Impulsando la productividad empresarial con Copilot en Microsoft dynamics 365 Business Central.

Este artículo es una actualización de una entrada previa que incluye las funciones más recientes de IA incorporadas a Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Se propone un ejercicio extremadamente útil para mejorar el enfoque en las actividades laborales. Consiste en escribir una lista de tareas que se realizan cada mes o trimestre, incluyendo todo tipo de actividades, desde preparar reuniones, presentaciones o entrevistas, hasta escribir y revisar artículos, analizar datos para planes de ventas o gestionar reuniones con clientes.

A continuación, se sugiere ordenar esta lista poniendo en primer lugar las tareas favoritas y al final, aquellas menos preferidas. Una vez organizada, se plantea reflexionar: ¿qué porcentaje del tiempo se dedica a las cinco primeras?

Cuando las personas invierten demasiada energía en tareas que les desagradan, tienden a perder conexión con el propósito de su trabajo. Sin embargo, ¿y si fuera posible dedicar mucho menos tiempo a esas tareas agotadoras?

Esta ambición, una forma de trabajar más eficiente y enriquecedora, ha llevado a Microsoft a liderar la integración de la inteligencia artificial (IA) en las herramientas esenciales para el trabajo diario. Los avances recientes están transformando profundamente la manera en que se realizan las actividades empresariales.

Microsoft Copilot en Microsoft Dynamics 365 Business Central es su compañero de IA diario que le ayuda a acelerar tareas, aumentar el impulso de trabajo y mejorar la forma en que se realizan las actividades empresariales. A través de la automatización, Copilot permite liberar a los empleados de tareas tediosas y repetitivas, lo cual les permite concentrarse en la innovación y el crecimiento empresarial.

Algunas de las características principales que hacen de Copilot un aliado son:

• Acceso a información rápida y sencilla usando lenguaje natural.
• Generación de contenido creativo para campañas de marketing y ventas.
• Automatización de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.
• Capacidad de anticipar desafíos empresariales y proporcionar soluciones.

A continuación, profundizaremos en cada una de estas características y veremos cómo Copilot en Microsoft Dynamics 365 Business Central puede transformar la forma en que su empresa opera.

Para las pequeñas y medianas empresas, la gestión del tiempo es esencial, ya que siempre hay más trabajo que personas para realizarlo. Actividades diarias como buscar documentos o formar a nuevos empleados pueden consumir mucho tiempo. Aquí es donde Copilot supone un verdadero cambio de paradigma.

Chat conversacional para facilitar el día a día: Copilot utiliza el lenguaje natural para ayudar a los usuarios a encontrar respuestas, buscar registros e incluso aprender nuevas habilidades de manera sencilla y directa. En lugar de navegar por menús complejos, ahora se puede acceder a documentos, localizar información y hasta recibir orientación sobre cómo ejecutar ciertos procesos, todo a través de un simple chat.

Integración y capacitación de nuevos empleados: La capacitación de nuevos empleados es una tarea fundamental, pero suele exigir mucho tiempo. Gracias a Copilot, la incorporación de nuevos usuarios a Microsoft Dynamics 365 Business Central es más eficiente, ya que proporciona respuestas rápidas sobre cómo, cuándo o por qué hacer determinadas tareas. Esto reduce significativamente el tiempo que toma poner al día a un nuevo miembro del equipo.

Una de las áreas más importantes en cualquier empresa es el marketing. Sin embargo, escribir textos convincentes para promocionar productos o servicios puede ser todo un reto, incluso para los mejores responsables de producto. Con Copilot, la creación de textos se vuelve una tarea mucho más accesible:

Supera el bloqueo creativo: Los gestores de productos pueden dejar atrás el bloqueo creativo utilizando Copilot para generar descripciones de productos con tan solo unos clics. Copilot utiliza atributos ya disponibles en Microsoft Dynamics 365 Business Central, como el color y el material del producto, para crear sugerencias de marketing que se ajustan al tono, formato y longitud preferidos.

Publicación rápida en plataformas de ecommerce: Una vez se ha ajustado el texto generado por la IA, es muy fácil publicarlo en plataformas como Shopify u otras de comercio electrónico, optimizando el proceso de comercialización y ayudando a las empresas a conectar con sus clientes rápidamente.

Simplifica el Procesamiento de Pedidos de Ventas: Otra de las funcionalidades destacadas de Copilot en Business Central es la posibilidad de simplificar el proceso de ventas, específicamente la creación y actualización de pedidos de clientes.

Creación de pedidos sin complicaciones: Crear o actualizar órdenes de ventas puede ser una tarea tediosa, sobre todo cuando hay que navegar a través de catálogos extensos de productos. Con Copilot, basta con describir los bienes o servicios necesarios, copiar detalles relevantes de un correo electrónico o referenciar un pedido anterior, y la herramienta sugiere automáticamente los elementos correspondientes del catálogo de productos.

