Wie man ERP-Systeme online einführt

Bislang arbeitete der Futtermittelhersteller mit einer Software von Infor (Baan). Die stammte noch aus einer Zeit, als das Unternehmen ausschließlich mit Produkten handelte und keine eigene Fertigung besaß. „Um schnell zu starten, haben wir darauf verzichtet, die IT-Infrastruktur anzupassen und Arbeitsabläufe stattdessen außerhalb der Warenwirtschaft umgesetzt. Doch was als Provisorium geplant war, hielt dann länger als gedacht. Dadurch fehlte uns die prozessübergreifende Datentransparenz über alle Unternehmensbereiche hinweg“, erinnert sich Bauschinger. Weil die vielen Microsoft Excel-Tabellen kaum oder gar nicht mit der Warenwirtschaft verknüpft waren, musste ein großer Teil der Daten manuell übertragen werden. Das kostete nicht nur Zeit, sondern war auch fehleranfällig.  

Damit sich die Mitarbeiter stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, das Unternehmen noch näher an die Kunden rückt und Effizienz wie Exzellenz weiter steigen, entschloss sich der Futtermittelspezialist zu einem Softwarewechsel. „Wir suchten nach einer Lösung mit langfristiger Perspektive. Einem System, mit dem wir unsere Prozesse optimieren und mit dem wir für die Herausforderungen der Zukunft – etwa mit Blick auf Industrie 4.0 – besser aufgestellt sind“, betont die Projektleiterin. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollten künftig alle Prozesse unter der neuen Unternehmenssoftware laufen. Ebenfalls ganz oben auf der Wunschliste rangierten die bidirektionale Vernetzung des Manufacturing Execution Systems (MES)-Produktionsleitsystems und die Rezepturverwaltung, die in der Produktion die Mischanlage steuert. „Vom neuen ERP-System erhofften wir uns schnellere Prozesse und einen transparenten Blick auf alle logistischen Daten und Termine. Hierfür galt es, die betriebliche Wertschöpfung über alle Unternehmensbereiche hinweg lückenlos abzubilden“, erklärt Bauschinger. Mindestens ebenso wichtig war die Internationalität: Infrage kamen nur Softwareanbieter, die global aktiv und in den wichtigen Ballungszentren der Welt präsent sind. Das neue ERP-System sollte in unterschiedlichen Landesversionen erhältlich sein, international supportet werden und zukunftssicher sein. Entscheidend waren dabei Faktoren wie Ergonomie, Skalierbarkeit und ein offener Technologieansatz, den man auch in einigen Jahren noch weiterentwickeln kann.  

Um potenzielle Kandidaten zu bewerten, erstellte das Unternehmen zunächst ein grobes Pflichtenheft. In dem mehrstufigen Auswahlprozess setzte sich dann Microsoft Dynamics 365 Business Central gegen Lösungen von SAP und Infor durch. „Wir sind mit allen Kandidaten durch gemeinsame Workshops gegangen. Am Ende entschieden unsere Key User einstimmig. Die Präsentation von COSMO CONSULT überzeugte uns und wir waren sicher, den richtigen Partner gefunden zu haben“, blickt Bauschinger zurück. Neben der Erfahrung mit Transformationsprozessen waren dabei vor allem die Branchen- und Fachkenntnisse des Digitalisierungsspezialisten ausschlaggebend. So ergänzte man etwa den Standard des ERP-Systems um die Branchenlösung COSMO Prozessfertigung.

Das bewährte Key-User-Konzept behielt Dr. Eckel auch bei der Implementierung der neuen Unternehmenssoftware bei. Damit war gewährleistet, dass alltägliche Anforderungen mehr Beachtung finden und Key User ihr Fachwissen in das Projekt einbringen. Auch gelang es so, Entscheidungen über Prozessanpassungen und die damit verbundenen Investitionen auf eine breite Basis zu stellen. Zeitweilig arbeiteten sechs Unternehmen mit insgesamt 40 Mitarbeitern daran, die Prozesse der vielen Insellösungen in die neue Unternehmenssoftware zu überführen. Zusätzlich begleitete die Unternehmensberatung Brain4Data das Projekt auf strategischer Ebene, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und abzufangen.  

Umgesetzt wurde das Vorhaben zunächst nach dem Wasserfallmodell. Dabei wird das Projekt in mehrere Teilphasen mit klar definierten Start- und Endpunkten und zuvor festgelegten Ergebnissen gegliedert. Jede dieser Phasen wird nur einmal abgearbeitet, wobei das Resultat Ausgangspunkt der nächsten Phase ist. Später erfolgte der Wechsel auf einen hybriden, iterativen Ansatz. Während des gesamten Projekts orientierte sich das Team strikt am Standard des ERP-Systems. Gemeinsame Testläufe mit allen Key Usern sicherten die einzelnen Projektphasen ab. „Auf diese Weise gelang es uns, Fehler schnell zu entdecken und zu beseitigen. Gleichzeitig wuchs das Verständnis für die Aufgaben der Kollegen und den Gesamtprozess. Davon haben wir alle profitiert“, erklärt Bauschinger.

