Så hanterar du dina ordrar snabbt och effektivt

Om du är verksam inom produktion där det är vanligt med mindre volymer och stor variation mellan de produkter som du producerar, vet hur viktigt det är med bra planering. Ska du kunna hantera dina ordrar på ett snabbt och effektivt sätt behöver du ha full koll på alla delar av produktionskedjan och på din kapacitet.

Den här planeringen går att göra på bättre och sämre sätt, och med bra och dåliga verktyg. Vi ska kika på några vanliga misstag och hur de undviks samt hur affärssystemet kan hjälpa dig att effektivisera din orderhantering.

För att kunna producera effektivt behöver du planera dina resurser efter dina ordrar. När du får en beställning behöver du ha full koll på maskinerna och deras kapacitet för att veta när du kan leverera. Det här löser de flesta genom att göra en schemaläggning, till exempel i Excel.

Att schemalägga i ett kalkylprogram kan ha sina nackdelar. Det tvingar dig nämligen att tänka i fasta tidsblock. Det vanligaste tidsblocket inom produktionsplanering är förmodligen en vecka. Det ger en bra översikt av arbetscenter och deras kapacitet. Men om du är verksam inom en mer agil produktion med små volymer och snabba ändringar kan det här bli ett knöligt sätt att planera. Hur planerar du kapaciteten vid ordrar som hanteras på kortare tid än en vecka? Eller när flera ordrar ska samsas om samma resurser inom samma tidsram?

I verkligheten är det här ett alldeles för fyrkantigt sätt att planera om det gäller agil tillverkning. Du behöver ett planeringsverktyg som ger dig mer flexibilitet och som kan brytas ned i mindre perioder, till exempel produktionsdagar, eller till och med timmar.

Ett annat problem med den typen av planering är att den sällan eller aldrig räknar med bemanningen. Du behöver veta att det finns rätt kompetens på plats för att dina ordrar ska kunna hanteras. Om du till exempel tillverkar bröd behöver du även veta att det finns personal i den delen av produktionskedjan där packning och distribution sker. Dessutom måste du kunna planera in rätt person på rätt plats. Förmodligen har inte alla dina anställda den kompetens som krävs för att kunna sköta alla delar av produktionen. Du behöver kunna matcha maskin med person och kompetens när du planerar.

Ytterligare ett problem med en allt för rigid planering är att det är svårt att planera och redigera rutter. Agil tillverkning innehåller i regel sekventiella eller parallella processer. Att försöka klämma in dem i en manuell planering blir en utmaning som heter duga. Lika trassligt blir det att försöka redigera om schemat om en maskin går sönder eller någon i personalen blir sjuk.

Ska du kunna hantera dina ordrar på ett snabbt och effektivt sätt behöver du mer transparens och större flexibilitet i din planering. Du behöver ett verktyg som ger dig mer frihet och fler möjligheter; annars finns risken att din huvuduppgift blir att sitta och stuva om i ett oflexibelt produktionsschema som var för fyrkantigt redan från början.

Det är just det här som affärssystemet är så effektivt på att göra. Att ge dig bättre synlighet och fler möjligheter att detaljstyra dina processer. Du får full översikt och kontroll av alla delar i kedjan, från orderingång och planering till produktion och leverans.

Som Microsoft Dynamics Manufacturing Partner har vi lösningar för unika tillverkningsföretag som jobbar under unika förutsättningar, till exempel just med småserier och varierande produkter. En ERP-lösning inriktad just på flexibel tillverkning ger dig flexibiliteten du behöver för att kunna effektivisera din orderhantering.

Du får till exempel möjlighet att:

• Snabbt kunna ändra i planeringen. Om det skulle ske någon form av kapacitetsförändring, som frånvarande personal eller maskinproblem, kan din planering enkelt redigeras och produktionsschemat uppdateras.

• Planera och redigera rutter. Routings-funktionen möjliggör sekventiella eller parallella processer. Rutter kan redigeras och kopplas till en produktionsorder för att skapa en unik process för att täcka planerade ändringar eller sista minuten-ändringar.

• Anpassa ordrar. Användaren kan redigera komponenterna så att de passar ett specifikt krav utan att behöva göra större omställningar. Fast planerade beställningar kan inkluderas i kapacitetsplaneringen.

• Planera utifrån verklig kapacitet. Systemet schemalägger alla produktionsordrar men ger dig den optimala planeringen utifrån finite loading. Det vill säga att den mängd arbete som tilldelas ett arbetscenter styrs av dess beräknade kapacitetsnivå. Det minskar kön till centret och ger dig en mer effektiv orderhantering.

• Ta med personalen i kapacitetsplaneringen. Systemet låter dig gruppera medarbetarinformationen efter till exempel färdigheter och erfarenhet. Om någonting händer och rätt person inte kan vara på rätt plats är det enkelt att redigera och uppdatera produktionsschemat. Vid behov kan ett eller flera maskincenter anslutas till ett arbetscenter för att effektivisera kapaciteten.

Som du säkert har märkt så har tillverkningsbranschen förändrats i takt med ny teknik och nya kundkrav. Kortare produktlivscykler, en produktion som hela tiden möter nya krav och kunder som förväntar sig snabba lösningar och ännu snabbare leveranser, kräver att du hanterar dina ordrar och planerar din produktion på ett nytt och mer funktionellt sätt.

Att digitalisera verksamheten och använda de branschanpassade funktionerna som ger dig mer flexibilitet och bättre översikt är den smartaste vägen att ta kontroll över de här nya förutsättningarna. Vi kan produktionsbranschen och dess utmaningar och vet hur du kan jobba smartare, både vad det gäller hur du hanterar dina ordrar och dina övriga processer. Hör gärna av dig till oss om du vill kunna jobba snabbare och mer produktivt. Vi vet hur.