Mit Business Intelligence mehr über das eigene Unternehmen erfahren

Quarzglas ist nicht nur besonders rein, sondern besitzt auch eine hohe Lichtdurchlässigkeit, um heißen Temperaturen oder starken Temperaturwechseln zu widerstehen. Solche Eigenschaften sind etwa bei der Produktion moderner Hochleistungslampen und in der Chipfertigung gefragt. Mit dem Plasmaschmelzverfahren gelang es in Ilmenau erstmals, hochreine Hohlzylinder aus Quarzglas mit ausgezeichneter Material- und Energieeffizienz herzustellen – weltweit ein Novum. Nach der Wende legte 1992 ein Management-Buy-out die Basis für die wirtschaftliche Verwertung dieser Technologie. 1996 baute die QSIL das erste Produktionswerk. Die Nachfrage stieg zwar stetig, doch richtig Schwung kam in die Sache, als man entdeckte, dass Quarzglas auch für den Einsatz in der Halbleiterindustrie bestens geeignet ist. „Der temperaturresistente, reine Werkstoff ist ein idealer Träger für die Siliziumwafer, die in ätzenden Umgebungen, mit Leiterbahnen versehen werden“, erklärt Martin Weber-Liel, Geschäftsführer der QSIL Ceramics GmbH. Die letzten Jahre nutzte die QSIL-Gruppe aber auch, um das Geschäft zu diversifizieren und auf mehrere Säulen zu verteilen: So übernahm man vom niederländischen Elektronikkonzern Philips ein Quarzglaswerk im niederländischen Winschoten. Zudem stießen zwei Werke für Hochleistungskeramik an den Standorten Auma und Frankenblick in Thüringen zur Unternehmensgruppe. Industriekeramik wird beispielsweise von Computertomografen- und Pumpenherstellern aber auch für Satelliten oder in der Gießereiindustrie benötigt. An fünf Standorten beschäftigt die Unternehmensgruppe aktuell rund 750 Mitarbeiter.

Softwareseitig setzt QSIL seit vielen Jahren auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Hier konnte das Unternehmen so viel eigenes Know-how aufbauen, dass man zwei der neuen Tochtergesellschaften ausgehend von SAP in nur zwei Monaten selbst umstellen konnte – inklusive aller erforderlichen Anpassungen. So sehr die Flexibilität der Unternehmenssoftware im operativen Geschäft geschätzt wurde, war man sich der Limits beim Reporting nur allzu bewusst. „Früher haben wir uns mit Excel-Tabellen beholfen. Das war zwar arbeitsintensiv und die Zahlen standen nicht immer gleich zur Verfügung, aber wir kamen damit zurecht. Mit dem Unternehmenswachstum sind jedoch die Anforderungen stark gestiegen. Das gilt insbesondere für den Finanzbereich“, unterstreicht Weber-Liel. Geschäftsdaten sollten künftig nicht nur schneller bereitstehen, sondern auch konzernweit zentralisiert, einheitlich strukturiert und selbst am Frühstückstisch abrufbar sein. Hinzu kamen neue Wünsche wie etwa konsolidierte Gruppenübersichten und mandanten-übergreifende Auswertungen. Mit den vorhandenen Werkzeugen ließ sich das kaum umsetzen. Bei der Suche nach einer passenden Lösung, vertraute Weber-Liel auf das Naheliegende: „Neben Dynamics NAV setzen wir mit Microsoft 365 eine weitere Microsoft-Plattform ein. Microsoft Power BI ließ sich optimal in das vorhandene Systemumfeld einbinden und überzeugte mit Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.“ Er begann zunächst damit, mit Microsoft Power BI Vertriebsdashboards für den Eigenbedarf am Standort Auma aufzubauen – und die Dinge nahmen ihren Lauf: Vor allem Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen Produktion und Finanzen waren von den übersichtlichen Auswertungen begeistert. „Speziell bei den Finanzen erwies es sich jedoch als aufwendig, einen passenden Cube zu entwickeln, der perfekt konsolidiert und den gesamten Bedarf an Berichten abdeckt“, betont Weber-Liel. Mit der Power BI-App COSMO BI Dynamics Finance fand die QSIL-Gruppe hierfür die passende Lösung. Gleichzeitig konnte man auf diese Weise auch Microsoft Power BI enger mit Microsoft Dynamics NAV vernetzen.

Bei der Einführung folgte QSIL der bewährten Strategie aus früheren IT-Projekten: Rasch eigenes Know-how aufbauen und einen großen Teil der Projektaufgaben selbst erledigen. Mit Unterstützung des langjährigen Softwarepartners COSMO CONSULT gelang es, die Power BI-App für die Finanzen in nur zwei Tagen in Betrieb zu nehmen, obwohl die Einführung pandemiebedingt per Videokonferenz via Microsoft Teams über die Bühne lief. Auch der Roll-out an den verschiedenen Standorten konnte in dieser kurzen Zeit abgeschlossen werden. „Wir haben das Projekt größtenteils in Eigenregie umgesetzt und die Beratungszeit vor allem für den Wissenstransfer genutzt. COSMO CONSULT hat sich auf unseren Stil und unsere speziellen Anforderungen eingelassen, alle Fragen geduldig geklärt und uns bestens unterstützt.“, blickt Weber-Liel zurück. Die zentrale Datenbank für Microsoft Power BI und COSMO BI Dynamics Finance befindet sich heute im Ilmenauer Rechenzentrum. Direkte Anbindungen bestehen zu Microsoft Dynamics NAV, einem Haustechnikserver, der aktuelle Leistungskennzahlen liefert und zu diversen Excel-Tabellen, die benötigt werden, um aktuelle Zahlen mit historischen Daten zu vergleichen. Derzeit greifen 35 Mitarbeiter auf die Geschäftszahlen von sechs Mandanten zu – überwiegend über Microsoft Teams und mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones.

