Vad är ett ERP-system och vilken nytta gör det för ditt företag?

ERP är en förkortning av ”Enterprise Resource Planning”, det vill säga resursplanering för företag. Det är en programvara för hantering av ett företags ekonomi, försörjningskedja, drift, handel, rapportering, tillverkning och personaladministration. Vi kallar det även affärssytem. 

De flesta företag har ett finans- och driftsystem på plats, men de flesta andra programvaror på marknaden kan inte hantera mer än de dagliga affärsprocesser eller bidra till framtida tillväxt.

Allteftersom företagen växer och behov ändras, måste deras system utvecklas. Vi har definierat vad ERP är och varför det är smart att ha en programvara som håller jämna steg med företagets behov.

Tidigare var ett ERP-system ofta en separat programvara som inte kommunicerade med andra system. För varje system krävdes det dyr, komplicerad och anpassad kod för att uppfylla verksamhetens unika krav. Detta innebar att det gick långsamt att anpassa lösningen till ny teknik eller optimera processerna – om det ens var möjligt.

Vad som skiljer dagens ERP-programvara från tidigare lösningar, är att alla dessa olika processer har samordnats till ett enda smidigt system. Det är inte bara dina data som kopplas samman med ERP-systemet, utan även produktivitetsverktyg, e-handel och till och med lösningar för kundkommunikation. Om du kan få fram bättre insikter genom att koppla samman alla data, kan du optimera processerna i hela företaget.

En modern ERP-lösning omfattar dessutom flexibla distributionsalternativ, erbjuder bättre säkerhet och integritet, är hållbar och kan anpassas med enbart lite kodning. Det viktigaste är dock att du kan åstadkomma kontinuitet och motståndskraft i både verksamhet och processer genom insikter som gör det möjligt att snabbt ta fram nya innovationer och förbereda verksamheten för framtiden.

Det finns ingen programvarulösning som omfattar företagens alla processer, men ERP-tekniken blir bättre och bättre på att samordna dem. Om dina processer, system och data är sammankopplade får du den intelligens, snabbhet och anpassningsförmåga du behöver för att börja optimera driften.

Här är tre sätt på vilka ERP kan förbättra din verksamhet:

1. Bättre resultat. Med lösningar som integrerar artificiell intelligens (AI) får du tillgång till insikter som kan ligga till grund för bättre beslut, och som visar på hur du kan förbättra verksamhetens resultat.
2. Snabbare effekt på verksamheten. Genom sammankopplade processer och data får medarbetarna en bättre överblick och insyn – och större flexibilitet – så att de snabbt kan vidta rätt åtgärder och skapa mer värde i verksamheten.
3. Agilare företag. Många ERP-lösningar är byggda för att anpassa sig efter dina behov och växa i takt med verksamheten. På så sätt är verksamheten väl förberedd på eventuella driftstörningar och marknadens förändringar – och kan snabbt reagera på dem.

Ett ERP-system kan omfatta många av din organisations grundläggande funktioner – vilket kan bidra till att riva barriärerna mellan backoffice och verksamheten mot kund. Lösningen kan också anpassas efter företagets nya prioriteringar. De viktigaste funktionerna är bland annat följande:

Om du läser detta och kämpar på med ett äldre system, vet du förmodligen med dig att du måste implementera ett system i framtiden. Men det finns några tecken på att du definitivt behöver ett nytt ERP-system redan i dag:

1. De grundläggande systemen hindrar företaget från att växa: Du kanske tycker att du har klarat dig bra med ett grundläggande system, men om den programvaran sätter gränser för marknadsexpansionen och förmågan att växa i global skala är det dags för ett bättre ERP-system som klarar det.
2. Du måste hantera flera olika system: Allteftersom tekniken förändras kommer du märka att dina olika system inte fungerar tillsammans. Den nya redovisningsprogramvaran kanske inte är kompatibel med det gamla personalsystemet. Du tröttnar snart på att ägna tid och resurser åt att försöka tråckla ihop lösningarna.
3. Du kan inte uppfylla kundens förväntningar: Om din personal och dina kunder är mobila och systemet inte kan hantera detta, är det dags att investera i ett som uppfyller allas behov. Om du inte tror att du har råd att investera i något som motsvarar kundernas förväntningar, och inte vill ge personalen rätt verktyg, kommer du att helt enkelt förlora dem till konkurrerande företag.

Tips: Om du eller din personal ber om ett nytt ERP-system men stöter på motstånd, kan du med en hjälp av en demo visa alla vad som finns därute. När alla dessutom känner sig delaktiga i beslutsprocessen blir också implementeringen enklare.

Trots alla valmöjligheter som finns där ute tvekar fortfarande en del företag att implementera ERP. Det kan finnas flera orsaker till detta, men om det finns en rädsla finns det också en lösning.

FARHÅGA: Hur vet jag att jag väljer rätt ERP-lösning för mitt företag?

Du behöver inte hitta den perfekta programvaran som löser allt. ERP bör kunna ta vara på de bästa affärsprocesser du redan använder och sammanföra dem till ett enda system, så att alla i organisationen kan se samma information. Det är därför som valet av teknikpartner är så viktigt.

