Alles aus einer Hand, alles unter einem Hut

Für die Firmenleitung war abzusehen, dass man in den kommenden Jahren mit deutlichen Steigerungen bei Umsatz und Mitarbeiterzahl rechnen musste. „Es war klar, dass die bisher eingesetzte, rein kaufmännische Firmensoftware der dynamischen Entwicklung von BOSIG nicht folgen konnte“, so Jens Schulze, Prokurist und Leiter Zentraleinkauf, Vertrieb und Marketing. Es gab keine Stücklisten oder Rezepturen, es konnten nur bedingt Fertigungsaufträge erstellt werden und man hatte keinen Überblick über die Ressourcen. Fazit: Ein neues, zukunftssicheres ERP-System musste eingeführt werden. Um hierfür die Voraussetzungen zu schaffen, dokumentierte man zunächst gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Produktionswirtschaft der Brandenburgischen Technischen Universität (BTU) in Cottbus die Prozesse im Unternehmen. Ergebnis war eine Prozesslandkarte, die erstmals sämtliche Arbeitsabläufe transparent in einer einzigen Übersicht zusammenfasste. Sie war gleichzeitig Grundlage für das Lastenheft der BTU und die Marktsondierung von BOSIG. Projektleiter Jens Schulze verschaffte sich auf der IT-Messe Cebit einen ersten Marktüberblick. Im zweiten Schritt besuchte er Referenzkunden und informierte sich über mögliche Implementierungspartner.

Gesucht war eine ERP-Software für den gehobenen Mittelstand, die mit einem hohen Funktionsumfang die vorhandenen Prozesse abbildet und angrenzende Systeme wie Dokumentenmanagement oder Webshop integriert. Eine breite Marktpräsenz sollte die langfristige Weiterentwicklung gewährleisten. Auch an den Implementierungspartner stellte BOSIG Ansprüche: Regionale Nähe, branchenübergreifende Referenzen, zertifizierte, eigenprogrammierte Branchenmodule sowie ausreichende personelle Ressourcen gehörten dazu. Vor allem war es wichtig, einen Partner zu finden, der alles aus einer Hand bieten konnte. „Das neue System musste Serien-, Auftrags- und Prozessfertigung abbilden. Wir wollten keinesfalls mit mehreren Anbietern arbeiten“, erinnert sich Schulze.

Die richtige Software, nämlich Microsoft Dynamics NAV, und der passende Partner waren rasch gefunden: „COSMO CONSULT war der einzige Anbieter, der alle drei Fertigungsmodule aus einer Hand bieten konnte“, bekräftigt Jens Schulze. Europas führender Microsoft-ERP-Partner konnte mit seinen Berliner und Dresdner Niederlassungen die Anforderungen weitestgehend erfüllen. Schulze ergänzt noch: „Auch die Soft Facts wie persönlicher Eindruck, Zuverlässigkeit und Professionalität überzeugten uns.“

Das Gesamtprojekt mit einer Laufzeit von über einem Jahr wurde in zwei Phasen unterteilt. „In der ersten Phase wollten wir unsere Arbeitsfähigkeit erreichen – also Angebote erstellen, Aufträge verwalten, Lieferscheine erzeugen und Rechnungen schreiben. Wir wollten Stücklisten und Rezepturen im System haben, um Artikel zu kalkulieren und anzubieten“, beschreibt Schulze diesen Projektabschnitt. Hierfür programmierten die Berliner Softwarespezialisten drei Produkt-Konfiguratoren. In ihnen wird zur Auftragserfassung eine Checkliste ausgefüllt, in der Formeln hinterlegt sind, um Materialmengen und -verbräuche zu ermitteln, um automatisch Fertigungsaufträge zu erzeugen und um Säge- und Stücklisten zu generieren. Auch das Thema mobile Datenerfassung in der Lagerverwaltung wurde in der ersten Phase realisiert.

Die eigentliche Herausforderung bestand darin, die verschiedenen, autark arbeitenden Produktionsbereiche so unter einen Hut zu bekommen, dass alle mit den Programmen arbeiten konnten. „Da ging es auch um Kleinigkeiten wie etwa Verständnisfragen. Für die einen waren Warenausgangs- und Lieferdatum gleich, für andere hingegen nicht“, führt Schulze ein Beispiel an. Im Oktober waren dann die ersten Stücklisten und Prototypen der Konfiguratoren im System. Nach einer kurzen Testphase folgte der Echtstart.

Unmittelbar danach startete die zweite Phase, in der die Einführung des Electronic Data Interchange (EDI) und die Erweiterung der mobilen Datenerfassung im Fokus standen. Weitere Themen waren das grafische PPS- sowie das Dokumentenmanagement-System (DMS). Für die Zukunft plant Schulze, die Zentrale stärker mit dem Außendienst zu vernetzen: „Die Kollegen sollen bei Kundenterminen immer auf dem neuesten Stand sein oder Live-Unterstützung erhalten. Auch dafür bietet Cosmo Consult interessante Lösungen, die wir aber noch an unsere Bedürfnisse anpassen wollen.“

Das neue ERP-System erzielte schon nach kurzer Zeit Erfolge. „Selbst mit der Standardversion von Dynamics NAV waren wir dem Altsystem weit überlegen. Wir hatten vorher 15 Jahre nur repariert. Jetzt haben wir eine IT-Basis und einen Partner, auf die wir sicher für die Zukunft aufbauen können“, konstatiert Schulze zufrieden. Die Tatsache, dass Serien-, Auftrags- und Prozessfertigung aus einer Hand kommen, zählt für ihn zu den großen Stärken der Neuimplementierung. Aber auch die branchentypischen Funktionalitäten, die gemeinsam mit Cosmo Consult realisiert wurden, trugen zu den Gewinnen des Projekts bei. „Dynamics NAV liefert uns Berichte, mit deren Analyse wir übers Jahr unsere Einkaufskosten um mehr als zwei Prozent senken konnten“, nennt Jens Schulze abschließend ein Beispiel.