Tips för dig som funderar på att flytta affärssystemet till molnet

Det blir allt vanligare att affärssystem och andra IT-lösningar blir molnbaserade. Det vill säga att systemets servrar och programvara ligger någon annanstans (i molnet). Fördelen med molndrift är att det för med sig nya möjligheter och mer flexibilitet. Det blir både enklare och tryggare att jobba med ett affärssystem i molnet.

Om du är en av dem som går och funderar på om en molnbaserad ERP-lösning är rätt för dig och din verksamhet så har vi försökt svara på de vanligaste frågorna. Vi har också samlat ihop några bra tips och saker att tänka på.

Jämfört med ett traditionellt fast installerat affärssystem kan en molnlösning erbjuda mer frihet och flexibilitet. Här är några av molndriftens främsta styrkor:

• Det går fortare att skaffa och börja jobba i en molnlösning. Molndrift innebär att tekniken och datan ligger någon annanstans. Som användare kommer du åt systemet online från valfri enhet. Det innebär att det inte krävs någon omfattade installation av hård- och mjukvara. Du och de andra användarna kan börja jobba i lösningen mer eller mindre på en gång.

• Ett molnbaserat system är platsoberoende. Användarna kan använda systemets tjänster och information var de än befinner sig via dator, surfplatta eller mobil.

• En molnbaserad lösning är flexibel och skalbar. Du kan snabbt och enkelt lägga till mer kapacitet, nya funktioner eller fler användare så fort det behövs.

• Leverantören sköter uppgraderingar och uppdateringar såväl som drift, underhåll, datasäkerhet och backup. Du jobbar alltid med den senaste och säkraste lösningen utan att behöva tänka på det.

Molnbaserade lösningar kan tillföra både kraft och flexibilitet för alla typer av organisationer och de är väl lämpade för mindre och medelstora verksamheter. En molntjänst kräver inga tunga eller tidskrävande installationer. Det går snabbt att komma igång med att arbeta med lösningen. Det krävs heller ingen tung investering. Det vanligaste är att ett molnbaserat system kommer som en SaaS-tjänst. Det vill säga att du som användare abonnerar på affärssystemet och dess funktioner. Det gör kostnaderna och ROI mer förutsägbara och hanterbara.

Molndrift gör att systemet enkelt kan skalas efter behov. Du kan snabbt och enkelt lägga till funktioner och användare. Det här är en fördel om du har en verksamhet där det är viktigt att du är agil och snabbt kan förändra i verksamheten. En molnbaserad lösning är smidig på det sätt att den lätt kan hänga med i alla förändringar. Den blir aldrig en bromskloss när du växer eller förändras.

En molntjänst har mycket flexibilitet och många möjligheter, men har i regel inte samma förutsättningar för skräddarsydda anpassningar som en fast installerad lösning. För de flesta verksamheter räcker det dock gott och väl med systemets standardfunktioner. Det viktiga är att du som användare ser över de behov din verksamhet har. Det viktigaste du bör göra innan det är dags att välja affärssystem är att ta fram en kravlista där ni specificerar vad er nya lösning ska kunna. Vilka är era viktigaste processer? Hur påverkas de av en molntjänst? Vad vill ni kunna göra med den nya lösningen som ni inte kan göra i dag? Utifrån den här listan kan du diskutera med leverantörerna om en molnlösning är det bästa för era behov och krav.

Frågan vad den nya lösningen ska kunna som ni inte kan göra i dag är kanske den viktigaste ni bör ställa er. Titta inte så mycket på vad ni gör i nuläget som på vilka möjligheter ni vill ha tillgång till. Vill ni kunna ta fram rapporter på ett snabbare och smidigare sätt? Kunna använda er av BI och maskininlärning för att kunna ta bättre beslut med hjälp av systemet? Få möjlighet att börja med e-faktura? Ha tillgång till verktyg som underlättar projektarbete?

Tänk på framtiden. Vad händer inom er bransch och på er marknad? Hur kommer era nya utmaningar att se ut? Utifrån det kan ni välja en ERP-lösning som verkligen är framtidssäker.

Vilka andra lösningar och applikationer använder ni i dagsläget som behöver kunna kopplas ihop med affärssystemet? Jobbar ni med CRM, CAD, tidsrapportering etcetera och vill kunna använda samma data i alla era system? Har ni en webbshop eller någon branschspecifik lösning som behöver integreras med affärssystemet?

Tänk på hela er infrastruktur. De stora effektivitetsvinsterna kommer när alla era system samverkar. Då kan alla, oavsett avdelning, dra nytta av aktuell information och samarbeta effektivt. Fråga leverantören om vilka integrationsmöjligheter som finns.

Har du en gammal lösning vill du säkert kunna flytta över informationen från den till det nya systemet. Det här är något som somliga glömmer att ta med i sina funderingar kring en ny lösning. Ta upp med leverantören hur det går till att flytta och eventuellt konvertera äldre data från era tidigare system. Ta reda på hur det går till att migrera data till en molnlösning.

Molntjänster ger företag och organisationer nya möjligheter i den digitala omvandlingen. Du kan få kraften i ett modernt affärssystem, fast på ett friare och mer flexibelt sätt. Med Microsoft Dynamics 365 Business Central får du tillgång till beprövad Microsoft Dynamics NAV-teknik (tidigare Navision) i form av en komplett molnbaserad helhetslösning. Du slipper implementering, underhåll och uppdateringar och kan börja jobba smartare utan att bekymra dig om driften av systemet.

Att jobba med ett affärssystem i molnet ger dig mer flexibilitet på ett enklare sätt. Hör av dig så berättar vi gärna mer om molnets möjligheter.