ERP-system – En del av en helhetslösning

Ett ERP-system har som funktion att täcka de behov ett företag har. I en och samma plattform samlas finanser, produktion, leverans, försäljning, marknadsföring och rapportering. Traditionellt sett har dessa olika funktioner i ett företag haft sina egna fristående system, men vi rör oss nu allt mer mot att arbeta med en gemensam plattform som Microsoft Dynamics 365 och Microsoft Office 365.

Varför är det då en bra idé att ha en helhetslösning? Helhetslösning låter förvisso i sig bra, men vad är de konkreta vinsterna med en sådan lösning?

• Ökad produktivitet
  När man har en helhetslösning centraliserar man alla sina system till en gemensam plattform. Det är tack vare denna centralisering som ERP-system lyckas leverera ökad produktivitet, helt enkelt för att uppgifter går fortare att slutföra när färre hinder finns i vägen.

• Kostnadsbesparingar
  Alla företag vill spara pengar, och det gör man när man har en helhetslösning. Det är helt enkelt oftast dyrare att köpa in ett antal olika system från olika leverantörer som inte är integrerade med varandra.

• Ökat samarbete mellan avdelningar
  En av de viktigaste punkterna på denna lista, och en punkt som går in både under ökad produktivitet och under kostnadsbesparingar, är att en helhetslösning möjliggör betydligt enklare och mer effektiva samarbeten mellan avdelningar. Ni har säkert varit i situationen där leverans använder ett system, sälj ett annat och marknadsföring ett tredje. Att samarbeta blir då krångligt, och kräver oftast möten ansikte mot ansikte. När alla kan använda samma system blir det betydligt enklare för avdelningarna att kommunicera, dela uppgifter och sätta gemensamma mål.

• Mobilvänligt affärssystem
  Att jobba på andra ställen än kontoret är idag standard. Oavsett om det handlar om att sköta mailen på flygresan eller om att ta hand om bokföringen från surfplattan på fiket så har vi idag helt andra möjligheter till att vara flexibla än förr. Det är därför viktigt att vi även har ett affärssystem som vi kan ta med oss när vi inte är på kontoret. Med en helhetslösning får du tillgång till precis samma system när du är borta från kontoret, och allt synkroniseras sömlöst.

• Enkel efterlevnad av lagar och regler
  Alla företag måste följa ett antal branschspecifika lagar och regler. Detta kan bli komplicerat när företaget handskas med ett antal olika system, helt enkelt för att rapporteringen då tar flera gånger så lång tid. När allt är samlat på ett ställe är det även betydligt enklare att automatisera tråkiga arbetsuppgifter.

Denna lista var en kort sammanfattning över fördelarna med att använda en helhetslösning. Så varför ska man då använda ett ERP-system?

Här kommer ett par av de viktigaste funktionerna i ett ERP-system:

1. Finanshantering
   Du får bättre koll på ert kassaflöde och er bokföring när ni har ett heltäckande system där avdelningar enklare kan kommunicera med varandra.
2. Affärsintelligens
   Resursplanering, kundtjänst, säljprognoser, leadsgenerering och marknadsföring får via ett ERP-system betydligt bättre analysverktyg.
3. Leveranskedja
   När du har ett ERP-system får du hela leveranskedjan i en och samma plattform.
4. Projektledning
   Att leda projekt görs betydligt enklare när samtliga inblandade kan använda en och samma centraliserade plattform.

Ovanstående punkter är något som alla ERP-system innehåller. Med vad kan de bästa i branschen erbjuda?

ERP-system kan innebära stora kostnadsbesparingar för alla sorters företag, framförallt om systemet kan erbjuda automatisering av processer. Processerna blir inte bara mer pricksäkra när de automatiseras (då mänskliga fel elimineras), du ökar även den allmänna produktiviteten på flera olika sätt.

Först och främst innebär transparensen och enhetligheten i automatisering att du slipper köpa flera olika system för olika avdelningar. Dessutom kan du se rapportering över dina processer i realtid, istället för att vänta på att rapporter ska skapas manuellt av dina anställda. Och vi ska så klart inte glömma de mjuka värdena som är svårare att mäta, vilket i detta fall handlar om att dina anställda får mer tid över till arbetsuppgifter som faktiskt gör skillnad, istället för att sitta hukade över ännu ett Excel-ark. Mer kreativitet i företaget är alltid bra för lönsamheten!

Att kunna ha avancerad och pricksäker kvalitetskontroll är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för en lyckad verksamhet. Därför bör även ett ERP-system kunna bidra på denna front. Även på denna punkt kan företag dra nytta av den centraliserade naturen i ett ERP-system, i detta fall för att fånga upp kvalitetsfrågor i samtliga processer, ända ner på individnivå. Dessutom ökar medarbetarnöjdheten när anställda enkelt kan se sin prestation i de mätningar som genereras. Att ha en aktiv kvalitetskontroll är ett måste för företag som växer, helt enkelt eftersom tillväxt är beroende av ständig förbättring.

Detta är kanske inte den roligaste punkten på denna lista, men det är antagligen den viktigaste. Det spelar ingen roll vilka funktioner ett ERP-system erbjuder om systemet inte är säkert. Om du ska ha ett centraliserat system där alla uppgifter om din verksamhet ligger sparade måste systemet vara säkert. De bästa ERP-systemen är för det första utformade med olika behörigheter för olika befattningar, men nästan lika viktigt är att dessa behörigheter ska vara flexibla för att möjliggöra enkel konfigurering när nyanställda ska initieras eller när en förflyttning eller befordran ska genomföras.

Efter att ha läst detta inlägg hoppas vi att ni har fått en bättre bild av hur ni kan gynnas av att använda en helhetslösning i allmänhet och ett ERP-system i synnerhet. Oavsett vilken bransch ni är verksamma i kan ni använda ett ERP-system för att effektivisera era arbetsflöden, förbättra er interna och externa kommunikation samt skapa en mer flexibel och transparent verksamhet.

Hör av er till oss så pratar vi mer om en helhetslösning som passar alla era behov!