Als wäre ein solches ERP-Projekt nicht schon aufwendig genug, veränderten sich kurz vor dem Echtstart auch noch die Rahmenbedingungen. Die im Zuge der Corona-Pandemie erlassenen Kontakt- und Reisebeschränkungen gefährdeten die Planung für den 14 Tage später geplanten Echtstart. Nach kurzer Diskussion entschied das Projektteam, am ursprünglichen Termin festzuhalten und die Umstellung komplett online – ohne Berater vor Ort – durchzuführen. In täglichen Videokonferenzen mit Microsoft Teams konnte jeder Mitarbeiter aktuelle Herausforderungen mit dem Projektteam besprechen. Zusätzlich nutzte man die Chatfunktion des Kollaborationstools, um Änderungsanforderungen für alle transparent umzusetzen. Wie gut das funktionierte, erstaunte die Projektleiterin: „Die Bearbeitungszeiten waren oft sogar kürzer als bei der traditionellen Realisierung vor Ort.“ Dank des großen Engagements aller Beteiligten ging Dr. Eckel trotz widriger Umstände pünktlich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central an den Start. Der Futtermittelhersteller ist damit der erste Betrieb, der gemeinsam mit COSMO CONSULT ein ERP-System ausschließlich digital in Betrieb genommen hat.

Parallel zum neuen ERP-System startete das Unternehmen auch mit dem Produktionsleitsystem iPlus Variobatch. Um beide Systeme miteinander zu vernetzen, entwickelte das Projektteam eine passende Schnittstelle. Weitere Anbindungen bestehen zur Rezepturverwaltung WinFumi, dem Dokumentenmanagement Easy Archive sowie den Spektrometern in der Qualitätssicherung. Mit dem Projektverlauf ist Bauschinger hochzufrieden: „Wir waren absolut pünktlich und konnten – abgesehen von wenigen nachträglichen Anpassungen – voll im Standard arbeiten.“

Aktuell sind am Standort Niederzissen 45 Arbeitsplätze in Verwaltung, Produktion, Lager und Logistik mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgestattet. Davon sieben Außendienstmitarbeiter, die über die mobile App von Anveo unterwegs auf Geschäftsdaten zugreifen. Der wohl größte Pluspunkt sind die zuverlässigen, effizienten und transparenten Prozesse. Erstmals gibt es ein bestandsführendes System, das alle relevanten Daten sammelt und den verschiedenen Unternehmensbereichen zur Verfügung stellt. Heute ist der Futtermittelhersteller in der Lage, mit gezielten Analysen aktuelle Fragen schnell zu beantworten. Ein gutes Beispiel ist die Artikelkarte, mit der die Mitarbeiter Lagerbestände und Planzahlen zu Verkaufs- oder Fertigungsaufträgen immer im Blick behalten. „Wir konnten in allen Bereichen deutlich zulegen. Wir profitieren zum Beispiel von kürzeren Bearbeitungszeiten und einer höheren Auslastung in Folge einer detaillierten Planung. Hinzu kommen nachhaltige Kosteneinsparungen, die am Ende zu einem schnelleren Return on Investment führen“, betont Bauschinger.

Im Moment betreibt das Projektteam noch Feintuning, um zentrale Arbeitsabläufe weiter zu vereinfachen. Im Fokus stehen dabei Prozesse im Einkauf und der Absatzplanung. Zudem sollen Mitarbeiter ihren virtuellen Arbeitsplatz – das Rollencenter – bald selbst gestalten. Anhand von Filtern können sie dann häufig benutzte Ansichten und Auswertungen festlegen, die sich mit wenigen Klicks aufrufen lassen. Das ist vor allem an jenen Arbeitsplätzen praktisch, die oft auf Berichte zu Kreditoren & Debitoren, zu Warenbewegungen oder zum Status von Bestellungen & Aufträgen zugreifen. Bei den Mitarbeitern hinterließ Microsoft Dynamics 365 Business Central auch ohne diese Neuerungen einen positiven Eindruck. „Wir merken jeden Tag, wie wir von den Verbesserungen profitieren. Abgesehen davon macht es einfach Spaß, mit dem System zu arbeiten – und das ist ja auch sehr wichtig“, weiß die Projektleiterin. Angesichts des Projekterfolgs wird bereits über Folgeprojekte nachgedacht. Ganz oben auf dem Wunschzettel stehen dabei Erweiterungen in den Bereichen Personalwesen und Vertrieb.