Manager sa Modern Workplace avec l’outil collaboratif Microsoft Teams

La crise COVID19 a accéléré la transformation digitale des entreprises ; les connexions sur des outils collaboratifs comme Microsoft Teams, ou SharePoint, ont considérablement augmenté ces derniers temps.  

« En deux mois seulement, nous avons assisté à l'équivalent de deux ans de transformation numérique », Satya Nadella CEO de Microsoft.

Voici quelques retours d'expérience sur ce qu'on appelle la "Modern Worplace".

Il est possible d'installer Microsoft Teams rapidement mais le plus important est que les employés et les administrateurs soient en mesure d'utiliser et de gérer au mieux les nouvelles applications collaboratives. Voyons comment...

Les systèmes cloud comme Microsoft Teams sont de nouveaux défis pour leurs administrateurs dans la mesure où il n'y a pas d'accès direct, la gestion de cet outil collaboratif étant centralisée par Microsoft. Les utilisateurs s’attendent en effet à avoir accès aux mêmes niveaux de service que pour des solutions hébergées chez eux. Trois points sont particulièrement sensibles :

• La disponibilité du service. Si l'accès échoue, est-ce la faute de Microsoft, de la connexion Internet ou du réseau ?
• Sauvegarde et restauration. Si des fichiers sont supprimés, comment puis-je les récupérer ? Combien de temps puis-je continuer à accéder aux données avant qu'elles ne disparaissent finalement ?
• Directives d'utilisation internes. Quelles sont les fonctions activées ? Les utilisateurs externes peuvent-ils être invités ?

Une formation peut être nécessaire. Dans un monde digital, il serait aberrant de ralentir les utilisateurs avec une formation présentielle durant plusieurs jours. Des solutions numériques existent pour partager les savoirs et savoir-faire au sein de l'entreprise sous différents formats :

• Pour une formation formelle, sur Microsoft Teams, une équipe sponsor peut inviter tous les employés et publier des supports d’aides à l’utilisation de l’outil collaboratif, organiser des ateliers, diffuser des conseils et des astuces. Chacun devra avoir la possibilité de poser publiquement des questions - toute l'équipe bénéficiera des réponses.
• Pour une micro-formation, une session web peut être envisagée, que les employés pourront consulter directement depuis leur lieu de travail en live ou replay. Ce qui leur permettra en même temps de se familiariser avec Microsoft Teams. Pour être efficaces, ces sessions de formation doivent porter sur un sujet précis, ne pas durer plus de 20 minutes, et être enregistrées.
• Pour des tutoriels vidéo, didactiques, le principe est qu’ils soient courts. Leurs objectifs : apporter rapidement la solution à un problème, au travers d’informations concises et ciblées. N'allez pas plus loin que les vidéos d'auto-assistance que l'on trouve par exemple sur YouTube.

Enfin, une autre option pour transmettre les meilleures pratiques consiste à faire appel à des « équipes championnes ». Les champions sont des personnes qui sont connues pour leur compétence sur Microsoft Teams. Il peut s'agir de n'importe qui, des stagiaires jusqu'à un membre du conseil d'administration. Leur offrir la possibilité de transmettre leurs connaissances lors de formations, de réunions générales ou d'un événement d'entreprise, donne le sentiment d’un management moins hiérarchique, et favorise l’acceptation des savoirs partagés.

Utiliser des solutions comme Microsoft Teams permet aux groupes de travail de "faire équipe" plus efficacement, à condition que l'outil collaboratif soit intégré de manière optimale dans les processus commerciaux existants. Quelques lignes directrices judicieuses aident à maintenir la transparence et à travailler efficacement à long terme dans la nouvelle normalité.

Un constat : les solutions collaboratives n'entraînent pas nécessairement une plus grande transparence. En effet, chaque utilisateur peut créer un nombre illimité d'équipes dans Microsoft Teams. Ces équipes ne sont alors visibles que pour les employés qui sont invités à rejoindre le groupe de travail virtuel. Et de fait, il peut y avoir la création de plusieurs équipes sur un même sujet. Pour éviter cela, il est important de mettre en place des lignes directrices.

• Il ne faut pas forcément créer des « équipes » sur Teams.

Un chat de groupe temporaire est suffisant pour les réunions ad hoc qui nécessitent peu de temps. Cela n'occupe pas de mémoire supplémentaire et permet de suivre l'historique des échanges. Les journaux et les fichiers sont conservés et peuvent être partagés à nouveau si nécessaire.

