Byta affärssystem – risker och lösningar

Moderna affärssystem är betydligt bättre än de som skapades för 10 - 20 år sedan. Visst, även äldre system har utvecklats och uppdaterats men oftast räcker inte detta för att möta dagens behov. Vi vet dock hur svårt det kan vara att faktiskt genomföra en digital transformation. Ett första steg är därför att genomföra en riskanalys. I det här inlägget hjälper vi er komma igång med riskanalysen genom att lista vanliga problem med att byta affärssystem, samt hur ni kan lösa dessa utmaningar.

Innan vi går in på risker och utmaningar vill vi börja med varför det ens är nödvändigt att byta ERP. Kanske har ni länge upplevt frustrationer från förlegad teknik eller avsaknad av funktionalitet, kanske har nya verksamhetsrelaterade behov lett till att ni nu letar efter en annan lösning. De vanligaste orsakerna att man byter system är:

Om ni upplever snabb tillväxt kan ni snabbt även växa ifrån ert befintliga ERP. Kanske förväntade ni er inte att ni skulle ha så mycket kundkontakt via sociala medier när ni inte hade så många följare och kunder? Kanske började ni med garageförsäljning men behöver nu stöd för e-handel? Oavsett vilket är det vanligt att ett företags behov gällande affärssystem förändras i takt med att verksamheten växer och utvecklas.

Tekniken förändras oerhört snabbt. Det som en gång fungerade, fungerar inte nödvändigtvis lika effektivt idag. Om ert affärssystem inte har hängt med i utvecklingen kommer ni antagligen spendera onödiga resurser på att hantera det problemet istället för att jobba effektivt.

Kunder förväntar sig allt mer från oss. Tidigare affärssystem skapades i en tid då kundernas krav på produkter och organisationer såg annorlunda ut. Det är därför viktigt att ditt affärssystem klarar av att hantera förändrade attityder.

Gamla ERP saknar ofta både moln- och mobilkompabilitet, vilket innebär att systemet måste installeras på den dator som oftast används. Att kunna arbeta oavsett var man befinner sig är i dag en självklarhet, så om det inte är något som ert affärssystem klarar av har ni antagligen önskat byta ett tag nu.

Äldre system skapades i en tid då vi inte var lika databeroende som vi är i dagsläget. I dag älskar vi data och utgår ifrån resultat för att analysera och ta beslut kring hur verksamheten kan förbättras. Att kunna generera rapporter i realtid är ett verktyg som vi inte längre kan arbeta utan.

Känner ni igen er i någon av ovanstående punkter? I så fall är det dags att uppgradera till ett modernt ERP. För att implementeringen ska ske så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en genomtänkt plan. Innan ni lägger en beställning på ett nytt system är det därför viktigt att göra en ordentlig riskanalys. Här listar vi vanliga risker och inte minst, hur ni löser dem.

Risk 1: Er verksamhet presterar sämre under en period

När ni har implementerat ert nya affärssystem är det oundvikligt att vissa processer saktas ner eller ändras samt att nya arbetssätt och rutiner tar tid att lära in. Poängen med ett effektivt affärssystem är trots allt att vara ett underliggande nav i hela verksamheten, en slags trafikled som allt arbete körs på. Även om ni är förberedda på det här kommer det orsaka frustration, både hos er och era kunder.

Lösning: Undvik frustrationerna genom att ha en omfattande förändringsplan som ni har diskuterat och implementerat under en längre tid. Meddela även era kunder i samtliga kanaler om vad som händer och bemöt deras frustration.

Risk 2: Ingen använder det nya moderna systemet

Att implementera ett nytt system innebär att de anställda måste lära sig nya arbetssätt. Tyvärr är det inte alltid så enkelt som det låter och slutar exempelvis med att man använder lappar fastsatta på skärmen istället för anteckningsprogrammet i det nya systemet, eller att man använder sin personliga kalender istället för att synkronisera kalendrar och kontakter med den övriga verksamheten. Om personalen inte utnyttjar fördelarna med ett affärssystem kommer inte investeringen till full nytta.

Lösning: Förklara varför förändringen sker samt se till att involvera era anställda i förändringsarbetet samt engagera och utbilda samtliga av era anställda. Låt personalen använda systemet och bekanta sig med det innan det går live.

Risk 3: Bristande utbildning tar mer tid och resurser i anspråk

Vissa företagsledningar spenderar gärna pengar på ett nytt system men ryggar tillbaka när det kommer till kostnader för att utbilda personalen den nya tekniken. Det är dock en minst lika viktig process som inte ska underskattas. Om de anställda inte kan effektivisera sitt arbete genom att utnyttja systemet kommer er investering inte löna sig.

Lösning: Förstå vikten av ordentlig utbildning och kommunicera det till era anställda. Om inte företagsledningen sätter sitt fokus på utbildning kommer inte de anställda att göra det heller.

Risk 4: Ni förlorar viktig data

Vid implementering av ny mjukvara finns en risk att data försummas. Följderna kan vara allt ifrån måttlig irritation till fullständig katastrof då det gäller information som är nödvändig för att kunna ta operativa beslut.

Lösning: Minimera riskerna genom att spendera resurser på att spåra och lagra viktig data. Förlorad data går i regel inte att ersätta, så se till att ni har god tid på er att genomföra det här arbetet.

Vanliga risker är alltså att verksamheten presterar sämre, att systemet inte används eller utnyttjas till fullo samt att relevant data riskerar att falla mellan systemen, så att säga.

Samtliga av dessa risker går att lösa genom planering och ordentlig förberedelse. En sak vet vi med säkerhet; moderna affärssystem är alltid värda riskerna. Framförallt om ni har en samarbetspartner som har koll på riskerna och som arbetar nära er verksamhet för att implementeringen ska vara så friktionsfri som möjligt. Att byta affärssystem är ett beslut som smarta organisationer inte fattar i en handvändning. Det är något som kräver efterforskning och planering. När ni har identifierat problemet med ert nuvarande system, hittat ett nytt system och skapa en plan för implementering har ni fortfarande de faktiska förändringarna för era anställda kvar att tänka igenom och lösa.

En förutsättning för en lyckad affärssystemsimplementering är att metoden för implementeringen passar just ert projekt. Vill du veta mer om hur du kan dra nytta av beprövade implementeringsmetoder? Läs mer här.