Indicatori de performanta esentiali pentru IMM-uri

Succesul in afaceri necesita regandirea fundamentala a modului de operare pe o perioada lunga de timp si definirea de indicatori de performanta esentiali pentru IMM-uri. Organizatiile care prospera folosesc un cadru de afaceri care stimuleaza inovarea continua.

Toate strategiile remarcabile presupun si masurarea rezultatelor. Indicatorii de performanta esentiali pentru IMM clasici se focuseaza pe patru arii principale:

1. Profit – urmarirea castigurilor financiare va fi intotdeauna necesara
2. Rentabilitatea – este esential sa stii cat de eficienta este compania atunci cand vine vorba de transformarea vanzarilor in profit
3. Ratele de crestere – continuitatea afacerii necesita strategie si anticipare, inovare care sa accelereze cresterea, chiar si in timpul unei crize.
4. Risc si randamente – Companiile cu marje mici de profit sunt supuse unui risc mai mare deoarece nu pot rezista unei recesiuni economice foarte mult timp.

Aceste patru arii de mai sus vor fi intotdeauna importante pentru succesul unei companii, insa indicatorii nu te vor ajuta sa intelegi cat de repede te poti adapta la schimbari.  De asemenea, nu iti vor oferi un cadru care sa te ajute sa masori inovarea continua a proceselor, produselor sau serviciilor. In continuare sunt prezentati indicatorii care te vor ajuta sa masori agilitatea si optimizarea proceselor afacerii tale.

Principiul „ceea ce este masurat devine gestionat” reflecta ideea ca, examinand un proces, nu numai ca il poti intelege mai bine, dar poti gasi, de asemenea, si modalitati de a-l imbunatati. KPI-urile te ajuta sa masori performanta strategica, financiara si operationala in comparatie cu un set de obiective sau criterii de referinta din industrie. Cu toate acestea, multe IMM-uri se concentreaza doar pe KPI-uri care masoara rezultatele afacerii, ceea ce inseamna ca afla daca si-au atins scopul sau nu, insa prea tarziu pentru a putea schimba cursul lucrurilor.

Utilizarea unui cadru care ofera o combinatie intre  rezultate si KPI-uri  te va ajuta nu numai sa urmaresti performanta financiara, ci sa si:

• Motivezi angajatii sa livreze rezultate sau sa rezolve probleme critice
• Reiterezi viziunea de afaceri si promisiunile clientilor
• Oferi un sistem de avertizare care reduce riscurile
• Promovezi inovarea, o mentalitate bazata pe crestere si dezvoltarea unei culturi ce-si fundamenteaza deciziile pe date
• Optimizezi continuu procesele nu numai pentru a reduce costurile, ci si pentru a crea experiente optime pentru angajati, clienti si furnizori

Indicatori cheie ai rezultatului – te ajuta sa vezi daca ai atins tinta setata sau un anumit obiectiv. Exemplele includ veniturile, profitul, profitabilitatea, ratele de satisfactie ale clientilor, traficul pe site-ul web, ratele de conversie pentru clientii potentiali etc.

Principalii indicatori cheie de performanta pentru IMM – sunt masuratori predictive care arata rezultatul viitor daca tendinta continua in ritmul actual. Indicatorii principali sunt orientati spre rezultate. O intrebare cheie de pus este: „Ce procese, pasi sau abilitati pot masura pentru a atinge rezultatul tinta?” De exemplu, daca promisiunea facuta clientilor este cea a unui proces de retur simplu, vei masura timpul ciclului de returnare sau cat timp ii ia unui client sa returneze un produs. In timp ce rata satisfactiei clientului ar fi indicatorul rezultatului, timpul de returnare ar fi un indicator cheie care asigura succesul.

Masurarea agilitatii afacerii si optimizarea continua a proceselor

Harvard Business Review a anuntat ca adaptabilitatea a fost avantajul competitiv in 2011 si de atunci, concepte precum „business agility” au tinut scena ocupata in mediul de afaceri. In cazul IMM-urilor, capacitatea de adaptare este esentiala pentru supravietuire. „Business agility” trebuie sa fie mai mult decat un concept – trebuie sa fie incorporat in ADN-ul organizatiei tale.

Adaptabilitatea modelului de afaceri

Industriile, clientii si pietele se schimba. Chiar si locul si modul in care lucrezi se schimba rapid,  la fel ca strategiile de afaceri, obiectivele, serviciile si produsele din portofoliul companiei tale. Capacitatea de a diversifica rapid si de a schimba modelele de afaceri este un avantaj competitiv indiferent de piata pe care activezi. Daca schimbarea este constanta, la fel ar trebui sa fie si masuratorile pe care le efectuezi pentru a determina capacitatea de adaptabilitate a afacerii. Cateva intrebari pe care trebuie sa le formulezi pentru a determina ce ar trebui sa masori:

• Cat de usor iti este sa faci ajustari modelului de afaceri actual? Cat dureaza sa configurezi o companie, vanzator, angajat, structura de preturi, produs, serviciu, moneda?
• Cat de mult dureaza sa faci modificari la website, SEO sau reclame platite?
• Cat de mult dureaza procesul de recrutare pentru un nou angajat? Dar schimbarile in planul de compensare sau beneficii?

