Durchgängige Prozesse mit zukunftssicherem ERP-System

Die AVI stand vor der Grundsatzentscheidung, ob ein neues Gesamt-ERP System eingeführt werden soll. Die IT-Landschaft war heterogen und das erforderte viel manuelle Datenerfassung. Mit der alten ERP-Lösung war es nicht mehr möglich, weitere Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Ein neues ERP-System sollte sowohl die Serienproduktion als auch kundenspezifische Fertigungen mit allen vor- und nachgelagerten Bereichen komplett abdecken können.

Nach ausführlicher Evaluierung verschiedenster ERP Anbieter und Implementierungspartner, fiel die Entscheidung für COSMO CONSULT. Mit Microsoft Dynamics NAV (jetzt Business Central) bietet COSMO CONSULT zusammen mit der Branchenlösung Advanced Manufacturing Pack eine ERP Lösung, mit der die gesamte Wertschöpfungskette des Unternehmens im Blick behalten und gesteuert werden kann. cc|amp gewährleistet jederzeit ein konsistentes und transparentes Management der Unternehmensdaten. Garanten hierfür sind branchenspezifische Funktionalitäten wie z. B. eine frühzeitige und mitlaufende Kalkulation oder die Produktkonfiguration über die dynamischen Stücklisten. So können auch kurzfristig wichtige Unternehmensziele wie Transparenz und Stabilität von Prozessen, die Optimierung der Ergebnisse und der Produktionsplanung sowie eine Reduzierung der Durchlaufzeiten realisiert werden.

Das Angebot überzeugte als Gesamtpaket, besonders positiv bewertet wurden aufgrund der Branchenkenntnisse die Bereiche FIBU und Produktion, das Konzept und die räumliche Nähe, sowie die Möglichkeit, dass Key User auch ohne Hilfe der IT sehr viele Dinge selbst einstellen können.

Zu Projektstart mit COSMO CONSULT wurden Key Anwender aus den einzelnen Bereichen definiert. Die Zielvorgabe erklärt Sandra Zirngast: „Unser Key User bringen jahrelange Erfahrung im Unternehmen mit und waren von Beginn an sehr interessiert, die Prozesse und Abläufe zu optimieren. Wir wollten nicht an unserem alten System festhalten und diese alten Abläufe unbedingt eins zu eins wieder abbilden. Unsere interne Vorgabe für die Umsetzung des Projektes war, so nahe wie nur irgendwie möglich am Standard von NAV zu bleiben.“

Die frühe Einbindung der Anwender ist aus Sicht von AVI der Grundstein für die erfolgreiche Implementierung der neuen Lösung. Dazu Alfred Ernst, Projektleiter-Stellvertreter und Key User Arbeitsvorbereitung: „Die COSMO Mitarbeiter waren konstruktiv und kennen unsere Branchenanforderungen. Sie sind auf jedes Problem und jede Anregung der Key User eingegangen und haben lösungsorientierte Vorschläge eingebracht.“

Die Anforderung an das neue ERP System war, dass das System alle Ansprüche die aktuell und auch zukünftig an das Unternehmen gestellt werden abbilden kann, erklärt Zirngast: „Im Zuge der Einführung wurde die Arbeitsweise bei der Auftragserfassung eines unsere technisch anspruchsvollsten Produkte, dem AVI-Thermokorb, geändert. Hier werden nun die Produktkomponenten, bereits bei der Angebotserstellung im System, in einem Konfigurator gemäß der Kundenvorgaben erfasst und in der Auftragserfassung detailspezifiziert.“ Dieser Konfigurator besteht aus zwei wesentlichen Komponenten: Mit „Checklisten“ wird vom Anwender ein Auftrag spezifiziert; dieser wird dann in „Dynamische Masterstücklisten“ übernommen, wo mit Hilfe von Formeln und Regeln Berechnungen wie Mengen, Rüst- und Bearbeitungszeiten durchgeführt werden. So wird nun der Ablauf IT-seitig optimiert und Veränderungen können auch zukünftig im System problemlos dargestellt werden.

Die Migration auf ein neues ERP-System ermöglicht jetzt die Optimierung der Geschäftsprozesse unter Verwendung moderner Technologien. So verschafft sich die AVI einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Allgemein ist über alle Abteilungen hinweg der Informationsfluss verbessert worden. Beginnend beim Kontaktmanagement über Verkaufschancen, Angebote und Aufträge bis hin zur Lieferung und Verrechnung einschließlich Produktion und Logistik - alle Prozesse werden in einem System abgebildet und durchgängige Prozesse erleichtern einfach die tägliche Arbeit und das bei maximaler Transparenz.

In der Finanzbuchhaltung wurde das Programm optimal auf die Anforderungen angepasst. „Das System ist modern, transparent und ermöglicht immer aktuellen Gesamtüberblick über alle Geschäftsbereiche unseres Unternehmens“, so Karin Kamper, Key User Finanzbuchhaltung. Die Mitarbeiter ersparen sich jetzt viel Zeit, da die Mehrfacheingaben in verschiedene Programme wegfallen, so wurden auch die Übertragungsfehler ausgeschlossen.

In der Einkaufsabteilung schätzt man die rascheren Prozesse, berichtet Nicole Steiner, Key User Einkauf: „Sehr kompetente Berater, die für uns spezifischen Lösungen realisiert haben. NAV ermöglicht uns im Einkauf nun eine einfachere und damit auch schnellere Abwicklung des Tagesgeschäftes als im Altsystem.“

Mit der Systemumstellung sind in der Abteilung Versand die LKW–Bestellungen einfacher und übersichtlicher geworden. Bernhard Pflanzl, Key User Versand, beschreibt die neuen Abläufe: „Die Verladescheine bzw. Warenausgangscheine sind seit der farblichen Produktgruppenunterscheidung sehr übersichtlich geworden. Als besonders positiv wird sich das Erhöhen, bzw. das Kürzen der zu liefernden Mengen direkt im Warenausgang erweisen.“

AVI hat mit der Einführung einer modernen ERP Lösung die Basis für nächste Schritte auf dem Weg in die digitale Zukunft und für weiteres Wachstum geschaffen. Angedacht ist beispielsweise eine vorausschauende Ressourceneinsatzplanung in der Produktion mittels künstlicher Intelligenz.