Solution ERP EXOTEC, leader de la robotique pour acteurs du e-commerce

D’après l’intervention de :

• Cybèle ROLLAND, Directrice Financière d’EXOTEC (également responsable des fonctions supports RH, juridique et informatique)
• Christophe COURVOISIER, chef de projet solution ERP chez COSMO CONSULT France,

au DynsClub, en mai 2020.

EXOTEC est un concepteur de solutions logistiques basées sur des technologies de robotique et d’intelligence artificielle. L’entreprise conçoit et fabrique des solutions logistiques constituées de flottes de robots, capables de se déplacer en 3D, pour faciliter la préparation de commande en entrepôts. Elle intervient surtout dans le secteur du e-commerce, où la demande est forte, les entrepôts encore très peu automatisés et où les enjeux logistiques sont forts (voir plus loin). EXOTEC est présent sur les 4 segments de l'e-commerce :  

• L'e-commerce classique, avec Showroomprivé.com et Cdiscount, qui est le premier client historique d’EXOTEC où la solution robotisée tourne toujours pour des produits de grande valeur tels que smartphone et tablettes.
• La distribution alimentaire (Grocery), avec Carrefour et E-Leclerc. Sur ce segment, la crise du COVID-19 a montré que le drive pourrait prendre le pas sur les hypermarchés, avec des nouveaux entrants comme le géant Amazon.  
• Le retail classique avec des acteurs pointus en matière de logistique (Uniqlo, Décathlon) et qui souhaitent conserver leur longueur d’avance, avec des entrepôts multicanaux (livrant les clients en magasin et à domicile).
• L’industrie (par exemple, des quincailliers BtoB avec de très nombreuses références) 

Cinq ans après sa création en 2015 en France, EXOTEC connait une forte croissance. Réalisant actuellement 40 M€ de CA dont la moitié à l’export, l’entreprise consolide son développement avec un ensemble de moyens, par exemple :

• Une solution ERP agile et performante.
• Des partenariats à l’international (Italie, Allemagne, Espagne, Pays-Bas, Angleterre, Etats-Unis, Japon)
• Des levées de fonds.
• Des embauches constantes.

L’entreprise comptera en fin d'année plus de 240 salariés, dont 30 hors de France, et 50 ingénieurs R&D lui permettant d’atteindre une capacité de production annuelle de 2000 robots.

« Notre ambition est d’être un acteur mondial et de devenir N° 1 des solutions intra-logistiques à base de robotique, et notamment pour la gestion des entrepôts du e-commerce » 

Le Skypod est un petit robot, léger, capable :

• De transporter jusqu’à 30 kg d’articles.
• De se déplacer rapidement dans toutes les directions, et d’atteindre des racks de stockage produits jusqu’à 10 m de hauteur, en connaissant parfaitement sa position et la direction à prendre, grâce à des algorithmes mathématiques performants exécutés par le système « Astar ». La vitesse de pointe du Skypod est de 4 m/sec.  
• De simplifier la préparation de commandes, les robots apportant la marchandise pour le colisage. 
• D’effectuer de manière autonome des inventaires en ramassant les bacs de stockage des produits, tandis que l'opérateur reste à la station pour le comptage.  

La solution d’EXOTEC, mélange de technologies software et hardware dernier cri, a fait l’objet d’une quinzaine de brevets. 
 
A la différence de solutions concurrentes pour la gestion des entrepôts du e-commerce, le Skypod :

• Ne nécessite pas d’élévateur et convoyeur.
• Peut être rapidement et facilement implanté et modifié. Il en est d’ailleurs à sa deuxième génération avec différentes versions. La solution EXOTEC, non statique et évolutive, constitue un système de préparation de commandes automatisés, agile et ultra performante. 

L’évidence d’un ERP s’est imposée dès la création de l’entreprise, sous l’impulsion des deux fondateurs. Ils ont eu dès le début la volonté de mettre en place des standards capables de servir le futur avec une échéance à deux ans.

EXOTEC a grandi avec ses logiciels. Les process internes ont été influencés par ce que permet la solution ERP.

