Implementering av nytt affärssystem - det här bör ni tänka på

Innehållsförteckning

Nytt affärssystem? Det här bör ni tänka på när ni implementerar systemet
1. Metodgenomgång redan vid uppstart
2. Ta vara på de erfarenheter som redan finns
3. Är ni snabbfotade?
4. Betydelsen av ledningens stöd
5. Testa, testa, testa
Känns det krångligt?
Vill du veta hur vi på COSMO CONSULT gör?

Funderar ni på att investera i ett nytt affärssystem? Jag har under många år jobbat med olika system och vill dela med mig av några råd när det gäller att utvärdera olika lösningar och leverantörer. Tidigare har jag skrivit om vad vikten av att börja med att fundera på affärsprocesser, nyckelanvändare och vilka förbättringspunkter ni önskar med ett nytt affärssystem och vad man bör tänka på när det är dags att träffa olika leverantörer. Nu är det dags att implementera det nya systemet.

1. Metodgenomgång redan vid uppstart

Det har skrivits spaltmeter om hur man skall implementera affärssystem; branschen är mogen och de allra flesta leverantörerna har en

välarbetad metodik

för implementering. Ofta liknar metoderna varandra, men det som är viktigt är att leverantören ger er en ordentlig genomgång av metodstegen
och arbetsmodellen redan vid uppstarten av projektet. Det här är tillfället för er att ställa frågor till leverantören
. Var är de kritiska områdena under projektet? Vilka är de vanligaste felen kunderna brukar göra? Vad brukar kunderna underskatta? Lyssna mycket noga på de svar ni får
och fundera ut lösningar
på eventuella problem redan nu i uppstartsfasen. Senare, när den kritiska fasen kommer, är det för sent att komma på bra lösningar och ni kanske hamnar i tidsnöd och projektet blir försenat.

2. Ta vara på de erfarenheter som redan finns

Fundera på om ni har

medarbetare som varit med om ett (eller flera) affärssystemsbyten

hos tidigare arbetsgivare och låt dem beskriva hur det var då, både internt och till er leverantör. Kanske kommer ni då fram till att ni har interna resurser som kan sköta vissa aktiviteter
under implementeringen och coacha de andra
medarbetarna så behöver ni inte involvera leverantören i allt. Det viktiga är att leverantören är ansvarig för approachen
eller metodiken, men aktiviteterna och vem som ska göra vad ska ni planera tillsammans
. Detta leder till tidig kunskap om systemet och processerna, dessutom minskar det behovet av utbildning i ett senare skede.

3. Är ni snabbfotade?

Vilken typ av företag är ni? Har ni relativt statiska och mogna processer, eller

ändrar ni era rutiner ofta?

Om ni tillhör den snabbfotade kategorin kan en agil implementeringsmetod
väljas. Metoden går ut på att man sätter upp, designar, testar och driftsätter små flöden eller ”sprintar” interaktivt
i stället för att jobba med en uppsättning av hela designen av alla affärsprocesser. Mängden dokumentation minskar
med detta förfarande och man upptäcker eventuella fel fortare
. Man utgår i från standardroller och processer i affärssystemet och försöker undvika anpassningar.

4. Betydelsen av ledningens stöd

Företagsledningen måste visa sitt stöd

till projektet redan vid uppstart. Det förekommer alltid rädslor hos användarna
i samband med projektets olika faser. När någon funktion eller process blir annorlunda i det nya systemet kan man som användare känna sig som om man tappar makt; man var ju ”kung” i det gamla systemet
. Kanske var en process i det gamla systemet som var extremt fördelaktig för en medarbetare men alla andra hade problem. Här måste företagsledningen vara tydlig med att informera
om varför man gör denna förändring, tala om förbättringspunkterna och se till allas bästa. Ledningen måste helt enkelt vara en kontinuerlig säljare av projektet internt
, under hela projektets gång.

5. Testa, testa, testa

Planera för reservtid och

se till att det finns luft i kalendern för tester

. Ta leverantören på fullaste allvar. Om de säger att ni ska testa ett visst antal flöden av en process ett visst antal gånger, så gör det! Annars riskeras driftsättningen och det blir en stor utmaning att felsöka och korrigera i efterhand
.

Hur jobbar vi på COSMO CONSULT med implementering?

Känns det krångligt?

Mycket av det här kan kännas som självklarheter till en början, men svårare att jobba med i praktiken. Ta hjälp av de leverantörer ni väljer att utvärdera. En bra affärssystemsleverantör har processer för hur en utvärdering och jämförelse av olika lösningar kan gå till. Ställ frågor, diskutera och var nyfiken!