Därför ska du skaffa ett nytt affärssystem som växer med dig

Sitter du fortfarande och jobbar i en ERP-lösning som tiden har sprungit ifrån? Det finns all anledning i världen att uppgradera eller skaffa ett helt nytt affärssystem. Inte minst för att dagens moderna lösningar är så flexibla och anpassningsbara. Plattformen ger dig en bra grund och låter dig komma igång direkt. Sedan kan du komplettera systemet med just de tillägg och affärslösningar som passar din verksamhet. Lite som att din telefon ger dig kraften och förutsättningarna och sedan väljer du de appar du behöver.

Microsoft Dynamics 365 Business Central är affärssystemet för dig som har ett mindre eller medelstort företag och vill ha en flexibel lösning som växer och anpassar sig efter hur ditt företag utvecklas. Så här fungerar det:

De som tvekar inför att överge sin gamla ERP-lösning gör det i regel för att de bävar inför ett uppgraderingsprojekt där hård- och mjukvara behöver bytas ut och integreras mot befintliga lösningar. Det är lite som att flytta, det behöver ske då och då när förändringar kräver det, men jösses så slitigt och frustrerande det är medan flytten pågår.

Det här slipper du med Business Central. Systemet kan fås som en molnbaserad SaaS-tjänst. Det innebär att ni har full tillgång till alla de tjänster och funktioner ni behöver med en gång. Därefter får ni automatiska uppdateringar så att lösningen alltid är den mest aktuella versionen med det senaste vad det gäller säkerhet, prestanda och funktioner. Ungefär som när du arbetar i Office 365. Du behöver aldrig mer bäva inför kämpiga uppgraderingsprojekt och att försöka pussla ihop gamla och nya lösningar med varandra. Du loggar bara in i systemet (var du än befinner dig eftersom det är molnbaserat) och börjar arbeta.

På tal om krångliga integrationer. Business Central är designad som en helhetslösning där du samlar alla delar av din verksamhet. Försäljning, orderhantering, fakturering, rapportering m.m. är integrerat i systemet. Du behöver inte längre sy ihop flera olika applikationer, plötsligt hoppa över till Excel, föra över data mellan olika lösningar etc. Du styr alla dina affärsprocesser i samma lösning. Det gör inte bara så att ni kan arbeta mer samordnat och effektivt mellan de olika avdelningarna, ni får även en bättre överblick, fler möjligheter att effektivisera era processer och ett bra underlag för att ta smarta beslut.

Plattformen är ett samordnat ekosystem där de olika lösningarna kan interagera smidigt under samma tak, till exempel så är nu ERP- och CRM-systemen integrerade med varandra. Behöver ni ändå integrera mot andra lösningar sker det enkelt med moderna API:er (Application Programming Interface).

Då Microsoft står bakom både Business Central och Office 365 kan deras program naturligtvis integreras sömlöst. Det innebär att du kan skapa dokument i Word, jobba med rapporter i Excel eller skicka offerter från Outlook utan att behöva hoppa mellan olika system.

Att Dynamics 365 är en molnbaserad lösning gör det inte bara enkelt att komma i gång och uppgradera. Du behöver inte längre sitta på kontoret för att komma åt den information du behöver, skapa offerter och ordrar, se tillgänglighet och pris med mera Du kommer åt affärssystemet i en säker och användarvänlig miljö var du än befinner dig via dator, surfplatta eller smartphone. Du kan befinna dig där du gör som mest nytta - ute hos kunder, på projekt etc. - och ändå få den fulla kraften i systemet så att du och dina medarbetare kan arbeta fritt och flexibelt.

Som en molntjänst sköter leverantören (MS) alla säkerhetsuppgraderingar och backup-funktioner. Du kan känna dig trygg i att din data alltid är säker samt att alla regler följs. Som en SaaS-tjänst betalar du också bara för den kapacitet och de funktioner du använder. Behöver du få ut mer av lösningen i takt med att din verksamhet växer går det snabbt och enkelt att skala upp systemet.

Den främsta flexibiliteten med Dynamics 365 är förmodligen att lösningen går att bygga på med de funktioner just din verksamhet behöver. Skalbarheten ligger inte bara i att det är enkelt att bygga på med användare och kapacitet. Du kan anpassa affärssystemets möjligheter i takt med att din verksamhet växer, med hur marknaden och kundernas krav förändras osv.

Du kan till exempel ansluta Power BI för att bland annat hitta, analysera, visualisera och dela data från din verksamhet genom att använda Microsoft Excel och Microsoft Office 365, eller använda AI-lösningar till simuleringar och prognoser. Systemet är skapat för att kunna byggas på med lösningar (befintliga och kommande) inom maskininlärning, augmented/mixed reality, IoT m.m.

Om vi återkommer till liknelsen med en smartphone och dess appar så fungerar som sagt Business Central på samma sätt: Du börjar med en kraftfull standardlösning som ger dig allt du behöver för att snabbt komma igång. Sedan kan du vidareutveckla och bygga på systemet efter din verksamhets unika behov. I Microsoft AppSource (Microsofts ”appbutik”) finns i dagsläget över tusen olika tilläggsapplikationer och anpassade lösningar som du kan använda för att anpassa systemet efter hur din verksamhet utvecklas. Du kan bygga på din lösning med appar för allt från WMS (Warehouse Management System) och skatteregelefterföljnad till produktkonfiguratorer och betallösningar, och mycket mer.

Du kan även bygga på systemet med speciellt framtagna branschlösningar, till exempel de branschspecifika IT-lösningar vi på COSMO CONSULT har skapat för tillverkande företag (kundorderstyrd tillverkning, processtillverkning, retail m.m.).

Att du förr eller senare kommer att behöva uppgradera din gamla ERP-lösning eller skaffa en helt ny är det inget snack om längre. När du väl tar steget har du mycket att vinna på att välja en flexibel lösning som du snabbt kan komma i gång med samtidigt som den har förutsättningarna att växa med dig.