Et inversement, dans une boucle d’amélioration continue entre process réels et traductions informatiques, puisque le progiciel se cale sur l’organisation d’EXOTEC répartie en grands métiers fonctionnant par Business Units :

• Conception de robots et d’équipements logiciels.
• Fabrication du robot (avec une grande part de montage électromécanique) et depuis peu fabrication des stations de préparation de commandes. L’ERP traite donc les données liées aux stocks, aux nomenclatures, aux ordres de fabrication, à la planification…
• Intégration des solutions logistiques (systèmes conçus par EXOTEC ; systèmes de convoyage achetés à des tiers aux Pays Bas et Japon ; racks de stockage ; systèmes logiciels permettant la correspondance des flux dans les entrepôts des clients). L’ERP permet de suivre les marges et le CA à l’avancement sur un projet qui peut durer jusqu’à 18 mois.
• Full maintenance des solutions intégrées (vente de services).
• Vente de matériels à l’étranger, dans les pays où EXOTEC n’est pas intégrateur : cas du Japon, où EXOTEC déploie via sa filiale nippone, l’ERP devant gérer des flux de gestion internationaux. A terme, l’ERP pourra gérer en simultané des flux d’achats et de ventes entre filiales, pour faire remonter des besoins locaux d’achats et minimiser les re-saisies inter-sociétés.

Enfin, l’ERP via Power Bi est devenu un véritable outil de pilotage : dans un contexte de développement ultra-rapide, en France et à l’international, et de changements permanents, la surveillance rapprochée d’indicateurs clés est fondamentale pour anticiper les dérapages possibles, notamment au niveau de la rentabilité par contrat et par Business Unit.

Ainsi, pour EXOTEC, l’ERP déployé contribue à une démarche la plus Lean possible, et permet une :

• Automatisation des processus comptables et logistiques (zéro papier)
• Réduction des coûts et un gain de temps administratif
• Plus forte productivité tout en simplifiant le quotidien des utilisateurs

Proche des standards de grands groupes, cet outil n’a pourtant pas pris beaucoup de temps pour être mis en place, ni engagé un budget inconsidéré grâce à l’agilité conjointe de Business Central et des équipes EXOTEC.

Un e-commerçant doit :

• Assurer une livraison conforme à 99,99 % (parfaitement exécutée, sans manquants et sans erreurs), au plus bas coût (marges tendues, charges logistiques les plus faibles possibles) et en un temps ultra-court (livraison en 24 h).
• Gérer son entreprise en mode agile puisque le consommateur est labile et soumis à des pressions économiques et écologiques imprévisibles, quand de l’autre côté, les investissements matériels engagent 8 ans.
• Rester dans la course concurrentielle, en captant au mieux sans cesse la demande du marché qui connait une croissance à deux chiffres.

La préparation des commandes est un facteur clé de succès de la Supply Chain. EXOTEC intervient dans l’optimisation de ce maillon essentiel :

• En permettant à ses clients du e-commerce de livrer en 4 h. Le gain de temps provient de l’absence de déplacements humains (un préparateur de commandes parcourant en moyenne 15 km par jour, avec une vitesse environ 4 à 6 fois inférieure à celle du Skypod).
• En offrant un gain de productivité (chaque station peut traiter jusqu’à 4 préparations de commandes à la fois) et une maximisation des capacités de stockage (racks serrés et très hauts du fait qu’il n’y a pas besoin de laisser de la place à des élévateurs et à des humains).
• Avec une solution ERP qui traite les flux virtuels (données générées par les commandes clients passées sur un smartphone ou un PC) et les flux physiques de produits à livrer.

A son démarrage, EXOTEC avait un ERP Microsoft Dynamics version NAV 2017, qui traitait les flux d’achat et les flux physiques des stocks. Les éléments comptables étaient exportés et fournis à un expert-comptable.

Lorsque le premier Skypod a été déployé, avec un premier client, des besoins en nomenclature de produits finis et pièces détachées, en ordres de fabrication, MRP (material requirement planning), PDP (programme directeur de production) sont apparus. Il ne pouvait être question de développer une entreprise industrielle sans intégrer l’intégralité de la comptabilité, ni optimiser les process comptables nécessaires pour se doter d’une vision dynamique des projets. Tout comme il fallait éviter des ruptures d’approvisionnement de composants, susceptibles de bloquer la production. L’ERP devait donc pouvoir déclencher des commandes en automatique depuis des données de GPAO, pour piloter le réassort selon des seuils d’alerte.

Dans ce contexte, Dynamics NAV 2017 a rapidement atteint ses limites, d’autant qu’il était fortement customisé (environ un millier de customisations, dont 80 % n’étaient pas forcément nécessaires).

