Förutseende företagsplanering - en blick in i framtiden

För en framåtblickande företagsplanering är det nödvändigt att bedöma framtiden så exakt som möjligt. Aldrig tidigare har världen som vi känner den varit i ett sådant tillstånd av förändring som den är idag. Det börjar med digitaliseringen med alla dess aspekter som smartphones och molnet, via globaliseringen till den senaste utvecklingen inom världspolitiken. Men hur skapar man planering som är så nära verkligheten som möjligt under dessa förhållanden? Hur kan alla relevanta data och berörda användare integreras på ett lämpligt sätt? Hur kan planeringen genomföras på grundval av verifierbara fakta och empiriska bevis istället för att enbart förlita sig på magkänsla? 

För att kunna besvara dessa frågor helt eller åtminstone delvis behövs lösningar som gör det möjligt att fatta beslut på en sund och kvalitetssäkrad databas. 

Mindre företag och institutioner kan ofta klara sig med Excel-listor, men när företagets storlek ökar är Excel-tabeller mer av en förbannelse än en välsignelse. Komplexiteten i Excel-världen ökar och sannolikheten för fel ökar. Frågan om datakonsistens blir också allt viktigare: 

Var exakt lagras den aktuella listan? Innehåller den alla ändringar som t.ex. den nu VABande kollega har gjort under den senaste veckan? Har copy-paste- eller formelfel smugit sig in och orsakat felaktiga resultat? Hur kan kollegan i den asiatiska filialen komma åt den senaste filen? Vem sparade den senaste filen? 

Med sådana medel kan varken målinriktad datalagring eller historiehantering av olika planeringsversioner genomföras. 

Speciellt samordnad planering över flera filial- och nationella företagsgränser innebär många ytterligare svårigheter. Förutom Excel används ofta en mängd olika mjukvarulösningar. Dessa kommunicerar endast i begränsad utsträckning med varandra och försvårar därmed datautvärderingen. Det skapas snabbt distribuerade informationssilos som kräver många manuella steg och därmed en hög nivå av personalresurser. Microsoft Excel kan alltså inte vara lösningen på problemet. 

En integrerad planeringslösning kräver därför en nära koppling mellan alla system: allt planeringsrelevant innehåll - såsom pris-, kvantitets-, försäljnings-och kostnadsställeplanering - måste konvergera, oberoende av deras fysiska placering. Alla justeringar av de enskilda delplanerna måste direkt återspeglas i de efterföljande planeringsstegen. Dataunderlaget måste alltid vara fullständigt och av tillräcklig kvalitet, både för klassiska jämförelser mellan mål och utfall och för tillämpning av prediktiv analys. 

Begreppet prediktiv analys omfattar olika metoder för att skapa prognoser: Historiska företagsdata undersöks för att hitta återkommande mönster, varigenom utvecklingen av viktiga företagsnyckeltal som produktförsäljning eller omsättning kan prognostiseras mycket mer exakt. Om sådana metoder integreras på rätt sätt i befintliga planeringsprocesser ger de ett enormt mervärde för företagsplaneringen. 

Men hur ser en tillförlitlig och modern planering ut? I bästa fall är den användarvänlig och kräver inget tekniskt kunnande av de specialiserade användarna. Den tar hänsyn till alla medarbetares behov - oavsett var de befinner sig fysiskt. Den är i hög grad automatiserad så att medarbetarna får så mycket tid som möjligt för sina faktiska kärnkompetenser. 

Kort sagt ger den här lösningen medarbetarna förutsättningar för mindre "data pushing" och istället mer, bättre och mer konkret information för beslutsfattande. 

Framåtblickande planering bidrar till att belysa komplexa ekonomiska samband och till att planera bättre för att kunna fatta välgrundade beslut. Mönster identifieras på grundval av retrograda analyser - till exempel tidsserier över en period på 5 till 10 år. Hur påverkar säsongen kundernas beteende? Har betalningsbeteendet förändrats jämfört med föregående år? Dessa påverkansfaktorer tas med som parametrar i företagsplaneringen. Resultatet är en minskad osäkerhet och otrygghet. Medarbetarna behöver inte längre förlita sig på sin magkänsla, utan baserar sina beslut på fakta. 

Idag är privata företag och offentliga institutioner mer än någonsin utsatta för kraftiga förändringar på marknaden. Osäkerheten om den befintliga verksamheten kommer att utvecklas på ett liknande sätt i framtiden som den gjorde tidigare ökar ständigt. Kriser och politisk instabilitet äventyrar försäljningen på befintliga marknader. Digitaliseringens disruptiva karaktär med dess förmåga att skapa nya marknader och samtidigt undergräva etablerade affärsmodeller ska inte underskattas. Dessa och andra faktorer har ett direkt inflytande på företagsplaneringen, som i egenskap av ledningens kärnuppgift bör förutse möjliga framtida händelsescenarier. Målet för ett företag bör vara att minska osäkerheten i företagsplaneringen och att göra framåtblickande prognoser. Dessa ger initiala ungefärliga värden från vilka det är möjligt att härleda hur försäljningen eller priset på vissa produkter kommer att utvecklas under det kommande året, hur omsättningen eller inköpsvillkoren kommer att förändras och på vilka resurser särskild uppmärksamhet måste ägnas.