FARHÅGA: Vi har inte råd med en stor ERP-översyn.

Lösningen behöver inte betyda allt eller inget. Programvarumoduler kan köpas separat beroende på företagets behov. Då blir också implementeringen av ERP-systemet enklare och företaget behöver inte investera i en stor omgörning utan att veta om de nya funktionerna kommer att löna sig eller inte.

FARHÅGA: Vi vill inte förlora de system vi har nu.

Som vi redan nämnt bör den ERP-lösning du väljer fungera med det som du använder i dag, men även omfatta funktioner som underlättar framtida tillväxt. Om programvaran du har nu till större delen hanterar ekonomi, leveranskedja och tillverkning bör du leta efter en lösning som tillför en stark business intelligence-komponent.

Det finns många alternativ på marknaden bland annat Oracle ERP, SAP Business One, Sage 100, Fusion ERP, NetSuite ERP, Jeeves, Monitor ERP and of course Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Microsofts ERP system har utvecklats under de senaste 30 åren och kärt barn har många namn. Nedan visar vi de historiska milstolparna för Microsofts ERP-system för stora företag (F&O) och små och medelstora företag (BC).

Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, tidigare känt som Dynamics AX och Axapta, är en något mer avancerad lösning än Microsoft Dynamics 365 Business Central som främst riktar sig till stora företag.

• 1998: IBM Axapta (Damgaard Data och IBM)
• 2000: Axapta 2.5 (Damgaard Data merges with Navision Software A/S och blir Navision Damgaard)
• 2002: Axapta 3.0 (NavisionDamgaard blir Navision A/S och uppköpt av Microsoft)
• 2006: Microsoft Dynamics AX 4.0
• 2016: Microsoft Dynamics AX (AX7)
• 2017: Dynamics 365 for Finance and Operations (F&O)

Microsoft Dynamics 365 Business Central, tidigare känt som Microsoft NAV och Navision, ses främst som en ERP/CRM-lösning för små och medelstora företag (SMB).

• 1984: PC Plus (PC&C)
• 1987: Navigator (first multi-user version of Navision is released by PC&C and IBM Denmark)
• 1990: Navision
• 1994: Navision 3.50
• 1995-1999: Navision Financials first Windows version
• 2000: Navision software merges with competitor Damgaard Data
• 2002: Navision becomes part of Microsoft Business Solutions
• 2008: Microsoft Dynamics NAV 2009
• 2012: Microsoft Dynamics NAV 2013
• 2014: Microsoft Dynamics NAV 2015
• 2015: Microsoft Dynamics NAV 2016
• 2016: Microsoft Dynamics NAV 2017
• 2017: Microsoft Dynamics NAV 2018
• Sedan 2018: Microsoft Dynamics 365 Business Central

I Sverige arbetar COSMO CONSULT främst med små och medelstora företag och kan hävda att vi är riktiga BC-experter. Om du arbetar med en äldre NAV-version idag kan du uppgradera. Om du inte vill uppgradera eller om du använder en annan leverantör kan du börja om med den senaste versionen av MSD365BC. Detta är möjligt som SaaS (dvs. moln), vårt COSMO Cloud eller On-Prem (om det behövs). 

Det finns många ERP-programvaruverktyg på marknaden, men Microsoft Dynamics 365 erbjuder det bästa av vad som finns att erbjuda inom enterprise resource planning.

1. Sömlös integration: Dynamics ERP ger datakoppling inte bara inom ERP-systemet utan även med andra produktivitetsverktyg. Det integreras sömlöst med alla program och ökar därmed produktiviteten.
2. Lättåtkomligt: Med molnbaserad ERP kan användarna enkelt få tillgång till data när som helst och var som helst.
3. Förenklad affärsverksamhet: Dynamics ERP är lätt att hantera och bidrar till att påskynda affärsverksamheten. Det sparar extra tid, ansträngning och minskar kostnaderna.
4. Förbättrad kundservice: Ett av de främsta målen med ERP är att förbättra kundservicen och säkerställa kundlojalitet. Med Dynamics 365 kan du enkelt effektivisera backend-processer, matcha utbud och efterfrågan, få tillgång till information som gör att du kan betjäna dina kunder bättre och förbättra den övergripande användarupplevelsen.
5. Enkelt skalbar: Med Dynamics ERP kan du enkelt skala upp eller ner enligt dina företagskrav. Dynamics ERP är lätt anpassningsbart och flexibelt för företag av alla storlekar.
6. Säkerställ agilitet i verksamheten: Dynamics ERP är byggt för att lätt anpassa sig till de växande behoven i ditt företag och hjälper dig att proaktivt förbereda dig för eventuella störningar i verksamheten eller marknadsförändringar.
7. Förbättrade funktioner: Microsoft för med sig Dynamics lösningssvit med innovativa funktioner och förbättrade funktionaliteter till sina företagslösningar med ett utökat fokus på molnet.
8. Efterlevnad: Microsoft följer strikta riktlinjer för att garantera överensstämmelse med ett enda lagstadgat konfigurationsformat som används i alla Microsoft Dynamics 365 ERP-versioner.
9. Driv optimal prestanda: Med Dynamics 365 ERP och dess integrerade förmågor för prediktiv analys kan du få tillgång till insikter som kan förbättra beslutsfattandet och avslöja strategier för att driva optimal prestanda.
10. AI-drivna företagslösningar: Dynamics ERP utnyttjar Microsofts AI-funktioner för att hjälpa företag att omvandla ekonomi, försäljning, kundservice och annan affärsverksamhet.

