E-documents Business Central : le module Microsoft pour la facturation électronique

L'introduction de la fonctionnalité des E-Documents dans la version 23 de Business Central représente une avancée majeure dans la gestion des documents électroniques. Cette innovation offre une base solide pour répondre aux exigences localisées et permet à Microsoft de fournir efficacement des applications de localisation adaptées à certains pays. De plus, les partenaires peuvent exploiter ce modèle pour créer leurs propres localisations personnalisées. Avec la diversité des formats de e-documents et des services d'intégration spécifiques à chaque pays, ces applications de localisation sont indispensables.

Avant d'explorer le monde des E-Documents au sein de Business Central, familiarisons-nous avec un acronyme important : le CTC (Continuous Transaction Control). Ce terme désigne la nécessité de rapports et de validations de facturation en temps réel imposés par les autorités. Le CTC englobe un ensemble de mécanismes de contrôle numérique visant à améliorer la collecte des impôts et à lutter contre la fraude fiscale. La facturation électronique constitue un élément clé du CTC, un modèle de plus en plus adopté par de nombreux pays.

Consulter le calendrier, critères et obligations en France pour la facturation électronique

Il est facile de conclure que cette approche deviendra obligatoire dans de nombreux pays, si ce n'est pas déjà le cas. La perspective de différentes solutions pour chaque pays pose des défis. C'est pourquoi Microsoft a développé une solution globale et extensible sous forme d'application, simplifiant ainsi le support pour les divers pays.

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Comprendre le paysage de la facturation électronique peut sembler initialement simple : créer un fichier électronique et le transmettre. Cependant, la réalité est plus complexe. La facturation électronique englobe différents modèles, notamment les frameworks à 2 coins, 3 coins et 4 coins.

• Modèle à 2 coins (2-corner framework) : Ce modèle implique une relation directe entre l'émetteur de la facture électronique (par exemple, le vendeur) et le destinataire (par exemple, l'acheteur).

• Modèle à 3 coins (3-corner framework) : Ce modèle inclut un tiers intermédiaire (par exemple, une plateforme ou un opérateur de facturation électronique) qui facilite l'échange et la transmission des factures entre l'émetteur et le destinataire.

• Modèle à 4 coins (4-corner framework) : Ce modèle ajoute un quatrième participant, généralement un organisme de contrôle ou une autorité gouvernementale, qui est impliqué dans le processus de facturation électronique pour des raisons de régulation ou de validation.

En savoir plus sur les différents modèles en France

Chaque pays conserve son autonomie pour déterminer son approche préférée. De plus, même dans des scénarios non obligatoires, les entreprises optent souvent pour la facturation électronique pour rationaliser la communication.

La solution englobe Microsoft tous les modèles mentionnés ici et facilite des capacités de messagerie supplémentaires entre les points d'accès, offrant ainsi un cadre complet pour les E-Documents.

Les E-Documents dans Business Central facilitent une interaction transparente dans les processus de vente et d'achat. Il s'agit d'un système bidirectionnel permettant la transmission de documents de vente électroniques aux clients, tout en recevant également des documents électroniques des fournisseurs.

Ces documents électroniques ont leurs propres cycles de vie distincts, qui ne correspondent pas toujours aux délais de facturation. Pour répondre à cela, Microsoft introduit une nouvelle entité, l'E-Document, liée au document original dans Business Central. Cette entité héberge un ensemble d'informations uniques, comprenant des statuts, des journaux et des notifications ou des avertissements d'erreur potentiels.

Une fois le système configuré, la publication d'un document de vente déclenche la création automatique d'un E-Document. Selon votre configuration, il est immédiatement envoyé au service désigné. Vous avez une visibilité complète sur son statut et pouvez prendre des mesures supplémentaires si nécessaire.

Dans le cas de documents électroniques d'achat entrants, vous avez la flexibilité de les télécharger manuellement dans Business Central. Cependant, si votre fournisseur de point d'accès propose un service de livraison de documents, vous pouvez configurer une Job Queue pour des téléchargements automatisés et la création de E-Documents.

Bonus : si vous avez associé les articles des fournisseurs aux vôtres via des références d'articles ou des comptes G/L et qu'il n'y a pas d'erreurs, le système générera facilement des factures d'achat avec tous les détails essentiels. Il vous suffit alors de les vérifier et de les publier.

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