Le standard pour une interopérabilité parfaite

Microsoft Dynamics NAV 2009 a été utilisé comme système ERP jusqu'en 2018. Entre-temps, le logiciel avait été tellement personnalisé qu'il était difficile de revenir au standard. La priorité principale était donc de "revenir au standard," se souvient Thomas Düringer, responsable informatique. "L'entreprise a aujourd'hui près de 70 ans et nos processus sont presque aussi anciens," explique-t-il. "Chez Microsoft, les normes ont été élaborées en intégrant l'expérience de nombreuses entreprises. C'est pourquoi, pour nous, une grande partie de la standardisation a consisté à adapter nos processus internes," affirme-t-il.

En 2016, le groupe COSMO CONSULT, premier partenaire Microsoft Dynamics en Europe et fournisseur mondial de solutions et services informatiques pour la digitalisation des entreprises, a été choisi comme partenaire pour ce projet. L'objectif était de standardiser, d'automatiser et d'augmenter l'efficacité de tous les processus. Ils ont commencé par une réingénierie et une mise à jour vers une nouvelle version de Microsoft Dynamics NAV. La mise en œuvre de la solution pour la fabrication discrète a débuté en avril 2018, suivie par l'optimisation du standard ERP. Cela est notamment passé par l'intégration d'apps COSMO pour gérer la planification basée sur les tâches, la gestion des données produit et une boutique en ligne, intégrant le configurateur de fabrication sur commande. Dans le département de la construction, la conduite du changement intégrée à la gestion des données produit, et le connecteur CAO, ont été introduits en tant que projet pilote.

La boutique en ligne du partenaire de COSMO CONSULT, Sana Commerce, a été intégrée dans le système ERP sans interface. Grâce au configurateur, le service extérieur peut proposer un produit techniquement et commercialement parfait sans passer par la maison mère. Tout ce qui figure dans le configurateur a déjà été vérifié et validé d'un point de vue technique et commercial. Le représentant sélectionne les options souhaitées à l'aide d'une liste de contrôle et reçoit un produit fini, pour lequel le texte de vente et le prix de vente sont générés automatiquement. "Nous avons ainsi atteint notre objectif de permettre aux filiales et aux ventes directes d'opérer de manière autonome dans le monde entier. Cela fonctionne parfaitement," déclare M. Düringer.

En outre, la boutique en ligne sert également de système ERP sur Internet. Elle permet de créer ou de consulter des documents, d'afficher des dessins, des factures et des bons de livraison, et il sera bientôt possible de suivre les expéditions grâce au système Track-and-Trace. Le back-office est ainsi soulagé, les ventes directes sont favorisées et les produits à variantes peuvent être facilement commandés par le représentant sans qu'un technicien ne soit nécessaire en arrière-plan. "Comparé à Amazon, ce n'est peut-être pas spectaculaire, mais dans notre industrie métallurgique conservatrice, c'est un grand pas en avant et un nouveau monde pour nous," déclare M. Düringer. "Avant tout, nous avons été en mesure d'accroître considérablement l'efficacité interne dès le début. Les délais de livraison peuvent également être raccourcis grâce à l'interaction entre les produits standard et les produits complémentaires, les prix peuvent être calculés plus rapidement, les dates de livraison peuvent être proposées plus rapidement - et tout cela sans l'intervention du siège social."

Dans le passé, la gestion du changement se faisait sur papier. Les anciens et les nouveaux dessins étaient imprimés et envoyés aux différents services, obligeant chaque service à attendre que le précédent ait terminé ses tâches avant de pouvoir commencer les leurs. Avec la nouvelle gestion des modifications intégrée à la gestion des données produit dans le système ERP, tout est désormais cartographié numériquement. Lorsqu'un employé de la production a une proposition de modification, il crée une notification de modification directement dans le système ERP. Cette notification est ensuite vérifiée et traitée par un technicien, et une fois acceptée, un ordre de modification est généré dans le système ERP et transmis aux services concernés. Toutes les informations essentielles à la modification sont incluses, permettant à chaque département de commencer le changement simultanément.

