Das ERP-System zu modernisieren, zahlt sich aus

Der Großhandelsbetrieb setzt das ERP-System seit dem Jahrtausendwechsel ein, seit 2006 in enger Zusammenarbeit mit der Cosmo Consult-Gruppe, Europas führendem Microsoft Dynamics-Partner. Aktuell sind an den beiden Standorten in Blankenfelde-Mahlow und Osnabrück fast 30 Arbeitsplätze angeschlossen. „Wir haben damals einen Sparringpartner auf Augenhöhe gesucht, um neue Ideen und Anforderungen umzusetzen, die etwa die DATEV-Schnittstelle oder den Zahlungsverkehr betrafen. Über eine Ausschreibung sind wir auf Cosmo Consult gestoßen – und entwickeln Dynamics 365 seitdem gemeinsam weiter“, blickt Firmenchef Schneider zurück. Erst kürzlich migrierte der Großhandel auf die aktuelle Programmversion. „Zum einen mussten wir uns an gesetzliche Änderungen anpassen, zum anderen wollten wir bei der Gelegenheit die gesamte IT-Infrastruktur auf Vordermann bringen“, erklärt Schneider. Da Dynamics 365 ständig weiterentwickelt wird, konnte man mit dem Wechsel den Individualanteil reduzieren und sich stärker an den Programmstandard anlehnen, um künftige Updates zu vereinfachen.

Ein Schwerpunkt des Projekts lag auf der Systemintegration. Mit der Integrationslösung cc|data integration suite gelang es dem Projektteam, die Unternehmenssoftware mit dem OXID-Webshop zu verknüpfen. Mittlerweile umfasst das Online-Sortiment 7.000 Artikel – Tendenz steigend. Beide Systeme tauschen Daten bidirektional aus. So landen eingehende Aufträge direkt im Posteingang von Dynamics 365. Viel mehr als ein prüfender Blick des Vertriebs ist dann nicht erforderlich, um den Auftrag zu bearbeiten. Rechnung und Versanddokumente erstellt das ERP-System aus den übermittelten Daten selbst. In umgekehrter Richtung erscheinen Bestandsänderungen, neue und geänderte Artikel oder Textbausteine unmittelbar im Webshop. Wer online bestellt, profitiert also von den gleichen Preisstaffeln und Mengenrabatten.

Weitere Verbesserungen betrafen die Logistik. Heute bekommen die Mitarbeiter angezeigt, welche Aufträge zu bearbeiten sind. Labeldrucker und Handscanner, sorgen für Effizienz bei Kommissionierung und Versandabwicklung. Der Paternoster wird beispielsweise mit einem auf der Komissionierliste gedruckten Barcode gesteuert: Er fährt genau zu dem Kasten, in dem sich das benötigte Kleinteil befindet. „Man muss nur noch reingreifen“, betont Schneider. Kontrollen stellen am Ende sicher, dass der Inhalt des Pakets mit der Bestellung übereinstimmt. Fertig gepackte Sendungen meldet die Software elektronisch über das Zusatzmodul Comsol MultiShip dem jeweiligen Versanddienstleister. Ein anderer Pluspunkt ist das verbesserte Zusammenspiel mit Microsoft Office: Heute genügt ein Knopfdruck, um kaufmännische Dokumente aus Dynamics 365 via Microsoft Outlook per E-Mail zu versenden.

Der Wechsel auf die aktuelle Programmversion gelang im geplanten Zeitrahmen. Gleichzeitig blieb das Projektteam unter den budgetierten Kosten. Heute profitiert die Schneider GmbH in zentralen Bereichen von deutlich schnelleren Prozessen. „Wir sind in den letzten sieben Jahren um 15 Prozent gewachsen – mit der gleichen Mitarbeiterzahl. Die laufenden Produktivitätssteigerungen haben wir Dynamics 365 und Cosmo Consult zu verdanken“, stellt der Geschäftsführer klar. Entscheidend ist für ihn jedoch ein anderer Punkt: Die Flexibilität und die technische Offenheit der Unternehmenssoftware. „Wir arbeiten mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen. Unsere Zielgruppen sind sowohl Händler als auch Endkunden. Mit Dynamics 365 bilden wir beide Fälle in einem System ab“, ergänzt er.

Den erweiterten technischen Spielraum nutzt das Unternehmen für den gezielten Systemausbau. So sollen beispielsweise Versandkartons künftig individuell für jede Warensendung gefertigt werden. Hierzu wird der in den Artikeldaten hinterlegte Platzbedarf addiert und auf optimale Kartongrößen umgerechnet. „Auf diese Weise können wir direkt in den Karton komissionieren. Der Zwischenschritt am Versandplatz entfällt“, erklärt Olaf Schneider. Im Moment führt die Schneider GmbH Bestellvorschläge ein, die auf Basis dynamischer durchschnittlicher Warenverbräuche ermittelt werden. Dynamics 365 sammelt hierzu bereits fleißig Daten, um die Mitarbeiter im späteren Live-Betrieb mit präzisen Vorschlägen zu versorgen. Bereits lizenziert, aber noch nicht im Einsatz, ist die Software COSMO workflow, mit der sich Arbeitsabläufe in Dynamics 365 weitreichend automatisieren lassen.