Forrester, la firma global de investigación y asesoría, ha nombrado a Microsoft Sharepoint como líder en su informe “The Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q1 2022” sobre plataformas para Intranet. De acuerdo con los análisis de Forrester, Microsoft obtiene la máxima puntuación tanto en estrategia como en presencia y cuota de mercado.

The Forrester Wave™: Intranet Platforms report es una guía esencial para empresas que se encuentran desarrollando sus estrategias de puesto de trabajo digital y decidiendo su Plataforma Intranet.

El mercado de la intranet se ha reinventado drásticamente en los últimos años. El apetito entre los clientes empresariales ha crecido de forma espectacular. Ya no se buscan sistemas desarrollados en casa y -en consecuencia- altamente personalizados. Ahora vemos como las empresas demandan modelos SaaS y soluciones de software en la nube en modo Software como servicio, paquetes y suscripciones fáciles de entender, y herramientas diseñadas para perfiles no técnicos, incluidos responsables de comunicación interna, autores de contenidos, profesionales de la experiencia del empleado y equipos de RRHH.

Entregar contenido y comunicación orquestadas, personalizadas para perfiles y empleados específicos, es más importante ahora mismo que las páginas departamentales o corporativas genéricas. No es ninguna sorpresa que los niveles de satisfacción con la Intranet hayan empezado a mejorar. Aunque la intranet aún queda en satisfacción por detrás de herramientas cotidianas de productividad como el correo electrónico, calendarios y aplicaciones de autoría, el informe de Forrester muestra que los trabajadores de la información están reportando mayor satisfacción con su Intranet, un 75% el pasado año en comparación con el 66% del anterior.

Viendo las tendencias apuntadas en el report Forrester Wave™, los usuarios de Intranet deberían buscar proveedores que ofrezcan:

Personalización de arriba-abajo y de abajo-arriba. La comunicación interna es uno de los principales motivos para invertir en una nueva plataforma de Intranet. Enviar emails y comunicados a bulto provoca que los empleados desconecten cuando la información no es de interés para su rol, geografía o competencias. Por eso los profesionales de la comunicación quieren herramientas que permitan segmentar la audiencia, desarrollar perfiles y diseñar contenido para los diferentes canales, como newsletters vía email, notificaciones por móvil o feeds en el muro de una aplicación. Los empleados, por su parte, quieren poder establecer sus preferencias de idioma, contenidos o frecuencia.

Integración con aplicaciones esenciales de empresa. La Intranet moderna no se pone como página de inicio y adiós muy buenas. Se busca integración profunda con suites de productividad, como hace SharePoint Online con Office y sus aplicaciones ERP y CRM Microsoft Dynamics. Al respecto vale la pena señalar que la amplia funcionalidad de SharePoint Online lo convierte en una solución corporativa única, sin un competidor directo de su nivel. Por contra, compite con diferentes proveedores y soluciones de Enterprise Content Management (ECM), Social Networking, Web Content Management (WCM), Business Intelligence (BI), Enterprise Search, y otras.

Hay que destacar la importancia de la integración entre SharePoint Online y Microsoft Teams, la gran herramienta de comunicaciones y colaboración que ya usan más de 200 millones de usuarios en el mundo. Teams y SharePoint Online se integran sin fisuras para hacer más fáciles los proyectos en colaboración, como podemos atestiguar en COSMO CONSULT, donde Teams + SharePoint Online, junto a Yammer, como Red Social Corporativa, y otras aplicaciones facilitan el trabajo conjunto y simplifican las comunicaciones y trabajo en remoto de cerca de 1400 empleados en 16 países. Con este sistema basado en la nube (SharePoint Online)​, se dispone de un sistema para guardar todos los documentos y archivos de la compañía, conformando un sistema central de almacenamiento en el que un motor de búsqueda potente potencia enormemente la productividad.

Como ejemplo de esta perfecta integración, al crear un equipo en Microsoft Teams se crea automáticamente un sitio compartido en SharePoint Online para que el grupo trabaje. Todo lo que comparte dentro de su canal de equipo también se comparte automáticamente en el sitio de SharePoint Online, por lo que nunca es necesario el engorroso proceso de desplazarse hacia atrás a través de una conversación para encontrar ese documento o imagen que se compartió inicialmente.

Experiencia de empleado. Otro aspecto importante en el nuevo concepto de Intranet es su capacidad para orquestar contenido y comunicaciones para los procesos del empleado. Las plataformas de intranet han tomado señales de las tecnologías de marketing y automatización de correo electrónico, orientándose hacia la “Employee Experience”. Los profesionales de la comunicación y la experiencia del empleado (EX) ahora se benefician de las herramientas de prueba y análisis para mejorar el alcance y la efectividad de sus comunicaciones.

Las capacidades emergentes incluyen plantillas para procesos comunes (como el ‘Onboarding’ o incorporación de nuevos empleados), calendarios, flujos de trabajo para automatizar campañas (como comunicaciones por fases a través de un programa a largo plazo) e informes para obtener información sobre el rendimiento del contenido.

Como prueba de su posición de liderazgo en el mercado, Gartner ha posicionado también a Microsoft en 2022 en su Cuadrante mágico de soluciones de Enterprise Content Management (ECM) donde ocupa un lugar muy destacado.

Un dato también interesante es que la App más descargada de COSMO CONSULT en la AppSource de Microsoft es COSMO DMS, el Document Management System o Sistema de Gestión Documental para Business Central basado en Sharepoint Online.

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