Business Centralban kelnek új életre a Pluriton Hungary folyamatai

A hollandiai központú Pluriton régóta a Microsoft vállalatirányítási megoldásait használja, a cégcsoporton belül azonban a működését modernizáló magyar leányvállalat váltott elsőként a meglévő Dynamics NAV rendszerről Business Centralra.

– Alapvetően két tényező hatására döntöttünk erről – mondta Gula Mónika, a Pluriton Hungary Kft. pénzügyi vezetője. – Minthogy a Microsoft bejelentette a NAV támogatásának végét, már nem láttuk értelmét, hogy a kifutó rendszerben újabb fejlesztésekbe kezdjünk. Másrészt a cégcsoport riportálási folyamatai mindinkább a Business Central funkcionalitására épültek, ami szintén a váltás, mint következő logikus lépés mellett szólt. Ugyanilyen fontos szempont volt számunkra az is, hogy a Business Central egyúttal folyamataink újragondolására és korszerűsítésére is lehetőséget adott.

A cégcsoport IT-részlege eredetileg nem engedélyezte a felhő használatát, ezért a magyar leányvállalat on-premise rendszerrel indult. Fél évvel később azonban a központban is belátták, hogy a felhős megoldás előnyösebb, így a Pluriton Hungary a felhőben futó Business Centralra váltott. Az átállás zökkenőmentesen zajlott, és bár napi szinten nem tapasztaltak nagy különbséget, a háttérfolyamatok egyszerűbbé váltak, a hibakeresés a support számára például gyorsabb lett, mondta a pénzügyi vezető.

A Business Central bevezetésével a Pluriton Hungary a vállalatirányítás modernizálását, a folyamatok optimalizálását és a hatékonyabb működést, nem utolsósorban a riportálás gyorsítását és pontosabbá tételét célozta.

– Jelentéseink elkészítésében korábban például Excel-alapú folyamatokra támaszkodtunk, manuális adatgyűjtéssel és feldolgozással, ami rengeteg időbe telt – mondta Gula Mónika. – A Business Central éles indulását követően azonnal tapasztaltuk, hogy a riportálás sokkal egyszerűbbé vált, immár egyetlen kattintással elérjük ugyanazokat az adatokat, amelyek feldolgozásán korábban órákat dolgoztunk. Ráadásul olyan dimenziókat hozhatunk létre, amelyek a korábbi rendszerünkben nem voltak elérhetők, így sokkal részletesebb adatokat rögzítünk és elemzünk, az eredményeket például rendelésenként látjuk. A Business Central bevezetésével nagy előrelépést tettünk a riportálás terén.

Fejlett vállalatirányítási megoldását a Pluriton Hungary azóta további képességekkel, a Microsoft Power BI szolgáltatásával és a Continia számlaiktató rendszerrel is bővítette.

– Power BI-ban készült, első riportjainkkal máris hatalmas sikert arattunk, mivel a vizuális megjelenítés nagyban segíti az adatok elemzését és értelmezését – mondta a pénzügyi vezető. – A termelési költségek elemzéséhez például már most is készítünk olyan dashboardokat, amelyek forradalmasítani fogják a döntéshozást vállalatunknál.

A Continia automatikus számlakezelő megoldás pedig az e-mailben érkező számlákat importálja közvetlenül a Business Centralba. A rendszer felismeri a számlák alapvető adatait, közöttük a fizetési határidőt, és különböző jóváhagyási folyamatok is beállíthatók benne. A Pluriton Hungary például háromszintű jóváhagyási rendszert alakított ki, amelyben a végső döntést az ügyvezető hozza. A megoldás automatizálta és átláthatóbbá tette a számlák feldolgozását, így jelentősen csökkentette a manuális ellenőrzés és adminisztráció időigényét.

– A Business Central indulását követő időszak intenzív volt, de gyorsaságával és pontosságával az új rendszer hamar bizonyított – mondta Gula Mónika. – Korábban a zárásokat például alig tudtuk időre befejezni, modern vállalatirányítási megoldásunkkal viszont már napokkal a határidő előtt mindennel elkészülünk. Az első hónapban nemcsak időben, hanem elsőként adtuk le riportjainkat, így teljesítményünkkel a cégcsoport más tagjait is az átállás megkezdésére motiváltuk.

A Pluriton Hungary eredményei és tapasztalatai is bizonyítják, hogy a vállalatirányítás modernizálásával a szervezetek milyen messzemenően átalakíthatják és optimalizálhatják működésüket. A Business Central bevezetésével a magyar leányvállalat nemcsak időt és energiát takarít meg a napi munkában, hanem jelentősen előrelép a riportálás, a folyamatok automatizálása és az adatelemzés terén is. Mindennek előfeltétele azonban az átállás gondos megtervezése.

– A megvalósítás legnagyobb kihívását az időgazdálkodás jelentette számunkra, mivel projektünkön a napi feladatok és időszaki zárások mellett dolgoztunk – mondta a pénzügyi vezető. – Rendkívül pontosan megterveztük ezért, hogy mely időszakokban foglalkozunk az új rendszer bevezetésével. A zárási határidőkre eső heteket például teljesen kizártuk a projekt ütemezéséből, hogy elkerüljük a csapat túlterhelését.

Minthogy a Business Central éles indításához az alapvető működés biztosítását tűzte ki legfontosabb célként, a Pluriton Hungary elsőként a banki kapcsolatokra, a számlázásra és a vevői adatokra összpontosított. Ehhez összeállította a halaszthatatlan feladatok listáját, míg a hasznos, de nem létfontosságú képességek hozzáadását, például a dokumentumkezelő rendszer bevezetését későbbre ütemezte.

– Egy ilyen projekt sikeréhez elengedhetetlen a kulcsterületeket vezető kollégák bevonása és a jó csapatmunka, a szerepek pontos kijelölése, a feladatok és a felelősségek megfelelő delegálása – mondta Gula Mónika. – Meggyőződésem továbbá, hogy a Business Centralra történő átállásba csakis szakértő partner támogatásával szabad belevágni. Nálunk nagyon jól bevált ez a megközelítés, ennek az együttműködésnek köszönhető, hogy új vállalatirányítási rendszerünk a gyakorlatban is megfelel üzleti igényeinknek.