Aumenta la productividad del equipo de ventas: Al optimizar este proceso, los equipos de ventas pueden dedicar menos tiempo a la logística y centrarse en lo que realmente importa: construir relaciones con los clientes y ofrecer experiencias excepcionales.

Copilot también facilita la creación de flujos de trabajo automatizados con Microsoft Power Automate. Mediante lenguaje natural, el mismo que usamos para hablar, los usuarios pueden expresar sus necesidades directamente en Microsoft Dynamics 365 Business Central y Copilot se encarga de redactar un flujo de automatización inicial.

Afina los flujos de trabajo de manera eficiente: Una vez creado el flujo base, se puede continuar ajustándolo en Power Automate, siempre con Copilot asistiendo en cada paso. Esto simplifica el proceso de adaptar los flujos de trabajo a las necesidades específicas del negocio, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Las tareas financieras suelen ser tediosas y emplear gran parte del tiempo del equipo de contabilidad. Copilot ofrece funcionalidades que ayudan a simplificar y optimizar estas tareas críticas.

Conciliación bancaria más eficiente La conciliación de transacciones bancarias, especialmente cuando hay múltiples cargos que se consolidan en una sola transacción, puede ser una tarea difícil y proclive a errores. Copilot simplifica este proceso analizando los extractos bancarios importados en Microsoft Dynamics 365 Business Central, comparando las transacciones e incluso sugiriendo entradas para aquellas que no han sido conciliadas automáticamente. Al comparar descripciones, cantidades, fechas y patrones de transacciones, Copilot ayuda a mejorar la precisión de los registros financieros mientras reduce el esfuerzo manual.

Automatización del emparejamiento de facturas electrónicas: Copilot también agiliza el proceso de conciliación de facturas electrónicas con órdenes de compra abiertas mediante un sistema de reglas predefinidas. Esto no solo ahorra tiempo, sino que garantiza que las cuentas por pagar estén siempre al día, fomentando relaciones positivas con los proveedores haciendo los pagos a tiempo.

Microsoft Dynamics 365 Business Central incluye potentes capacidades para crear vistas analíticas de los datos, pero la construcción manual de estas vistas suele requerir tiempo y conocimientos técnicos. Copilot simplifica el análisis de datos transformando los datos en crudo en vistas claras que incluyen totales, agrupaciones, pivotes y filtros, todo desde instrucciones simples en lenguaje natural.

Identifique tendencias y toma mejores decisiones: Con solo una frase, Copilot puede identificar tendencias y anomalías en los datos, ayudándo a tomar decisiones informadas que impulsen su negocio hacia adelante.

La gestión efectiva del inventario es crucial en un entorno empresarial competitivo, ya que puede influir significativamente en la retención de clientes y en el éxito de una empresa.

Previsión de la demanda: Copilot utiliza datos de ventas previos para prever la demanda futura, ayudando a evitar la falta de stock. Una vez que se identifica una posible escasez, Business Central genera automáticamente solicitudes a proveedores, asegurando que puedas satisfacer los pedidos de tus clientes a tiempo.

Aumento de la satisfacción del cliente: Mantener un inventario adecuado no solo reduce el capital de trabajo necesario, sino que también minimiza la probabilidad de perder ventas debido a roturas de stocks. Copilot ayuda a las empresas a lograr este equilibrio, optimizando los niveles de inventario y mejorando el servicio al cliente.

El manejo efectivo de las cuentas por cobrar es vital para la estabilidad financiera de una empresa. Con la extensión de predicción de pagos demorados de Copilot, puedes reducir las cuentas pendientes y ajustar tu enfoque de cobros con base en la probabilidad de que una factura sea pagada a tiempo.

Adapta estrategias de cobro: Si se prevé que un pago se retrasará, puedes modificar los términos o métodos de pago para ese cliente, lo cual ayuda a minimizar los pagos atrasados, reducir el riesgo de impago y mejorar el rendimiento financiero general.

El análisis del flujo de caja es una herramienta fundamental para planificar el futuro y mantener el control sobre la salud financiera de la empresa. Copilot crea un análisis detallado del flujo de caja, ayudándole a monitorear la posición de efectivo de su empresa.

Planificación y reacción proactiva: Con las perspectivas proporcionadas por Business Central, puedes reaccionar rápidamente para proteger el bienestar financiero de su empresa, ya sea obteniendo préstamos para cubrir déficits de efectivo o reduciendo créditos cuando hay un excedente.

Con Microsoft Copilot, el futuro del trabajo ya está aquí. Puede dedicar menos tiempo a las tareas monótonas y más a lo que realmente le apasiona, haciendo crecer su negocio y creando un impacto significativo. Deje que Copilot se encargue del resto, para que usted pueda centrarse en lo que de verdad importa: sus mejores ideas y su propósito.