Pourquoi l'ERP est essentiel pour garantir la transparence des coûts en production industrielle

La transparence des coûts est un facteur clé dans le calcul simultané. Si vous demandez aux chefs d'entreprise du secteur de la fabrication de machines et d'installations, ils vous diront souvent qu'un manque de transparence est la raison pour laquelle il n'y a pas d'informations précises sur les marges bénéficiaires. Sans transparence, les écarts passent inaperçus jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour réagir.

Voici les trois causes les plus courantes :

• Différents systèmes sont utilisés.
• Il n'y a pas de base de données cohérente.
• Il n'y a pas de discipline dans la collecte des données.

Dans de nombreuses entreprises, chaque service utilise son propre système de calcul des coûts. Le service commercial, par exemple, utilise souvent Microsoft Excel. Le bureau d'études utilise fréquemment des applications de CAO qui ne fournissent pas de données pour les calculs de coûts. La production, elle, s'appuie généralement sur le système ERP. Et le service de contrôle de gestion préfère Excel, car il permet de consolider et d'analyser facilement les données issues de différents systèmes. Il s'agit souvent de solutions qui ont été mises en place il y a longtemps, qui ont beaucoup évolué avec le temps et qui sont précisément adaptées aux besoins opérationnels de l'entreprise. Pensez à la complexité des formules dans un tableur de calcul des coûts pour un fabricant de machines : il est généralement très compliqué de remplacer ces systèmes.

Le deuxième problème est l'absence d'une base de données cohérente. Comme le service commercial travaille rarement avec des numéros d'articles et des nomenclatures, il est difficile de comparer ces données avec celles du système ERP. Au mieux, on peut comparer les données d'Excel et de l'ERP au niveau des produits ou des principaux ensembles. En outre, la base de calcul des prix est souvent différente :

• Des prix estimés dans Excel par rapport aux prix livrés dans le système ERP.

Enfin, la discipline en matière de saisie des données joue également un rôle déterminant dans la transparence des coûts. Des prix obsolètes, des nomenclatures incomplètes et des retours d'informations incorrects sur les matériaux et le temps sont autant de problèmes courants. Tout cela fait qu'il est pratiquement impossible d'obtenir un coût final transparent !

Clarifions d'abord un point : il n'existe pas de solution miracle à ce problème ! L'idée que tout le monde travaille dans le même système avec les mêmes données n'est souvent pas réaliste. Cependant, il est possible d'encourager des départements, comme celui des ventes, à utiliser davantage le système ERP. Créer des nomenclatures de calcul dans l'ERP pour des devis ou des commandes spécifiques serait un bon premier pas. Le transfert rapide et automatisé des données de conception dans l'ERP serait un autre. Cela permettrait à tous les départements concernés de travailler dans le même système et d'utiliser la même base de données. Il serait alors plus facile de consolider les données. Le service de contrôle de gestion aurait une source unique de données à analyser et, idéalement, ce service serait directement intégré à la comptabilité analytique.

Une autre approche pourrait être l'utilisation d'un système de business intelligence (BI) !

Beaucoup de contrôleurs trouvent ces systèmes très utiles, car ils permettent de créer facilement des tableaux de bord et des rapports. Un système BI accède en temps réel à une grande variété de sources de données et compile toutes les informations en un seul endroit. L'analyse détaillée des données provenant du système ERP aide également à garantir la transparence.

Pour améliorer la discipline en matière de saisie des données, il est nécessaire d'identifier les causes profondes. Souvent, le problème ne vient pas des employés, mais du fait que les systèmes ne sont pas assez conviviaux. Les solutions modernes peuvent largement corriger cela.

Le problème de la transparence des coûts est ancien et bien connu de tous. Cependant, y remédier est difficile, car de nombreux services ne souhaitent pas abandonner les outils qu'ils ont développés et adaptés à leurs besoins spécifiques. Les systèmes ERP modernes – en particulier les solutions sectorielles – sont capables de répondre à ces besoins. Une bonne alternative est également l'utilisation de systèmes BI. Dans tous les cas, il est essentiel de s'informer et de comprendre que la mise en place d'une gestion transparente des coûts est un projet complexe, mais très rentable.

Soyez honnête… dans quelle mesure connaissez-vous réellement vos coûts ?
Savez-vous vraiment quand ils deviennent incontrôlables ?