Un pilar ERP para el futuro

Sächsische Sandsteinwerke había trabajado con Microsoft Dynamics NAV durante más de doce años. El anticuado software empresarial se ejecutaba bajo el ya descatalogado sistema operativo Windows XP. Por lo tanto, fue necesario reaccionar aunque fuera únicamente por motivos de seguridad. "Dynamics NAV ha demostrado su eficacia a lo largo de los años. Queríamos una solución moderna con un mejor soporte de los procesos, pero que no supusiera tener que reinventar la rueda. Por esta razón estábamos abiertos a actualizar a la versión actual del programa", recuerda Johannes Roßrucker, Director Gerente de Sächsische Sandsteinwerke. Esto es especialmente cierto porque las soluciones alternativas para el sector de la piedra están más orientadas a los talleres artesanos que a empresas industriales. Algunas características específicas de la empresa, tales como la manipulación de productos semiacabados no encajaban en esos sistemas. Otra ventaja de simplemente realizar una actualización es que los empleados no tienen que acostumbrarse a una nueva solución de software. Sin embargo, la empresa sí aprovechó la oportunidad para buscar un partner de software local. Así pues, se eligió el grupo COSMO CONSULT, primer partner de Microsoft Dynamics en Europa. "Hay muchas empresas que son capaces de implementar la parte técnica de un proyecto ERP. Pero sólo hay pocas que puedan acompañarnos a lo largo de un proyecto de esta envergadura. La complicidad entre nosotros y COSMO CONSULT fue evidente desde el principio". Además, había factores como el tamaño y el rendimiento", explica Roßrucker. Varias visitas a referencias y conversaciones con otros clientes de COSMO CONSULT, proporcionaron al equipo del proyecto la confianza necesaria para tomar la decisión.

Uno de los retos para la aplicación era el elevado número de personalizaciones del sistema antiguo. En ocasiones, los procesos estaban muy alejados del estándar, lo que planteaba más dificultades para la migración. A fin de identificar de forma fiable las áreas problemáticas, los usuarios clave documentaron primero sus flujos de trabajo de forma detallada. En el contexto de un análisis de deficiencias, los consultores de COSMO CONSULT compararon la situación actual con el estándar del software actual. Posteriormente, el equipo del proyecto trabajó para decidir si se debería adaptar la organización operativa o bien el software. El objetivo era reducir al mínimo el número de requisitos individuales de adaptación. "Los expertos de COSMO CONSULT demostraron su competencia una y otra vez a la hora de utilizar el estándar para cumplir los requisitos específicos de la empresa. Como resultado, hoy tenemos un sistema preparado para el futuro que se puede actualizar de forma relativamente fácil", dice el Director Gerente. Un buen ejemplo es nuestra gestión de losas irregulares. En este caso se registra la entrada de piedras de la cantera a fin de seguir los movimientos del stock hasta un procesamiento ulterior. Hasta ahora era necesario utilizar una extensión individual. Ahora, el equipo de proyecto utiliza la función existente de trazabilidad de lotes: cuando se almacenan, cada losa recibe un número de lote claramente identificable. Esto significa que siempre es posible conocer dónde está almacenada la losa, a qué proyecto está asignado, y cuándo ha sido procesada.

Hasta ahora, el cálculo de órdenes se realizaba externamente, en Excel. Dado que la nueva versión del programa es mucho más flexible, el cálculo está completamente integrado en Microsoft Dynamics NAV. Y ahora es accesible a todos los empleados y se puede encontrar más rápidamente. También se pueden procesar ofertas para proyectos directamente en el sistema ERP: muchos proyectos de construcción se licitan electrónicamente y se publicitan en línea. Debido a la ausencia de una interfaz apropiada en el sistema antiguo, los documentos habían de descargarse manualmente e introducirse manualmente cada uno de los artículos en el cálculo del proyecto. "Las ofertas suelen extenderse más de 100 páginas. Este gran número de pasos manuales, por tanto, conllevaba un gran esfuerzo y la posibilidad de errores," dice Roßrucker. Actualmente, las necesidades se transfieren directamente al cálculo, se llenan con datos y se devuelven al portal.

El lanzamiento del nuevo sistema se llevó a cabo sin ningún problema. Los consultores de COSMO CONSULT, quienes se encontraban preventivamente en la planta, pudieron regresar a la oficina el primer día. "Naturalmente, no todo funcionó perfectamente a la primera. A fin de cuentas, en un sistema de prueba, no se pueden ensayar todas las situaciones de antemano. Sin embargo, los problemas no fueron graves y pudieron solventarse mediante el mantenimiento remoto. En cualquier caso, pudimos empezar a trabajar desde el primer minuto", enfatiza Roßrucker. Actualmente, 22 estaciones de trabajo en administración y producción están equipadas con el nuevo software. Hay interfaces con el software de contabilidad financiera DATEV y con una planificación de producción externa. La interfaz con la planificación de la producción externa acepta las órdenes de producción de Microsoft Dynamics NAV y luego comunica los tiempos de producción al sistema ERP.

Con la nueva versión del programa ha sido posible reducir significativamente el número de tablas externas y sistemas. Como resultado se ha constatado una reducción de los costes de administración y del riesgo de errores. La información pertinente está disponible más rápidamente —y, al mismo tiempo, ha mejorado la calidad. "Solíamos gestionar los tiempos de proyectos en Excel. Actualmente los registramos directamente en el sistema ERP. Ahora podemos consultar la información sobre la cantidad de tiempo de trabajo necesaria para una orden concreta con un solo clic de ratón. Si añadimos los costes asociados, también se puede controlar la evolución del presupuesto de manera transparente", explica el director gerente. Igualmente importante es la flexibilidad que se obtiene, afirmó, y agregó que a pesar de que prácticamente cada solicitud de cambio debía ser programada con gran esfuerzo, se podía utilizar el módulo cc|formatted documents para personalizar los informes y las evaluaciones sin dicho esfuerzo.

Sächsische Sandsteinwerke está completamente satisfecha con el proyecto de implementación del grupo COSMO CONSULT. "Por supuesto, hubo alguna dificultad que otra. Los tiempos de respuesta, sin embargo, siempre fueron cortos y las soluciones llegaron rápidamente", recalca Roßrucker. Ahora que el software es de la empresa está funcionando satisfactoriamente, Roßrucker ya tiene previsto ampliar el sistema. En el futuro se asignarán códigos de barras a las losas. Con un dispositivo móvil, los empleados podrán documentar los movimientos de stock con un simple escaneo y controlar mejor de la ruta de la piedra a través del proceso de valor añadido.