Intelegerea vitezei proceselor de mai sus te va ajuta sa masori cat de repede poti aduce schimbari in organizatie. In acelasi timp, vei dori sa te concentrezi si pe disponibilitatea pe care o au angajatii din companie fata deschimbari:

• Cat de incurajati sunt angajatii din compania ta sa recomande schimbari de proces sau sa incerce noi abordari pentru rolurile lor?
• Cat de des efectuezi planificarea strategica?
• Care este coeficientul de adaptabilitate (AQ) al angajatilor? Cat de repede accepta acestia provocarile cand compania trebuie sa faca schimbari strategice?
• Ai capacitatea de a recalifica angajatii pentru roluri noi in loc sa angajezi personal nou, atunci cand se impune acest lucru?

Disponibilitate financiara

In vremuri de criza, fluxul de numerar este esential pentru supravietuirea afacerii. Lipsa lui este adesea considerata ca principalul motiv pentru care companiile mici nu reusesc sa depaseasca un impas. Urmarirea raportului te va ajuta sa vezi rapid daca numerarul, titlurile de valoare si banii pe care te astepti sa ii detii in curand sunt suficienti pentru a-ti acoperi datoriile.

Intelegerea opiniilor, atitudinilor si emotiilor consumatorilor legate de compania ta poarta numele de „brand sentiment“. Acest indicator cheie te ajuta sa ramai informat despre experienta consumatorilor tai, calitatea produselor, competitivitatea preturilor si loialitate. Schimbarea perceptiilor despre marca poate dura mult timp astfel incat este nevoie sa intelegi rapid ce motoare te ajuta sa imbunatatesti legaturile metrice in adaptabilitate. In timp ce modificarile aduse procesului de stabilire a preturilor, calitatii si cumpararii pot dura mai mult, poti utiliza retelele sociale, recompensele si marketingul pentru a stimula vanzarile. Exista instrumente disponibile pentru a masura atitudinea, opinia si emotia despre brand prin intermediul comentariilor de pe platformele de socializare. Modalitati de masurare:

• Masurarea traficului web, timpul petrecut pe site-ul web sau vizualizarea continutului
• Sondaje directe catre client, utilizand un instrument precum Dynamics 365 Customer Voice
• Revizuirea interactiunilor pe canalele de social media
• Derularea de promotii, campanii sociale sau programe de recompense

Intelegerea timpului alocat de angajati pentru diverse sarcini contribuie la asigurarea succesului acestora. Este vital sa stii daca sistemele influenteaza productivitatea oamenilor din echipe.  Mentinerea impulsului asupra infrastructurii de retea, performantei aplicatiei si timpului de functionare al sistemului va asigura angajatilor muncala capacitate maxima, chiar si atunci cand isi desfasoara activitatea de la distanta.

Obiective si rezultate cheie (OKR)

Un indicator cheie de performanta este esential pentru a lucra mai inteligent, asigurandu-se ca toata lumea din organizatia ta se concentreaza pe realizarea obiectivelor legate de viziunea de afaceri si de promisiunile clientilor. OKR ofera, de asemenea, un cadru clar de performanta al angajatilor, care poate atrage si talentul potrivit in companie. Oamenii isi doresc sa lucreze in companii ce au impact, ei isi doresc sa avanseze rapid in cariera lor. Prin identificarea celui mai bun rezultat posibil pentru fiecare rol, creezi claritate in jurul unei imagini de succes. De asemenea, aliniezi fiecare rol la impact, ceea ce inseamna un progres pentru afacere.

Scorurile de productivitate si de performanta ale aplicatiilor

Multi furnizori de aplicatii promit adesea imbunatatirea productivitatii; cu toate acestea, din punct de vedere istoric, masurarea acesteia a fost o permanenta provocare. Scorul de Productivitate Microsoft ofera vizibilitate asupra acelor aspecte unde poti aduce imbunatatiri – la nicel de resurse umane, tehnologie sau experiente la locul de munca. In timp ce Scorul de Productivitate masoara eficienta aplicatiilor Microsoft 365, majoritatea aplicatiilor de afaceri ofera, de asemenea, informatii despre performanta sistemului. Daca te concentrezi pe optimizarea continua a performantei aplicatiei, te vei asigura ca oamenii au posibilitatea de a face mai mult in mai putin timp. Poti masura, de asemenea, cat dureaza anumite sarcini realizat la nivel de angajat sau la nivel de echipa, cum ar fi vanzarile si apelurile de service, introducerea comenzilor, asamblarea produselor, inventarul etc. Ajutand angajatii sa urmareasca productivitatea individuala, poti identifica unde poate fi nevoie de pregatire suplimentara sau ca cei care performeaza sa impartaseasca cele mai bune practici cu restul echipei.

