durant l’été avec les consultants COSMO CONSULT et 5 utilisateurs clefs identifiés parmi les départements Direction Générale, Finance, Commerce, Achats et Technique. Objectif : Comprendre et modéliser les processus Bilsing Automation, notamment en gestion des projets, en respectant au mieux les fonctionnalités standard de l'ERP Microsoft Dynamics NAV pour une mise en œuvre rapide.

La DG France ajoute : « En 6 mois seulement, nous disposions d’un ERP adapté à l'industrie orientée gestion à l’affaire prêt à l’emploi et comportant très peu de développements spécifiques pour gérer l’ensemble de notre activité. En complément, nous avons fait le choix d’implémenter Microsoft Power BI, outil de Business Intelligence très fonctionnel et simple d’utilisation. Cela me permet d’accéder aux chiffres clefs de la société en temps réel. Personnellement, j’apprécie fortement l’intégration avec Microsoft Dynamics NAV et la consultation depuis n’importe quel appareil mobile est un atout lors de tous mes déplacements. Enfin, la possibilité de connecter plusieurs bases de données est essentielle. 5 jours ont suffi pour la mise en œuvre de l’outil et la formation par COSMO CONSULT. »

L’ERP Dynamics NAV et Power BI ont permis de modéliser les processus métiers et les outils de pilotage d’aujourd’hui et vont permettre de supporter le développement ambitieux et les nouvelles activités à venir. Au quotidien, les bénéfices constatés par le PDG et ses équipes sont multiples : 

 « Chez nous, les Commerciaux sont aussi Chef de Projets, l’outil leur offre désormais une vision complète, depuis l’avant-vente, en passant par le suivi projet, jusqu’à la facturation client. L’accès multi-device et à distance de Dynamics NAV & Power BI s’inscrit aussi parfaitement dans notre stratégie de développement à l’international.

Côté management, les fonctionnalités workflow de validation / approbation des temps passés sont très appréciées. Autre atout pour les managers, ils peuvent plus facilement intégrer les nouveaux entrants en offrant un cadre d’apprentissage directement dans le nouvel outil de gestion. 

Par ailleurs, les erreurs liées à l’utilisation des nombreux fichiers Excel sont révolues. La saisie des temps centralisée sur chaque affaire fiabilise l’information et les données n’ont plus besoin d’être retravaillées. De 30 à 40 fichiers Excel auparavant, seuls 3 sont restés indispensables.

Enfin, la qualité de ces données au sein de Microsoft Dynamics NAV permet une analyse plus fine, plus rapide et objective des activités de la société. Par exemple, l’analyse financière de chaque projet, qui prenait auparavant plusieurs jours par mois, est maintenant disponible en temps réel. Grâce à l’intégration comptable, Bilsing Automation peut notamment lisser les charges et les revenus pour chaque projet client. C’est un vrai atout car nos projets s’étalent souvent sur plusieurs années et les calculs de rentabilité étaient auparavant effectués à la fin. Nous enregistrions ainsi de grosses pertes sur les premières années et un gain important sur la dernière, ce qui n’était pas du tout réaliste. Je dispose maintenant d’une vue claire, sans erreurs, en temps réel et à 360° sur tous nos projets clients », conclut la DG France.