Organizarea muncii in echipa folosind Microsoft Teams

In aceasta perioada, angajatii care nu trebuie neaparat sa fie la birou ar trebui sa lucreze de acasa. Acest lucru este, adesea, mai usor de spus decat de facut. O multime de companii nu au nici macar suficiente dispozitive mobile – si, de multe ori, exista o lipsa de infrastructura digitala pentru gestionarea echipelor de angajati care lucreaza de acasa.

Totusi, exista o solutie simpla pentru a rezolva aceasta problema: Microsoft Teams – este usor de folosit si faciliteaza colaborarea si coordonarea proceselor de lucru de catre angajatii care lucreaza de acasa. Serviciul, disponibil in cloud, poate fi comandat cu usurinta online si este, de asemenea, compatibil cu orice dispozitiv.

Cat de util poate fi Microsoft Teams pentru sarcinile de zi cu zi si cat de multe puteti face cu acest instrument de colaborare?

Functiile de baza ale Microsoft Teams:

• Comunicare
• Intalniri online si conferinte video
• Stocare si share de documente
• Includerea persoanelor din exterior in procese.

Functiile pentru comunicare si intalniri, precum chat-ul, efectuarea de apeluri sau planificarea intalnirilor sunt utile oricarui departament al companiei. In plus, pot fi integrate diverse servicii oferite de Office 365 si nenumarate solutii de la alti furnizori. In acest fel, gama de servicii oferite de Microsoft Teams este extinsa considerabil.

Microsoft Teams, in practica:

In Microsoft Teams, o „echipa” este un spatiu virtual, utilizat pentru o anumita perioada de timp, care este sters sau arhivat ulterior. Prin urmare, echipele sunt potrivite pentru organizarea comunicarii si colaborarii in grupuri de proiecte. Conversatiile care au loc prin intermediul Microsoft Teams inlocuiesc comunicarea traditionala prin e-mail, intr-o mare masura. In plus, platforma de colaborare dispune si de stocarea documentelor, ceea ce face posibila colectarea tuturor fisierelor legate de proiect intr-un singur loc. In plus, intalnirile virtuale pot fi organizate si inregistrate automat.

Cu toate acestea, domeniul de aplicare nu se limiteaza doar la aceste functii standard. Daca, de exemplu, vrei sa creezi, sa atribui si sa urmaresti activitati, ai posibilitatea sa utilizezi Microsoft Planner. Acest instrument poate fi integrat perfect in Microsoft Teams, preluand gestionarea sarcinilor. Datorita dashboard-urilor personalizate, nu risti sa iti pierzi focusul atunci cand lucrezi simultan la mai multe proiecte.

Sarcinile pot fi gestionate in Microsoft Teams datorita integrarii cu Microsoft Planner.

Lucrezi la un proiect software in Azure Dev Ops? Exista o solutie integrata si pentru acest caz. In plus, activitatile noi si rapoartele utilizatorilor pot fi partajate si discutate in fereastra de conversatii. Alternativ, ai optiunea de a crea propriile tab-uri si de a lucra direct in ele. Astfel, nu trebuie sa parasesti Microsoft Teams pentru a obtine o actualizare cu privire la starea curenta a unui task in lucru.

Utilizezi Confluence sau Jira pentru documentatie si ticketing? Aceste solutii pot fi, de asemenea, integrate in Microsoft Teams. Ticket-urile noi sunt partajate automat de un robot in Microsoft Teams. Poti ajusta, de asemenea, setarile, astfel incat sa primesti notificari in Microsoft Teams atunci cand modificarile sunt facute in Confluence. Paginile importante pot fi integrate in Microsoft Teams ca tab-uri separate.

Microsoft Teams a fost proiectat in special pentru o colaborare temporara, cum ar fi echipele de proiecte. Cu toate acestea, mai ales in companiile mici si mijlocii (IMM), platforma de comunicare este adecvata pentru utilizarea zilnica. Aceasta ofera angajatilor un spatiu  de comunicare si de schimb de documente.

In companiile mici, de obicei, nu exista o cantitate mare de informatii; prin urmare, procesele rigide ar impiedica agilitatea si flexibilitatea, mai mult decat sa contribuie la facilitarea lor. Din acest motiv, Microsoft Teams este, adesea, cea mai buna alegere atunci cand vine vorba de munca in echipa.

Pentru departamentele care se bazeaza foarte mult pe comunicarea interna si externa si care trebuie sa faca schimb de date cu furnizorii de servicii, utilizarea Microsoft Teams este deosebit de utila. De exemplu, departamentelor de marketing le place adesea sa mentina un contact strans cu furnizorii externi de servicii cu care organizeaza campanii.

Microsoft Teams simplifica aceasta colaborare prin facilitarea comunicarii si a schimbului de documente cu furnizorii externi de servicii. Astfel, poti face schimb rapid de fisiere si poti lucra impreuna cu colaboratorii la ele. Comunicarea devine, de asemenea, mai transparenta in comparatie cu apelurile telefonice sau e-mailurile. Intalnirile pot fi documentate cu usurinta datorita integrarii cu Microsoft OneNote.

Desenele si grafica, de multe ori, trebuie sa fie analizate si discutate impreuna. In Microsoft Teams, poti partaja pur si simplu ecranul in acest scop. Prin urmare, trimiterea reciproca de ciorne nu mai este necesara.

Microsoft Teams simplifica si accelereaza conversatiile despre schitele textelor sau desenele grafice.

Intalnirile pot fi atribuite direct unei echipe pentru a stoca notitele si fisierele in timpul intalnirii.

Microsoft Teams poate fi utilizat pentru o mare varietate de nevoi. Cu toate acestea, la fel ca orice instrument, are limitele sale. Ar trebui sa fii constient de acest lucru si sa evaluezi propriile cerinte in consecinta. Pe masura ce numarul echipelor creste, devine important sa fii atent si la intretinerea lui. Cel mai bine este sa dezvoltati o strategie cu privire la modul in care doresti sa utilizezi echipele si pentru ce anume.

Am fi incantati sa te ajutam sa gasesti solutia cea mai buna pentru compania ta – scrie-ne la contact.ro@cosmoconsult.com.

Cat de bine cunosti Microsoft Teams? Ne-am marit in mod semnificativ gama de cursuri de formare pentru aceasta aplicatie. Iti putem raspunde la intrebari.