Power BI: Két ERP rendszer, egy elemzési platform

Microsoft Dynamics AX vállalatirányítási megoldása mellett – amelyet több mint másfél évtizede szintén a COSMO CONSULT magyar csapata vezetett be – az Elanders Hungary 2012 óta a nyomdaipar számára kifejlesztett Printplus ERP rendszert is használja, távoli eléréssel. Az anyacég által üzemeltetett megoldás az ofsetnyomtatáshoz kapcsolódóan a vevői rendelések kezelését, a gyártás tervezését, nyomon követését és riportolását, valamint az elkészült termékek raktározását támogatja, a számlák kiállításhoz szükséges információkat pedig egy interfészen keresztül a Dynamics AX-nek adja át.

Printplusban készülnek a gyártáshoz szükséges munkautasítások, ún. táskák, amelyeket az Elanders Hungary 2023 januárjától már kizárólag digitálisan jelenít meg a nyomó- és kötészeti gépekhez tartozó kezelőfelületeken. A termelési területek ezeken az állomásokon követik nyomon a munkafolyamatokat és rögzítik az átfutási időket, amelyeket továbbítanak a Printplus rendszerbe, hogy az adatokból a kontrolling készítsen részletes elemzéseket.

A Dynamics AX a magyar leányvállalat pénzügyi-számviteli-kontrolling területeit fogja át, beleértve a bejövő és kimenő számlák, a banki- és pénztári folyamatok kezelését, a tárgyi eszközök nyilvántartását, a könyvelést és mindennek riportolását. A kimenő számlázás teljes egészében elektronikus, a szükséges dokumentumokat (vevői rendelések, szállítólevelek, CMR fuvarokmányok, a Printplus rendszerből érkező számlainformációk, környezetvédelmi termékdíj nyilatkozatok) digitális formátumban, Microsoft Sharepoint-on tárolják és rendelik hozzá a vevői számlákhoz, így minden egy helyen megtalálható, egyszerűen kereshető és riportolható.

Két vállalatirányítási rendszer együttes használata mellett az Elanders Hungary vezetői szerettek volna azonnali, egységes képet kapni a folyamatok működéséről és az üzlet teljesítményéről.

– Olyan megoldást kerestünk, amely rugalmasan, ERP rendszereinkkel akár online összekapcsolva támogatni tudja döntéshozásunkat – mondta Katona Eszter, az Elanders Hungary Kft. ügyvezető igazgatója –, elemzéseket, utókalkulációkat végezhetnénk, akár az árazási stratégiát is előkészíthetnénk vele. Ilyen szoftverrel az ajánlatadástól kezdve a gyártás optimalizálásán keresztül a valós teljesítmény mérésig a teljes folyamatot lefedhetnénk.

Hasonló eszközök nélkül egy bizonyos cégméreten felül a vállalatvezetők félkarú óriások, mondta az ügyvezető. A komplexitás egy szintjén túl akár a gyártási folyamatokra, akár a vevői portfólióra nézve kulcsfontosságú, hogy egy vállalat miként és milyen hatékonyan méri teljesítményét. A mérések alapján lehet ugyanis korrigálni, az árazásra, gyártástechnológiára, jövőbeni beruházásokra vonatkozóan jobb döntéseket hozni.

– Két fő vállalatirányítási megoldást használunk, duplán fontos, hogy adataikat, egymásra épülő és kiható számaikat együtt, egy időben lássuk és dolgozzuk fel – mondta Katona Eszter. – Tudtuk, hogy a Power BI alkalmas erre, és bevezetését követően ezt a gyakorlatban is bizonyította.

Működés szempontjából kockázatot jelent, ha a munka valamely folyamatát csupán egy-egy személy látja át. Az Elanders Hungary a Power BI-ban lépésről lépésre felépíti riportjait, amelyeket az adatforrásokkal és a modellekkel együtt a felhőalapú SharePointban tárol, azok mindenkor visszakövethetők. Az üzleti intelligencia, a riportolás egységesítésén felül a magyar leányvállalat így a Microsoft megoldásaival a kézi vezérlésű folyamatokban, a manuális adatfeldolgozásban rejlő hibázás, valamint az adatvesztés kockázatát is minimalizálta.

A Power BI mindenben megfelel az Elander Hungary előzetes várakozásainak, a vállalat vezetői egy-két kattintással teljesen más nézetben tekinthetik át a két ERP megoldásból származó adatokat és riportokat, ugyanazon a felületen.

– A gyors adatelérésnek és adatelemzéseknek, illetve a rugalmas adatkinyerésnek köszönhetően hamarabb döntünk a kisebb operatív kérdésekben, amelyeknél napi szinten használjuk a riportokat – mondta Katona Eszter. – De ez már a végső eredmény. Fontos kiemelni azt is, hogy kollégáink immár sokkal kevesebb manualitással, sokkal rövidebb idő alatt hozzák létre a riportokat. Ahogy haladunk előre, és egyre több mindent ültetünk át Power BI-ba, úgy válik még látványosabbá a platform használatának számos előnye.

Kedvező első tapasztalatai alapján az Elander Hungary már további, nagyobb riportcsomagok átalakításán és Power BI-ba való átültetésén dolgozik. Az üzleti intelligencia megoldásra napi munkájukban támaszkodó alkalmazottai ebben az új projektben a közös ötletelésen túl már a modellek felállításában is aktívan részt vesznek.

– A Power BI bevezetése során az oktatásra is nagy hangsúlyt fektettünk, már az első riportot is igyekeztünk a kollégák bevonásával elkészíteni – mondta az ügyvezető igazgató. – Bár ez valamivel hosszabb átfutással jár, nagyon fontosnak tartottuk, hogy a házon belüli kompetenciát már az első lépéseknél kiépítsük. Döntő jelentőségű, hogy az igények pontos felméréséhez és a projekt definiálásához hasonlóan a vállalat ere is kellő időt és energiát fordítson. Konstruktív gondolkodású kollégáink azóta folyamatosan együtt ötletelnek, akár házon belül, akár partnerünkkel, a COSMO CONSULT csapatával együtt, hogy a Power BI-t mely további területeken implementálhatnánk. Üzleti intelligencia platformunkat emellett további Microsoft megoldásokkal integrálhatjuk Power Appok formájában, így már bevezetett megoldásainkat is újabb funkciókkal bővíthetjük.