Schritt für Schritt zum digitalen Baukonzern

Die Gesellschaften, die aktuell umgestellt werden, nutzen statt dem Konzernsystem die ERP-Lösung SUN 4 von Infor oder in seltenen Fällen auch Microsoft Excel-Tabellen und individuelle Lösungen. “SUN 4 hat im Berichtswesen klare Vorteile, aber technologisch ist das System auf dem Stand der Nullerjahre. Uns war früh klar, dass ein Wechsel unvermeidbar ist, doch im Konzern dauern Entscheidungen manchmal etwas länger”, erinnert sich Siegfried Napowanez. Als “Coordinator Microsoft Dynamics / SUN” ist er mit seinem Shared Service Center für alle Prozesse zuständig, die von außen an die AS/400, dem ERP-System des Konzerns, herangetragen werden. Sein Team kümmert sich neben IT-Themen auch darum, dass die Vorgaben der Konzernrechnungslegung umgesetzt werden.

Im Fokus der Ausschreibung stand daher vor allem die Integration der neuen ERP-Lösung in die AS/400. Hier galt es, strikte Vorgaben einzuhalten, um zum Beispiel Datenübernahme und Konzernkonsolidierung zu gewährleisten. Ebenso wichtig: Die neue Lösung sollte in der Cloud laufen, damit das kleine Team um Siegfried Napowanez mehr Freiraum für den internationalen Rollout und später für strategische Aufgaben gewinnt. Das Rennen machte schließlich Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, kurz Dynamics 365 FSCM. “Entscheidend war für uns, dass wir unsere internationalen Gesellschaften als Mandanten in einem System führen können. Das vereinfacht die Administration und passt optimal zu unserer Konzernstruktur”, betont Sina Flügel, Fachgruppenleiterin Inhouse Consulting für Dynamics 365 FSCM. Der Zuschlag für die Systemeinführung ging an die COSMO CONSULT-Gruppe. “Zudem haben uns das tiefe Verständnis der Berater für das ERP-System und die Kenntnis des gesamten Funktionsumfangs überzeugt. Wir kannten die Konzernanforderungen, COSMO CONSULT die Software. Eine gute Kombination, um das Projekt erfolgreich umzusetzen”, erklärt Siegfried Napowanez. Dass man COSMO CONSULT bereits aus den Digitalisierungsprojekten zum Facility Management und der mobilen Geräteverwaltung kannte, erleichterte die Entscheidung.

Zum Start baute das Projektteam eine Testumgebung auf, entwickelte zentrale Prozesse der Konzernrechnungslegung und schulte die Key User aus den Bereichen Einkauf und Finanzen. Im zweiten Schritt setzte das Projektteam dann die neuen Abläufe und Strukturen um. Eine Herausforderung bestand darin, dass Rechnungen und Daten aus Dynamics 365 FSCM exakt den Anforderungen der Konzernsysteme auf der AS/400 entsprechen mussten. “90 Prozent der Vorgaben konnten wir über Finanzdimensionen und Parameter konfigurieren. Nur bei den restlichen zehn Prozent mussten wir in die Programmlogik eingreifen”, unterstreicht Siegfried Napowanez. Präzisionsarbeit war auch im Bereich des Anlagevermögens gefragt: Diese Informationen werden in vielen weiteren Systemen verarbeitet, sodass teils kleinteilige Anforderungen umzusetzen waren. “Allein aus der Baugeräteliste kommen unzählige Daten, die jedes Gerät klassifizieren und die Abschreibungen definieren”, erklärt Sina Flügel. Der neue Prozess ist durchgängig digital: Neue Geräte werden zunächst als Bestellanforderung in Dynamics 365 FSCM angelegt und an das Konzernsystem übermittelt. Nach Freigabe geht der Vorgang mit einer Inventarnummer versehen zurück an den Einkauf. Der Anschaffung steht dann nichts mehr im Wege. Der gesamte Vorgang kommt dabei ohne Unterschriften aus und bleibt in jeder Phase nachvollziehbar. Die heute weltweit einheitlichen Strukturen basieren auf den jeweils besten Prozessen der einzelnen Länder. “Das heißt aber nicht, dass wir alles zentral vorgeben. Wenn Änderungen Sinn machen, dann setzen wir sie auch um. Aber nicht für eine Gesellschaft, sondern für alle”, unterstreicht Sina Flügel.