• 3 niveaux d’équipes sur Teams

Les équipes sont principalement destinées à des projets de coopération à long terme et de plus grande envergure, par exemple. Elles peuvent être structurées différemment selon les objectifs. Chez COSMO CONSULT, nous vous recommandons ces trois modèles de base pour plus de transparence et faire en sorte qu’aucune équipe redondante ou orpheline ne soit créée :

Equipes Organisation
- Participants : employés internes
- Caractéristique : les canaux sont mis en place pour des sous-sections individuelles et peuvent être publics ou privés
- Mise en place : département informatique
- Lignes directrices en matière de processus et d'archivage : aucune
- Inconvénients : organisation très limitée, peu d'interaction entre les services

Équipes projets
- Participants : employés internes et externes
- Caractéristique : chaque sous-projet a sa propre chaîne privée
- Mise en place : employés
- Directives de processus et archivage : 360 jours, archivage après l'achèvement du projet
- Inconvénients : limité à 30 sous-projets

Équipes collaboratives
- Participants : employés internes travaillant sur des sujets interdisciplinaires
- Caractéristique : canal de communication unique
- Mise en place : employés
- Directives de processus et archivage : 180 jours, puis suppression
- Inconvénients : nombre croissant d'équipes

En principe, aucun employé ne devrait pouvoir créer une équipe sans autorisation. C'est la seule façon d'éviter une croissance incontrôlée, qui réduit en fin de compte la productivité obtenue grâce à l'outil. Les flux de travail automatiques utilisant Microsoft Power Automate permettent de réduire l'effort en fournissant des modèles appropriés ou en se référant à l'option de chat de groupe.

Microsoft ne fait aucune spécification pour les noms des équipes. C'est un système souple, mais qui risque de devenir rapidement confus. Les malentendus et les doublons peuvent être évités grâce à des aides structurelles telles que les préfixes ou les restrictions de longueur.

L'expérience a montré qu'il est logique de tenir compte du cycle de vie des équipes en fixant une date d'expiration aux équipes. Le temps d'utilisation est généralement assez limité, en particulier pour les équipes de projet ou de collaboration. En outre, l'espace de stockage est limité dans le cloud.

Installation et technologie

Une première étape consiste à mettre en place le système Teams, en s’interrogeant sur :

• La gestion de l'identité (single sign-on).
• L'authentification à deux facteurs
• La sécurité des données.

Si Teams en tant qu’outil moderne est attrayant car permet de collaborer facilement, comme toute solution collaborative, il engendre un risque de diffusion de données internes sensibles, hors de l’entreprise, et par inadvertance. Pour pallier ce problème, des mécanismes de sécurité doivent être activés et configurés dans Microsoft (Office) 365.

Formation et expertise

Une seconde étape consiste à identifier les employés et les personnes qui travailleront avec les nouveaux outils et à les former pour qu'ils puissent les utiliser efficacement. En leur permettant de s’organiser et d’en concevoir des avantages personnels, les utilisateurs de Microsoft Teams sont alors moins susceptibles de considérer les outils collaboratifs comme une charge supplémentaire.

Organisation et lignes directrices

La troisième étape consiste à intégrer cette moderne « workplace » dans les processus de l'entreprise et à l'aligner sur les procédures internes. Cette modernisation du lieu de travail impacte nécessairement les méthodes et les formes d'organisation, aux fins d’améliorer l'efficacité des process d'entreprise.

Management des équipes digitales pour un développement organisationnel agile

Enfin, des groupes de travail peuvent commencer à travailler de manière collaborative. L'utilisation productive et agile des outils collaboratifs sera soutenue par des objectifs trimestriels agiles, déployés selon la méthode Object & Key Results (OKR) ; le tout accompagné d’un flux de gestion des tâches qui apporte de la transparence aux différents emplois et encourage le travail d'équipe.

Parvenu à ce stade, vous pouvez étendre progressivement les méthodes agiles acquises à toute l'organisation, pour :

• Réduire les silos de réflexion, où les intérêts d’un service concurrencent ceux des autres, en se tournant vers des structures de réseau auto-organisées qui contribuent à la réalisation d'objectifs d'entreprise communs.
• Accroitre la flexibilité des compétences, et leurs résiliences face aux fluctuations du marché.