Det här är ERP och därför behöver du det

Det pratas mycket om ERP och moderna affärssystem, och det av en orsak. Att ha ett systemstöd för resursplanering är mer eller mindre ett måste om man vill kunna driva sin verksamhet så effektivt som möjligt samtidigt som man möter kraven från dagens kunder och partners. Vi ska kika på vad ett affärssystem är, och hur det kan göra en verksamhet mer framgångsrik.

Vad är ERP?
ERP står för Enterprise Resource Planning, det vill säga resursplanering för företag. Det är en programvarulösning som samlar och hanterar ett företags affärsprocesser – ekonomi, produktion, lager, distribution, försäljning, personal, inköp m.m. – i ett gemensamt system. När de affärskritiska processerna är samlade på ett och samma ställe bidrar det till ett mycket effektivare och smidigare flöde av information, administration, rutiner och processer. Något som ofta leder till stora vinster och fördelar, som högre produktivitet, bättre kvalitet och en effektivare användning av kompetens, data och resurser.

Det finns många olika ERP-system på marknaden, och många går att anpassa efter vilken typ av verksamhet man har. Tack vare flexibla system och möjligheten att bygga på och komplettera med moduler, appar, externa lösningar m.m. går det att komplettera systemet med funktioner för att stödja verksamhetens behov. I regel samarbetar man med en konsult som inte bara implementerar systemet, utan även hjälper till att hitta precis rätt lösning som passar verksamhetens unika behov, samt ser till att användarna får den kunskap de behöver för att få ut så mycket som möjligt av systemet.

Vinster och fördelar med ett modernt ERP
Oavsett vilken typ av verksamhet man bedriver så går det att få ut stora fördelar av sitt affärssystem. Idag hjälper ERP-lösningar företag inom tillverkning, handel, IT, tjänster, logistik, projekt m.m. att få en mer effektiv och lönsam verksamhet. Här är några av de sätt ett affärssystem bidrar med förbättringar och effektiviseringar.

• Automatisering och effektivisering. Att hantera administration och rutiner manuellt tar massor med tid och resurser i anspråk. En av de främsta funktionerna i ett affärssystem är att det kan automatisera de här processerna. Det gör processerna snabbare och effektivare, minskar bemanningsbehovet, eliminerar misstag samt frigör tid och resurser som kan användas till bättre saker. Ett modernt affärssystem är dessutom webbaserat och mobilt, vilket ger oss tillgång till systemet där vi är. Det blir mycket enklare och effektivare att arbeta på språng när man kommer åt systemets funktioner och data via sin bärbara enhet.
   
• Gemensam och relevant data. Innan de moderna ERP-lösningarna jobbade företag huvudsakligen i flera olika system. Man hade till exempel en lösning för ekonomin, en för personalen, en annan för lagerhanteringen osv. Det gjorde att alla jobbade med sin egen data, och att det var krångligt för olika avdelningar att ta del av varandras uppgifter. När man samlar all data under ett tak i ett affärssystem kan alla ta del av samma exakta realtidsvärden och kan göra sina jobb snabbare och bättre. De flesta system har dessutom Business Intelligence, det vill säga verktyg för analys av realtidsdata som använder informationen i systemet för att automatiskt skapa säkra analyser och prognoser. Vilket gör att det går att ta klokare strategiska beslut. Det moderna affärssystemet utnyttjar även smarta webbaserade tjänster som ger snabb och enkel tillgång till online data om till exempel kunders kreditvärdighet, transportpriser, aktuella valutakurser och mycket annat som gör att det går att jobba effektivare och med mer relevant data.
   
• Bättre ekonomi. Ett ERP-system kan förbättra ett företags ekonomi på flera olika sätt. Automatiserar man faktureringsprocessen får man iväg fakturorna snabbare och med färre fel så att de betalas utan problem. Det kan frigöra mycket bundet kapital som istället kan användas för att öka tillväxten. Dessutom slipper ekonomiavdelningen långsamma manuella processer och kan använda sin kompetens till viktigare och mer värdeskapande arbete. Har man ett lager kan man lägga in lagervärdena i systemet för en effektivare hantering som inte binder upp kapital när det ligger för mycket varor på hyllorna. Den gemensamma datan i systemet gör också att alla i verksamheten kan ta del av samma relevanta nyckeltal och därmed kan satsa på det som verkligen skapar värde. Analysmöjligheterna gör även att den som är ansvarig för företagets finanser kan ta fram säkrare underlag för bättre strategiska beslut.

• Bättre samarbeten. En modern ERP-lösning som samlar alla processer och all data i ett smidigt system gör att de olika avdelningarna kan samarbeta mycket smidigare. Till exempel kan en säljare som pratar med en kund direkt se i systemet vad som finns på lager och de aktuella prisuppgifterna för att kunna ge kunden ett exakt svar. Säljaren kan sen lägga ordern direkt för en snabb leverans. Uppgifterna går även via systemet till ekonomiavdelning som kan fakturera kunden med en gång, samt även lägga in säljarens bonus direkt i lönesystemet. Affärssystemet skapar på så sätt snabba och effektiva samarbeten och bättre kundrelationer.
   
• Möter kundernas och leverantörernas behov. Kundrelationer ja… Kunder har alltid höga förväntningar på sina leverantörer, och söker sig främst till de som kan möta deras behov och krav. Det kan handla om saker som till exempel möjligheten att handla online, använda e-fakturor, kunna spåra produkter och leveranser m.m. Det moderna affärssystemet låter dig dela data effektivt med kunder och leverantör med sömlösa flöden för bland annat elektronisk fakturahantering (både utgående och inkommande) m.m. Får kunderna bra service och de tjänster de förväntar sig blir de gärna stamkunder. Möjligheten till dataanalys gör även att det blir lättare att ta fram personliga erbjudanden som leder till mer affärer och fler nya kunder.
  
  Utöver allt det här kan affärssystemet även förbättra kundtjänst och support, leda till bättre produktavkastning, göra det enklare att möta nya regler och lagar, underlätta att ta klokare strategiska beslut, locka talanger med höga krav, optimera leveranser, snabbt identifiera problem innan de uppstår och mycket mer. Dessutom är dagens ERP-system byggda för att växa med verksamheten. De är flexibla och skalbara och gör att framgångsrika företag slipper växtvärk.

Så vet man om man behöver ett nytt ERP-system
Saknar man ett affärssystem, eller jobbar i ett som har många år på nacken, kanske man funderar på att skaffa en modern ERP-lösning. Här är tecknen på att det är dags att skaffa ett nytt system.

• Företaget växer, men begränsningar i systemet hindrar att man kan utvecklas.
• Systemet är trögt och långsamt och skapar mycket irritation hos de som jobbar i det.
• Det kostar mycket i underhåll, påbyggnad och uppgraderingar för att kunna hänga med.
• Kunder och leverantörer klagar på att deras förväntningar och behov inte möts.
• Nuvarande lösning är flera olika system som inte kan fungera tillsammans.
• Nya moderna funktioner för effektivisering och digitalisering av processer, t.ex.-faktura och SEPA bankbetalning.

Vill du veta mer om ERP-system och vad de kan göra för er verksamhet? Prata med oss på COSMO CONSULT, så hjälper vi er!