Mer information på:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central | COSMO CONSULT
• https://dynamics.microsoft.com/sv-se/erp/what-is-erp/
• https://financesonline.com/erp-software-statistics/

Ni behöver: 

Ägg

Gör så här:

Kasta ägg från samma startlinje, den som kommer längst, får 10 poång, etc. (ställ dig åt sidan där ditt ägg hamnade)

Ni behöver:

olika godis, plastlåda

Gör så här:

Gissa hur många godis finns i plastlådan. Närmast lag får mest poäng

Ni behöver:

Spottbara lagom stora godis t.ex. Gröna Grodor

Gör sä här:

Alla/en per lag behöver spotta – den som kommer längst vinner 10 poäng, sen 5, sen 1

För att få poäng i ”Fyll en sko” krävs kvickhet i såväl hjärna som ben!

Ni behöver:
Ta av en sko per lag

Gör så här:

I denna lek gäller det att hitta så många objekt som möjligt som börjar på bokstaven S, K eller O till att fylla en sko med på en viss tid. Skon får inte innehålla flera likadana objekt. Den eller det lag som lyckats samla ihop flest unika objekt i sin sko tar hem poängen.

Vinnaren tar hem 10 poäng, andra plats 5, 3e plats 1.

Du behöver:

3 Flaskor, penna (alt. Korv) och snöre.

Gör så här:

Deltagarna delas in i lika stora lag och ställer upp sig på led längs en startlinje. Några meter framför varje lag ställs en tomflaska. De som står först i leden har en penna hängande från en ända av ett snöre som är knutet kring midjan.

När startsignalen går ska de som står först i leden rusa fram mot lagets flaska och försöka hissa ner pennan i flaskhalsen utan att använda händerna. Så det gäller att noga ställa sig på rätt ställe och försiktigt böja på knäna tills pennan doppat i botten av flaskan.

När det lyckats springer man tillbaka till sitt lag, nästa person i kön knyter då fast penna och snöre och springer fram. Så fortsätter det tills alla i laget har gjort sin gång. Snabbast lag vinner!

Vinnaren tar hem 10 poäng, andra plats 5, 3e plats 1.

Du behöver:

Fyra tomma glasflaskor, fyra pingisbollar, fyra glas och vatten.

Gör så här:

Placera fyra flaskor med en pingisboll på toppen av varje flaska. Framför flaskorna ställer du fyra glas med vatten i med olika avstånd till flaskorna. Sen ska de tävlande på kortast tid blåsa ner pingisbollarna i respektive vattenglas. Enkelt att förbereda, men svårt att genomföra!

Vinnaren tar hem 10 poäng, andra plats 5, 3e plats 1.

Om företaget fortfarande registrerar information för hand och försöker spåra vad som finns i lager manuellt, kan du med lätthet spara tid och pengar genom att automatisera dessa processer med ERP. I moderna lösningar finns också instrumentpaneler och business intelligence, och till och med IoT-teknik (Internet of Things) som ger dig ett handtag med lagerstyrningen.

Den här funktionen förbättrar affärskommunikationen, automatiserar dagliga rutiner genom robotstyrd processautomation och ger tillverkare möjlighet att uppfylla kundernas behov och hantera resurser med hjälp av data i realtid. Den här lösningen optimerar också projekt- och kostnadshantering samt produktionsplanering.

Med moderna lösningar kan ett företag hantera sina data och effektivisera personaluppgifter som lön, anställning och andra arbetsuppgifter. Du får bättre förutsättningar att behålla, rekrytera och underlätta för medarbetarna, samtidigt som du kan följa upp medarbetarnas prestationer och identifiera personalproblem innan de inträffar.

Med en modern ERP-lösning kan du öka lönsamheten och samtidigt förenkla regelefterlevnaden. En sådan lösning omfattar instrumentpaneler och AI-baserade insikter som ger dig en översikt över ekonomin, så att du när som helst kan ta del av informationen i realtid. Du kan också skära ned på det manuella registreringsarbetet genom att automatisera dagliga rutiner och införa spårningsfunktioner som underlättar företagets regelefterlevnad.

Dagens detaljhandlare står inför många utmaningar. Med ett ERP-system kan de få en komplett flerkanalslösning där backoffice- och butiksupplevelser samordnas med digitala upplevelser. Kunderna får en mer personlig och smidigare shoppingupplevelse genom AI-rekommendationer, medan detaljhandlaren kan öka medarbetarnas produktivitet, undvika bedrägerier och få verksamheten att växa.