Todo de un mismo proveedor; todo bajo un mismo techo

La dirección de la compañía preveía un aumento significativo durante los próximos años en ingresos y número de trabajadores. "Era evidente que el software comercial que habíamos utilizado hasta entonces no sería capaz de mantener el desarrollo dinámico de BOSIG", afirma Jens Schulze, representante autorizado y responsable de compras centrales, ventas y marketing. No existían listados de piezas ni fórmulas; las órdenes de fabricación solo podían crearse de forma limitada, y tampoco había una visión general de los recursos. Conclusión: se necesitaba un nuevo sistema ERP que estuviese preparado para el futuro. Para cumplir con los requisitos previos necesarios, se documentaron los procesos de la empresa con la ayuda del catedrático en Producción y Gestión de Operaciones de la Universidad de Tecnología de Brandenburgo (BTU) en Cottbus. El resultado fue un mapa de procesos que ofreció, por primera vez, una visión general de todos los flujos de trabajo de forma transparente. Al mismo tiempo, estableció la base para la ficha técnica de BTU y la investigación de mercado de BOSIG. El director de proyecto, Jens Schulze, realizó una encuesta inicial del mercado en la feria tecnológica de Cebit. Su segundo paso fue visitar clientes de referencia y recopilar información sobre posibles Partners de implementación.

Estábamos buscando un software ERP para medianas empresas del segmento superior del mercado. El software debía tener un amplio espectro de funciones, cubrir los procesos existentes e integrar sistemas adyacentes, tales como gestión de documentos y de la tienda virtual. Debía tener una amplia presencia en el mercado para garantizar un desarrollo a largo plazo. BOSIG también tenía una lista de requisitos que debía cumplir el Partner de la implementación: proximidad regional, referencias interdisciplinarias, estar certificado, y disponer de soluciones de industria propias, así como contar con suficientes recursos humanos, entre otros. Sobre todo, era importante encontrar un solo Partner que cumpliera con todos estos puntos. “Necesitábamos que nuestro nuevo sistema cubriese la fabricación en serie, discreta y de procesos. No queríamos trabajar con múltiples proveedores”, recordó Schulze.

“Se encontró rápidamente tanto el software adecuado, Microsoft Dynamics NAV, como el Partner adecuado. COSMO CONSULT fue el único proveedor que ofreció los tres módulos de fabricación que provenían de una sola fuente”, explicó Jens Schulze. El Partner de Microsoft, líder europeo, cumplió con los requisitos gracias a sus sucursales de Berlín y Dresde. Schulze añadió: “La solución aportada, la fiabilidad, el equipo y la profesionalidad fueron claves para seleccionar a COSMO CONSULT como nuestro proveedor tecnológico”.

Todo el proyecto se ejecutó durante más de un año y se dividió en dos fases. “En la primera fase, quisimos alcanzar capacidad operativa: poder producir ofertas, gestionar pedidos, generar albaranes de entrega y crear facturas. Queríamos tener listados de piezas y fórmulas en el sistema para calcular y ofrecer productos”, explicó Schulze al describir esta fase del proyecto. Para ello, COSMO CONSULT programó tres configuradores de variantes. Estos se utilizan para analizar una lista de control a partir de la entrada de pedidos, que es donde se almacenan las fórmulas. Los configuradores determinan las cantidades de material y su uso, generan automáticamente pedidos de producción, de aserrado y listas de piezas. En la primera fase, también se implementó la recolección de datos móviles para la gestión de almacenes.

El verdadero desafío fue reunir varias áreas de producción independientes bajo un mismo techo para que todos pudieran trabajar con los programas. “También hubo pequeños detalles, como preguntas de comprensión. Para algunos, las fechas para emitir los productos y las fechas de entrega eran las mismas, pero para otros no lo eran”, afirmó Schulze. En octubre, las primeras listas de piezas y prototipos de los configuradores ya se habían introducido en el sistema. Después de una breve fase de prueba, empezaron las “operaciones reales”.

Inmediatamente después fue cuando empezó la segunda fase, que se centraba en la introducción del Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y en ampliar la recopilación de datos móviles. Otros temas incluyeron los gráficos PPS y el sistema de gestión de documentos (DMS). En el futuro, Schulze planea conectar más estrechamente la sede central con los trabajadores: “Nuestros compañeros deben tener siempre información actualizada cuando están visitando clientes o en caso de necesitar recibir ayuda en línea. COSMO CONSULT también ofrece soluciones interesantes en este aspecto, y queremos adaptarlas a nuestras necesidades”.

El nuevo sistema ERP alcanzó resultados en muy poco tiempo. “Tenemos algo muy superior al sistema anterior solo con la versión estándar de Dynamics NAV. Habíamos estado 15 años únicamente arreglando cosas. Ahora tenemos unos cimientos en TI y un Partner con quien podemos confiar en el futuro”, afirmó, Schulze, feliz. El hecho de que la fabricación en serie, discreta y por procesos provenga de una única fuente es una de las principales fortalezas del sistema que acabamos de implementar, pero otro de los beneficios del proyecto con COSMO CONSULT son, también, las funciones usuales para la empresa. “Dynamics NAV nos proporciona informes que pudimos usar para reducir más de un dos por ciento nuestros costes de compra a lo largo del año”, explicó Jens Schulze a modo de ejemplo.