COSMO CONSULT France a donc été sollicité pour reprendre le dossier ERP d’EXOTEC, et envisager une migration sur Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dans un premier temps, suite à une analyse technique détaillée, les customisations inutiles ont été retirées, afin de revenir à un standard. Une fois la migration effectuée vers Business Central, de nouveaux processus ont été ajoutés, mais cette fois via des extensions sécurisées au travers de processus automatiques de test.

Aujourd’hui, la solution ERP est gérée par 3 utilisateurs clés et utilisée par une trentaine d’utilisateurs finaux.

La version déployée est hébergée en mode On-Premise, chez un spécialiste du Cloud Azure. Le nombre de serveurs est calé sur le nombre d’utilisateurs. Elle sera par la suite migrée en SaaS pour bénéficier des mises à jour automatiques de Microsoft.

La solution ERP est connectée à d’autres logiciels comme :

• Microsoft Power BI pour des tableaux de bord, reliés aux données traitées par un CRM. Ici ce n’est pas Microsoft Dynamics 365 for CRM qui est utilisé, mais SalesForce (clients, projets, prévisions de chiffre d’affaires avec des simulations possibles). Une hiérarchisation des droits a été mise en place pour permettre à des non-utilisateurs de l’ERP d’accéder aux tableaux de bord. L’ERP Business Central est aussi relié à EMAsphere pour du reporting financier (cash flow).
• RapidStart pour le traitement automatisé de données comptables, telles que notes de frais d’achat de fournitures et déplacement, avec intégration directe dans le bulletin de salaire, telles que e-factures fournisseurs validées directement par les employés concernés, permettant de piloter en mode zéro papier les prévisionnels d’achat, de dépenses, de trésorerie, selon les dates de réception des commandes, factures non parvenues…
• Astar, pour la gestion des stocks. COSMO CONSULT France a créé une extension spécifique pour faire l’interface entre Astar et Business Central sur l’ensemble des flux de stocks (inventaire, prélèvement, rangement, ajustements de stocks…) : l’extension envoie des ordres de rangement et prélèvement à Astar. Par exemple, quand un robot Skypod déstocke des articles, Astar envoie un message à Business Central sur les quantités, les articles prélevés sur l’ERP…
• Des outils de maintenance, développés en php par EXOTEC.

Avec cette solution ERP utilisée dans son ensemble et interconnectée à d’autres logiciels, EXOTEC peut croiser un grand nombre de données financières, opérationnelles et commerciales et assurer son évolution sans toucher au cœur standard.

« Avec cette solution ERP de Microsoft, nous appliquons les standards de modernité, en accord avec l’image de notre entreprise spécialisée dans l’automatisation et la robotisation. Les coûts sont maîtrisés, les fonctionnalités abouties et évolutives, nous offrant de multiples possibilités. Microsoft Dynamics 365 Business Central, solution déployée en France, a suffisamment convaincu pour l’être désormais au Japon et Etats-Unis »

Cybèle ROLLAND, Directrice financière d’EXOTEC

Microsoft Business Central a de réels avantages, comparé à NAV :

• Cette version d’ERP permet d’utiliser la plateforme « Microsoft DevOps » qui permet une intégration en continu ; une modification du code source enclenche des processus automatisés :
  - Compilation automatique de l’application
  - Test de l’ensemble des processus
  - Déploiement automatique avec des points de contrôle et d’approbation EXOTEC.
• Dans le cas d’EXOTEC, sur certains développements, la méthode de développement TDD (Test Driven Development) utilisée a permis de concevoir jusqu’à 50 tests automatisés parcourant tous les « Use cases » métiers à gérer. Ces tests prennent 7 minutes là où un utilisateur clé prendrait une demi-journée pour effectuer ce type de vérification.
• Dans Dynamics NAV 2017, il est nécessaire de modifier le code source standard pour modifier les règles de gestion (localisation, verticaux métiers, besoins spécifiques…). Dans Business Central, il n’y a plus d’adhérence avec le code source de Microsoft, le développement est encapsulé dans des extensions permettant de simplifier le cycle de vie applicatif. Il est alors possible migrer facilement vers une version supérieure ou de l’adapter à un pays, sans avoir à gérer de fortes contraintes techniques. La maintenabilité est facilitée.

• Enfin, l’intégration est facilitée par la technologie d’API REST et la plateforme Azure, permettant des échanges entre systèmes, grâce au format JSON (JavaScript Object Notation) qui existe depuis une dizaine d’années.

Plus de souplesse, plus de fiabilité, et aussi plus de mobilité accessible caractérisent la solution ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central.