Warum Digitalisierung ein Business Thema und kein IT-Thema ist

IT-Systeme sind in die Jahre gekommen, die Infrastruktur ist veraltet, ein Umzug in die Cloud steht an und generell ist die Systemlandschaft zu komplex und zu teuer im Betrieb und in der Wartung. Fachbereiche und die IT haben eigene Wünsche. Es gibt also viele Gründe, die für eine Digitalisierung sprechen. Als Vertriebsmitarbeiter*in kennt man die Wünsche und Herausforderungen der Unternehmen.

Man macht sich an die Arbeit, dokumentiert Prozesse und Anforderungen, spricht mit dem Management und den Fachbereichen und stellt einen Investitionsantrag bei der Geschäftsführung.

Nach dem Auswahlverfahren mit verschiedenen Anbietern, werden Verträge unterzeichnet und Projektpläne gemacht. In der Umsetzung, speziell in der Designphase, sind punktuell Key-User aus den Fachbereichen dabei, die wertvolle Inputs liefern. Die Zeit steht aber nicht still und so muss neben der Digitalisierung des Unternehmens auch das Tagesgeschäft abgewickelt werden. Die IT hat sich mit den Fachbereichsleiter*innen abgestimmt, sodass diese nicht bei jedem Termin anwesend sein müssen, ihre Wünsche aber trotzdem gehört werden oder zumindest bekannt sind.

Nach erfolgreicher Systemeinführung, in Phase 1, „in time and budget“ gibt es umfangreiche Schulungen. Oft kommt es vor, dass End User zu diesem Zeitpunkt bereits erste Zweifel äußern, ob das neue System wirklich einen Mehrwert bringt. Den Kritiker*innen wird gesagt, sie sollen erst einmal damit arbeiten, dann erkennen sie schnell die Mehrwerte des modernen Cloud Systems. Das System bietet genau das was die Fachbereiche schon immer haben wollten.

Nach wenigen Wochen regt sich jedoch massiver Widerstand. Die User nutzen das System kaum, es gibt viele Beschwerdemails an die IT und die Fachbereichsleiter*innen müssen beruhigen. Man entschließt sich endlich die Einwände und Inputs ernst zu nehmen und beginnt damit, die Wünsche der User*innen zu sammeln. In einer Phase 2 werden diese nun umgesetzt. Ein Button hier, ein Feature dort. Die Änderungen sollten nun alle User zufrieden stellen, es wurden ja sämtliche Wünsche erhört. Das Zusatzbudget für die Änderungen war notwendig, um das Projekt zu retten.

Leider ist dies in den allermeisten Fällen nur Ergebniskosmetik. Es folgen eine Phase 3 und Phase 4 und irgendwann muss man sich eingestehen, dass das Projekt gescheitert ist. Neben extremen Kosten und Ressourcenaufwand sind die Konsequenzen unzufriedene User*innen, verlorene Mitarbeiter*innen, Rückgang des Geschäftserfolgs und im schlimmsten Fall eine existenzbedrohende Situation für das Unternehmen.

Doch was ist schiefgelaufen? Das Projekt war von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Digitalisierung oder Einführung neuer Systeme sind keine IT-Projekte! Die Einbindung des Fachbereichs ist unerlässlich. Digitalisierung ist ein Business Thema, kein IT-Thema. Die IT muss „nur“ den geeigneten Rahmen zur Verfügung stellen und Dinge wie Sicherheit, Datenschutz, Berechtigungen etc. verantworten.

Man stellt fest, dass Handlungsbedarf besteht, da die aktuellen Systeme nicht mehr zeitgemäß sind. Gemeinsam mit dem Top Management und den verantwortlichen Fachbereichsleiter*innen wird ein Vorprojekt zur Digitalisierung definiert und Budget dafür freigegeben.

Hinterfragen Sie Ihre Prozesse und auch Ihre Geschäftsmodelle. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter offen und kreativ sein können. Stellen Sie sich immer die Frage wie Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt stellen können.

Wichtig ist die enge Einbindung Ihrer Mitarbeiter*innen und der künftigen User. Wählen Sie die richtigen Key-User aus. Es ist deren Projekt. Sie müssen von Beginn an eingebunden sein und sich mit dem Projekt identifizieren. Sie müssen Botschafter für das Projekt sein und die Wichtigkeit und Bedeutung in die Abteilungen tragen. Am Ende des Tages ist der Projekterfolg abhängig davon, dass jede Abteilung das Gefühl hat, gehört und berücksichtigt worden zu sein bzw. versteht, warum die Modernisierung der Systeme notwendig ist und welche Mehrwerte sie bringt.

Idealerweise holen Sie sich bereits in dieser Vorphase eines Projekts professionelle Hilfe zum Thema Business Design bzw. Change Management. Jeder hier investierte Euro spart Ihnen später das zwei- bis fünf-fache. Kein Projekt ist teurer als ein gescheitertes Projekt.