Gestion de documents avec des fonctionnalités de contrôle documentaire

Si stocker des documents sur un serveur central était faire un premier pas dans la numérisation, les technologies actuelles offrent aux entreprises, des opportunités bien supérieures, avec notamment des avantages en matière de qualité, sécurité et d'automatisation.

La gestion des documents est trop souvent réduite au fait de les enregistrer et de les récupérer. Or elle peut inclure l'ajout de mots clés pour faciliter les recherches documentaires. D’autant que des études montrent que les employés consacrent en moyenne plus de deux heures par jour au classement et à la recherche de documents numériques. 

Réduire les coûts liés aux temps perdus, faciliter le travail accroître la transparence : tels peuvent être les enjeux d’une bonne gestion documentaire. Et celle-ci devient intelligente...

La solution que vous choisirez parmi les nombreuses offres sur le marché, doit a minima :

• Disposer d’un large éventail de fonctions
• S’intégrer facilement dans votre environnement système existant
• Être adaptable

Pouvoir contrôler ses documents peut revêtir une importance particulière pour une entreprise engagée dans une démarche qualité.

Le système utilisé doit donc donner un aperçu rapide des modèles et des fichiers, afin de reconnaitre :

• Les versions des documents utilisés à l’instant T
• Si tous les collègues travaillent bien avec la version publiée
• Quels employés ont lu et compris le document.

Ce qui signifie que :

• Les documents doivent pouvoir être publiés par voie électronique (avec une signature électronique)
• Seule la dernière version publiée doit être visible
• Une confirmation de lecture ou de compréhension doit toujours obtenue. 

Il est important que la solution utilisée soit flexible en termes de processus et puisse être configurée facilement afin de repenser et d’étendre les formulaires, les flux de travail, les vues ou les rapports. Enfin, la solution doit savoir gérer des processus « en direct », avec des workflows en cours qui peuvent être adaptés et étendus sans interruption.