Pentru afaceri care se bazeaza pe proiecte, modul in care este gestionata munca este esential pentru imbunatatirea profitabilitatii. Desigur, bugetul, calitatea si eficacitatea sunt foarte importante si trebuie sa fie masurate, ca si proiectele anulate si cererile de modificare. Cu toate acestea, un indicator potrivit care te poate ajuta sa determini daca vei finaliza proiectul sub sau peste costurile asteptate este indicele de performanta a costurilor (IPC).

ICP = Valoare castigata (cat a fost realizat din proiect la pretul specific) / Costuri efective (ce a fost platit pentru proiect)

Indicatori pentru urmarirea timpilor proceselor cheie de afaceri

Intrebarea de pus aici este: cum imbunatatim performanta operationala pentru a oferi rezultate mai bune clientilor, furnizorilor si angajatilor? Si cum optimizam procesele pentru a reduce costurile si a creste performanta financiara? Ce indicatori ne vor ajuta sa prezicem daca suntem pe drumul cel bun pentru a obtine veniturile, marja bruta sau obiectivele de crestere?

Sfat: aloca timp pentru a construi harti operationale pentru optimizarea continua a proceselor de afaceri. Aceste harti ofera reprezentari vizuale ale proceselor operationale, de exemplu, procesul de angajare, achizitiile, clientii sau fluxurile de lucru cu raportarea financiara. Prin maparea operatiunilor curente, vei obtine o mai buna intelegere a modului in care functioneaza afacerea pentru a identifica blocajele, ineficientele si oportunitatile de a servi mai bine clientii. Indicatorii KPI pe care ii selectezi pentru a masura procesele din aceste harti vor fi indicatorii principali. Iata cateva dintre cele mai bune practici pe departamente.

Urmarirea profitului, a profitabilitatii, a ratelor de crestere, si riscul si randamentul raman, intr-adevar, baza KPI, o necesitate. Continuarea la un nivel mai adanc, adaugand KPI-urile care pot ajuta afacerea sa pivoteze mai repede este cheia pentru IMM-uri pentru a ramane agile si profitabile pe piata in ziua de astazi. In acest articol am prezentat KPI-urile care te pot ajuta sa masori agilitatea afacerii si optimizarea proceselor de afaceri, oferindu-ti instrumentele de care ai nevoie pentru a masura continuu inovatia proceselor, produselor si serviciilor cu mult inainte ca acestea sa ajunga la KPI-urile de baza. Masurarea KPI-urilor potrivite poate asigura ca afacerea ta sa accepte agilitatea ca mai mult decat un simplu concept prin incorporarea capacitatii de adaptare la structura organizatiei tale. Utilizarea KPI-urilor potrivite te vor ajuta sa fii concentrat asupra conducerii afacerii si a oferi rezultate optime clientilor tai. Acest lucru este posibil numai daca ai instrumentele pentru a urmari datele din intreaga companie si daca masori indicatorii KPI potriviti.

Pentru ca obiectivele de afaceri sa devina realitate, ai nevoie de solutii de afaceri care sa tina pasul cu o lume in continua schimbare. De aceea, IMM-urile de succes s-au mutat in cloud cu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Acum, mai mult ca oricand, IMM-urile trebuie sa adopte digitalizarea, deoarece „afacerea asa cum o cunoastem” s-a schimbat. Asteptarile s-au schimbat. Experienta clientului s-a schimbat. Chiar si locul in care lucram si modul in care lucram se schimba chiar in fata ochilor nostri. Cu toate acestea, atat de multe companii raman limitate de sisteme care nu permit schimbarea. Microsoft Dynamics 365 ajuta IMM-urile sa beneficieze de date conectate si business intelligence, in cloud. Microsoft a reunit productivitatea Microsoft Office 365, conectivitatea datelor si business intelligence specific Microsoft Power Platform, securitatea, amploarea si prezenta geografica a Microsoft Azure. Dynamics 365 Business Central unifica aceste active intr-o singura aplicatie care conecteaza managementul afacerilor dintre financiar, vanzari, servicii, lant de aprovizionare, distributie si productie. Obtii acces, astfel, la valorile de performanta care te ajuta sa te adaptezi mai repede, sa lucrezi mai inteligent si sa realizezi performante mai bune.

Daca esti pregatit sa faci un pas catre agilitatea afacerii, noi suntem aici pentru a fi alaturi de tine. Contacteaza-ne!