Ce processus numérique réduit considérablement le temps de traitement, offre à chacun un accès immédiat au statut de l'ordre de modification, et documente toutes les étapes de manière traçable dans le système. "Nous n'avons plus besoin d'un ERP fantôme avec des feuilles de calcul Excel ; tout est clairement disponible pour tout le monde dans le système," explique M. Blum. "Cette gestion du changement est un élément crucial de notre transformation numérique. Nous passons d'un contrôle manuel de l'entreprise à un contrôle numérique, ce qui nous permet de mettre en œuvre les changements dans l'entreprise aussi rapidement que possible." M. Düringer ajoute : "Nous pouvons également fournir des améliorations de produits à nos clients beaucoup plus rapidement."

Un nouveau lien entre le système de CAO et Dynamics 365 Business Central, développé par COSMO CONSULT, est également intégré à la gestion des données produit. Désormais, le technicien du système de CAO peut transférer une pompe entièrement conçue en appuyant sur un bouton vers le système ERP, qui génère automatiquement la liste de pièces correspondante pour ce produit. Les employés de KRAL ont joué un rôle crucial dans ce projet pilote en contribuant largement au succès du développement grâce à leurs suggestions et demandes de modification. "Cela nous a permis d'augmenter la vitesse et de réduire le taux d'erreur. C'est l'efficacité poussée à l'extrême," déclare M. Blum. Le responsable informatique conclut : "COSMO CONSULT nous aide à nous démarquer positivement de la concurrence par notre efficacité, notre rapidité et notre qualité."

Un autre point fort est la planification de la production avec la planification orientée vers le takt time. Jusqu'à présent, nous utilisions un tableau de planification ou d'autres systèmes classiques pour planifier les commandes. "Le nouvel outil de planification de la capacité nous aide à planifier et à contrôler à la fois la production d'usinage et l'assemblage final," explique M. Blum. Ce module montre les performances des différentes usines et l'utilisation de l'assemblage final, ainsi que les possibilités de planifier des commandes que les concurrents ne peuvent pas honorer en raison de délais de livraison trop longs. "Nous pouvons voir précisément comment la production et l'assemblage fonctionnent à pleine capacité. Où devons-nous introduire d'autres modèles d'équipes ? Nous bénéficions ainsi d'une transparence optimale au sein de l'entreprise et nous pouvons identifier clairement où se trouve le potentiel," ajoute M. Düringer pour décrire les avantages.

L'optimisation des flux de matériaux était également un défi majeur. Pour résoudre ce problème, un système de transport sans conducteur reçoit des déclencheurs du système ERP, ce qui permet de déclencher automatiquement le prélèvement des pièces à temps pour que les employés disposent toujours des pièces nécessaires à leur poste de travail. Ce processus est automatisé la nuit et les composants requis sont livrés depuis l'entrepôt automatisé : de petites pièces aux cellules de prélèvement. "Nous avons développé ce concept intelligent en collaboration avec COSMO," explique M. Blum. "Nous avons un système de prélèvement pour la production, un pour l'assemblage, un pour les pièces détachées et un pour les commandes 'blue light', c'est-à-dire les commandes express prioritaires. Il s'agit de quatre variantes différentes que nous avons réussi à concilier. Le conseil, la conception et la programmation ont été des services cruciaux fournis par notre partenaire informatique."

KRAL attribue une grande partie de ces succès à sa collaboration étroite avec son partenaire informatique. "Nous ne voyons pas COSMO CONSULT seulement comme un prestataire de services ou un fournisseur d'ERP. Nous considérons leurs consultants comme des partenaires engagés dans nos processus internes. Nous recevons leurs feedbacks, les mettons en œuvre, et recevons à nouveau leurs retours : cela nous permet d'exploiter pleinement le potentiel de notre système ERP pour certains modules. Pour nous, les consultants ne sont pas des "éxecutants" mais des soutiens précieux", souligne M. Düringer. M. Blum partage cette vision positive de la coopération : "Bien sûr, il y a eu des discussions sur les différentes approches, mais c'est normal. Les conseils critiques, comme l'importance de faire plusieurs petits pas plutôt que quelques grands, ont été extrêmement utiles dans le projet. La transformation numérique n'est pas encore achevée. Nous prévoyons d'introduire l'enregistrement automatique des factures entrantes et des bons de livraison, ainsi que d'autres modules. Les préparatifs pour la prochaine mise à jour commenceront sous peu, toujours avec le même partenaire, car pour nous, ce n'est pas seulement la livraison du logiciel qui compte, mais surtout le niveau de compétence en conseil que nous recevons de COSMO CONSULT", conclut M. Düringer, responsable informatique.