Réussir la facturation électronique avec NAV/Business Central : 5 étapes

Attention, les informations transcrites ici sont une interprétation des textes en vigueur à ce jour, elles n'engagent pas la société COSMO CONSULT et ses auteurs. Ces informations seront mises à jour, en fonction de l'évolution de la législation.

La réforme de la facturation électronique est obligatoire pour toutes les versions d'ERP : Navision, Dynamics NAV ou Business Central.

Ce nouveau système de facturation électronique demande un temps de préparation pour comprendre les différentes notions et obligations qui vous incombent. En effet, dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, il y a 2 dispositifs importants :

1. E-invoicing obligatoire, ou facture électronique obligatoire
2. E-reporting obligatoire, ou transmission obligatoire de données de transaction et de paiement à l’administration fiscale

E-invoicing et e-reporting, quelles différences ?

Dans le dispositif n°1, l'e-invoicing, il y a 2 obligations différentes et des échéances progressives selon la taille de votre entreprise :

• Obligation de réception des factures électroniques 
  • Obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1ᵉʳ septembre 2026
     
• Obligation d’émission des factures électroniques 
  • Grande Entreprise : à partir du 1ᵉʳ septembre 2026
  • ETI : à partir du 1ᵉʳ septembre 2026
  • PME, TPE et micro-entreprises : à partir du 1ᵉʳ septembre 2027

Pour émettre et réceptionner des factures électroniques, une entreprise doit assurer la captation et le traitement de factures de tous les formats. Une entreprise doit gérer, au minimum, trois formats électroniques standards structurés avec des champs et des normes à respecter.

En savoir plus sur les 3 formats minimum à respecter

Pour réussir la transition vers la facture électronique avec l’ERP NAV Business Central, il y a trois types de partenaire à connaître et à sélectionner en fonction de votre situation.Nous avons sélectionné des solutions pour NAV/Business Central :

1. Les OD, ou opérateurs de dématérialisation
2. Les PDP, ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Mise à jour décembre 2024 : Le PPF, ou Portail Public de Facturation, précédemment annoncé ne sera pas mis en place.

Microsoft a développé un module spécifique pour se conformer à la facturation électronique. Nous vous expliquons comment fonctionne ce module. Vous trouverez également deux vidéos démos sur la configuration et les nouvelles fonctionnalités du module.

La facture électronique présente plusieurs avantages par rapport aux factures papier traditionnelles, notamment :

1. Économies de coûts de 50 à 75% : La facture électronique réduit considérablement les coûts liés à l'impression, l'envoi postal, la gestion et le stockage des factures papier. Il y a aussi une réduction des coûts de gestion et déclaration de la TVA.
2. Rapidité et efficacité : La facturation électronique permet d'envoyer et de recevoir des factures instantanément, ce qui peut accélérer les délais de paiement et améliorer la gestion de la trésorerie. La facture électronique peut également être traitée automatiquement, ce qui simplifie les process, réduit les erreurs et les temps de traitement. On estime à 30% la réduction du coût de traitement.
3. Réduction de l'empreinte carbone : L'utilisation de la facture électronique permet de réduire considérablement la consommation de papier et d'encre, ainsi que les émissions de gaz à effet de serre associées au transport et à la distribution des factures papier.
    
4. Sécurité et traçabilité : La facturation électronique offre un haut niveau de sécurité, notamment grâce à l'utilisation de signatures électroniques et de certificats électroniques. Elle permet aussi une meilleure traçabilité et un suivi plus précis des factures. Ce qui diminue également les litiges potentiels.
5. Accessibilité : La facture électronique est facilement accessible depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, ce qui facilite le travail à distance et la gestion des factures en temps réel.

En résumé, la facturation électronique offre des avantages significatifs en termes d'efficacité, de réduction des coûts et de durabilité environnementale, tout en offrant un haut niveau de sécurité et de traçabilité.