Den internationalen Rollout startete das Projektteam zunächst mit kleineren europäischen Gesellschaften. Mit diesen Erfahrungen ging es dann an die “dicken Brocken” mit dreistelligen Millionenumsätzen. Aktuell warten derzeit noch mehr als ^50  Gesellschaften auf die neue Unternehmenslösung. Da STRABAG weiter wächst, kommen zudem ständig neue Funktionen und Prozesse hinzu. So hat sich das Shared Service Center zum Service Hub für die internationalen Gesellschaften entwickelt.  Die Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT bewertet Siegfried Napowanez durchwegs positiv: “Das Team hat sich sehr schnell in unsere Strukturen und Prozesse eingearbeitet. Und durch das agile Vorgehen kam das Projekt zügig voran. Wir haben rasch eine gute Basis gefunden und die Bereitschaft, Fachwissen zu teilen, war von Anfang an hoch. Bei einem so großen Projekt waren wir auch mal unterschiedlicher Meinung, haben aber gemeinsam immer Lösungen gefunden.” Die Kommunikationswege seien kurz und oft bekomme man auch nach Feierabend noch Lösungen zu dringenden Herausforderungen, ergänzt er.

Derzeit arbeiten über 500 Mitarbeiter*innen in zehn verschiedenen Ländern mit Dynamics 365 FSCM. Mit dem neuen System konnte STRABAG ihre Einkaufs- und Finanzprozesse digitalisieren und profitiert seitdem von effizienten, sicheren Geschäftsprozessen. “Buchhaltung und Einkauf sind nun in einem System integriert. Dadurch sind keine Lagerabgrenzungen mehr notwendig. Wie beim digitalen Bestellprozess sparen wir dadurch viel Zeit”, unterstreicht Sina Flügel. Auch bei der Datenübermittlung an den Konzern ist man einen großen Schritt vorangekommen. “Früher haben wir die Zahlen monatlich aktualisiert, heute sehen wir live, wo wir stehen”, erklärt Siegfried Napowanez. Die Prozesseffizienz verschafft STRABAG mehr Spielraum für künftiges Wachstum. Neue Gesellschaften können künftig ohne zusätzlichen Personalaufwand in das Konzernrechnungswesen eingegliedert werden. Gleichzeitig sind kritische Geschäftsprozesse durch die nahtlose Digitalisierung in der Microsoft-Cloud deutlich besser geschützt.

Die Resonanz der Mitarbeiter*innen in den bereits umgestellten Gesellschaften ist positiv. Dies gilt besonders dort, wo sie von schlanken Prozessen und schnell verfügbaren Informationen profitieren. Andererseits gibt es auch Arbeitsplätze, an denen heute mehr Daten erfasst werden als bisher. “Der Sprung auf das neue System ist groß – und wir haben Prozesse und Arbeitsweisen an vielen Stellen modernisiert und verbessert. Fast alles läuft jetzt digital. Das ist schneller aber manchmal auch weniger flexibel als früher. Auch daran muss man sich erst einmal gewöhnen”, betont Sina Flügel. Weil sich jedoch die Vorteile schnell herumsprechen, wollen immer mehr Mitarbeiter*innen das neue ERP-System nutzen. “In Kanada arbeiten statt der geplanten 50 inzwischen 80 Nutzer mit dem System, weil sie Informationen und Auswertungen lieber selbst abrufen als Kollegen danach zu fragen”, ergänzt sie. 

Bei STRABAG will man den gewonnenen Spielraum nutzen, um Abläufe weiter zu optimieren und die digitale Prozesslandschaft auszubauen. Das betrifft zum Beispiel Bereiche wie Projektmanagement, Zeiterfassung oder Logistik. “Bei jeder Erweiterung ist die nahtlose Integration zur AS/400 gesetzt”, stellt Siegfried Napowanez klar. Gespannt ist er auf die Integration der Analytics Plattform in die Dynamics Cloud. Dank Microsoft Power BI bekommt der Baukonzern damit mehr Spielraum für Analysen: “Im Standard passen viele Berichte nicht zu unseren Anforderungen und Änderungen sind relativ aufwendig. Mit Power BI können wir unsere Berichte künftig viel einfacher selbst gestalten.” Bis es so weit ist, setzt sein Team erst einmal alles daran, den internationalen Rollout weiter voranzutreiben.