Deutlich schwieriger als die technische Implementierung war es für Martin Weber-Liel, die Kolleginnen und Kollegen zu überzeugen: „Bei uns gab es viele erfahrene Excel-User, die ihre bekannte Arbeitsumgebung nur ungern verließen. Erfolgsentscheidend war, dass wir die Chancen der neuen Technologie selbst vorgelebt und damit nachvollziehbar gemacht haben. Alles andere wäre nicht überzeugend gewesen. In unserem Fall kam hinzu, dass Microsoft Power BI mit dem vorhandenen Systemumfeld perfekt vernetzt ist. Weil relevante Zahlen dadurch per Knopfdruck zur Verfügung stehen, war der persönliche Nutzwert klar erkennbar.“ So werden beispielsweise einmal erstellte Dashboards und Berichte automatisch aktualisiert. Diese kann man dann bequem in Microsoft Excel exportieren, um in gewohnter Umgebung weiterzuarbeiten. Zusätzliche helfen Komfortfunktionen wie Filter, bestimmte Daten aus komplexen Beständen zu extrahieren.

Heute nutzt die QSIL-Gruppe Microsoft Power BI mit der Power BI-App COSMO BI Dynamics Finance vor allem in den Bereichen Finanzen, Vertrieb und Produktion. Zu den wichtigsten Auswertungen gehören Berichte zu Umsätzen, Liquidität, Auslastung, Produktivität sowie Kennzahlen wie EBITDA – also der Gewinn vor Steuern, Zinsen und Abschreibungen – oder Investitionsausgaben. Die Zahlen werden sowohl global als auch in Bezug auf einzelne Länder, Standorte oder Geschäftsfelder ermittelt. Ebenso wichtig sind Liquiditätsberichte, die man dafür nutzt, die Bankbestände zwischen den einzelnen Standorten abzugleichen. So lässt sich etwa verhindern, dass ein Konto ins Minus rutscht, während auf einem anderen das Guthaben in die Höhe wächst. „Viele Berichte wie die Tops & Flops werden rückblickend periodisch abgerufen. Andere helfen, bei bestimmten Fragestellungen die richtigen Entscheidungen zu treffen“, erläutert Weber-Liel. Zwar werde Microsoft Power BI noch nicht von jedem Mitarbeitenden intensiv eingesetzt, dennoch sei die Akzeptanz hoch. „Steht ein Dashboard kurzfristig nicht zur Verfügung, können wir die Minuten bis zum ersten Telefonanruf zählen. Das zeigt, wie sehr Power BI in der gesamten Gruppe genutzt und geschätzt wird“, ergänzt er. Die deutlich verbesserte Datenqualität führt dazu, dass mehr relevante Informationen zur Verfügung stehen, um den Fokus auf wirklich wichtige Dinge zu lenken. „Wenn sich Kundenbeziehungen negativ entwickeln, fällt uns das viel früher auf. Wir können die Ursachen herausfinden und schneller reagieren. So lässt sich mit Reporting Geld verdienen,“ erklärt Weber-Liel.

Trotz des gelungenen Starts sieht er noch Luft nach oben: „Die Akzeptanz steigt zwar, doch zur Wahrheit gehört auch, dass noch nicht jeder Mitarbeitende die Möglichkeiten voll ausschöpft.“ Was die Digitalisierung betrifft, habe Business Intelligence zwar das Papiervolumen im Unternehmen deutlich reduziert, aber bis auf null sei man trotz des Einsatzes mobiler Endgeräte nicht gekommen. Weitere Fortschritte verspricht sich Weber-Liel von eigenen Apps, die man künftig mit Microsoft Power Platform entwickeln will. Um auf diese Weise vorhandene Lücken in digitalen Prozessen zu schließen, arbeiten IT und Fachabteilungen eng zusammen: „Power Apps zu erstellen, ist sehr einfach. Deshalb gehen wir bei diesen Projekten konstruktiv und pragmatisch vor – ohne aufwendige Konzepte oder Anforderungsprofile.“ Erst kürzlich ist so ein Ticketsystem für die Instandhaltung entstanden, mit dem sich Serviceanforderungen inklusive Bilder erfassen lassen. Die offenen Aufgaben werden dann je nach Fachgebiet automatisch verteilt.

Für Martin Weber-Liel liegt die Zukunft des Reportings in der Kombination mit Künstlicher Intelligenz (KI). „Damit könnten wir strukturierte Daten mit unerwarteten Parametern aus den unterschiedlichsten Welten korrelieren. Interessant sind etwa Vergleiche zwischen Stromverbrauch und Produktionsleistung über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Auch in der Absatzplanung würde KI neue Spielräume öffnen“, ergänzt er. Vorerst sind das jedoch nur Gedankenspiele, denn angesichts des aktuellen Wachstums von mehr als 25 % im Vergleich zum Vorjahr, stehen derzeit eher operative Fragen wie Auslastung oder Produktivität im Fokus.