8 dolog, amit tudnod kell egy ERP rendszer bevezetéséről és fenntartásáról

Eldöntötted, hogy a cégednek szüksége lenne egy ERP rendszerre, de nem vagy biztos benne, hogy mik a következő lépések? Összegyűjtöttük a 8 legfontosabb dolgot, amivel tisztában kell lenned ahhoz, hogy a legtöbbet tudd kihozni az ERP rendszerre fordított befektetésedből.

Egy ERP rendszer működtetése nagyon hasonlít egy háztartás fenntartásához

Vannak dolgok, amiket felhasználóként megtehetsz annak érdekében, hogy a lehető legjobban működjön egy vállalatirányítási rendszer. Természetesen időnként felmerülhetnek olyan problémák, amikre muszáj nagyobb figyelmet fordítanod és gyors megoldást találnod, hogy megelőzd a komolyabb károkat.

Egy ERP rendszer teljesítménye befolyásolja a céged pénzügyi biztonságát, ezért csak úgy, mint egy friss lakástulajdonos esetében, neked is lépésről lépésre kell megtanulnod, hogy hogyan gondoskodj megfelelően az új rendszerről, ami hozzásegíti a cégedet az előrehaladáshoz.

Többek között be kell vezetned a rendszeres „takarításokat”, azaz rendszerellenőrzéseket, illetve csak úgy, mint egy működő háztartás esetén, felmerülhetnek váratlan meghibásodások, amikor szakértő segítséget kell kérned a hiba megszüntetéséhez.

Valószínűleg az otthonod egyik legfőbb ismertetőjegye, hogy a te életmódodhoz és igényeidhez alakítottad ki azért, hogy egyszerűbbek legyenek a mindennapjaid. Az ERP rendszer esetében is szükséged lehet kiegészítő fejlesztésekre, amik kifejezetten a céged egyéni üzleti folyamatihoz alkalmazkodnak.

Olvass tovább, hogy megtudd mire kell figyelned egy vállalatirányítási rendszer bevezetése és működtetése során.

Az edukáció nélkülözhetetlen, ezért nagyon fontos, hogy minél többet megtudj az ERP rendszer felépítéséről és a rendszert kifejlesztő és implementáló cégről. Azzal sem árt tisztában lenni, hogy az iparágon belül kik használják ugyanazt a rendszert, amit a te céged is.  Ezek az információk azért fontosak, mert így megbizonyosodhatsz arról, hogy a kiválasztott ERP rendszer illeszkedik az adott piac adottságaihoz és ami még fontosabb, a céged üzleti folyamataihoz.

Ezzel a tudással az is láthatóvá válik, hogy mik a határai egy adott szoftvernek, illetve, hogy a vállalatod paramétereitől függően milyen technológiák állnak rendelkezésre.

Vannak olyan cégek, ahol az IT osztályon több ERP szakember is azzal foglalkozik, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Azonban vannak olyanok is, ahol erre nincs külön munkaerő. Neked kell felmérned, hogy a rendszer fenntartásához kapcsolódó tevékenységeket tudja kezelni házon belül az IT csapat, vagy sem.

Amennyiben nem, szükséged lesz egy harmadik szereplő bevonására. Ebben az esteben egy ERP rendszer működtetésére specializálódott tanácsadó cég szolgáltatásit kell igénybe venned. Az esetek többségében a vállalatok számára jóval előnyösebb, ha kiszervezik ezt a tevékenységet egy olyan tanácsadó céghez, ami konkrétan az ERP rendszer fejlesztésére és működtetésére specializálódott. Ennek az opciónak számos előnye van; egyrészt rendkívül tapasztalt, speciális tudással rendelkező szakértők végzik el a működtetéshez kapcsolódó feladatokat (ami jelentős mértékben csökkentheti egy hiba megoldásának idejét és az okozott költségeit), másrészt így az eredetileg eltérő feladatokért felelős, belsős IT csapattagokat tehermentesítheted. Ezáltal a szakembereid maximálisan arra a feladatra koncentrálhatnak, amihez a legjobban értenek és amiért felvetted őket.

Az ERP rendszerrel kapcsolatos erőforrás allokációs döntéseket érdemes részletesen megvitatni a cégvezetésen belül, mert már a folyamat legelején tudnod kell, hogy milyen összetételű csapat fogja fenntartani a rendszert és milyen financiális struktúra lesz mögötte.

Mielőtt eldöntöd, hogy kiszervezed ezt a feladatkört, mindenképp gondold át az előnyöket és a hátrányokat és hasonlítsd össze, hogy hogyan fog passzolni az ERP bevezetési és működtetési terv a céged technológiai és üzleti terveibe. Egy jól kidolgozott tervvel és nagy tapasztalattal rendelkező ERP tanácsadó vállalat valószínűleg magasabb ár-érték arányú szolgáltatást és tud nyújtani a cégednek, mint az egyéb feladatokra specializálódott cégen belüli IT csapat.

Ha nem vagy biztos benne, hogy mire figyelj egy egyeztetés során a külső tanácsadóval, akkor a következőket tartsd fejben:

• A céged ERP működtetési tervének támogatnia kell az üzleti stratégiát és fontos, hogy ne legyen szöges ellentétben a technológiai stratégiával. Ez azt jelenti, hogy az ERP rendszer által biztosított információknak támogatniuk kell a stratégiai döntéseket a rendszernek pedig az üzleti folyamatokat. Illetve, ha egy, vagy több szoftver cég termékeit használjátok és ahhoz alakítottátok a technológiai stratégiát, akkor az ERP rendszernek ezzel kompatibilisnek kell lennie.
• A pénzügyi döntéseidnek összhangban kell lenniük az IT rendszerszintű változtatásaival és terveivel. Figyelembe kell venned, hogy minél komplexebb egy IT környezet, annál drágább lesz a fenntartása. Többek között ezért is előnyös kiszervezni az ERP működtetési folyamatokat, hiszen így egyértelműen átláthatóbbá válik – többek között – a belsős IT csapat feladatköre is.
• Fontos, hogy pontosan lásd milyen gyorsasággal képes növekedni a vállalatod, hogy ne terheld túl az IT és az egyéb üzleti folyamatokhoz kapcsolódó munkatársakat.

A szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások kiemelten fontos részét képezik a működtetési szerződésnek, amire a jövőben a cégednek és a külső tanácsadó vállalatnak is szüksége lesz egy jól működő együttműködés érdekében.

Egy ilyen megállapodás rendszerint fontos kiindulópont, ha felmerül valamilyen nehézség. A probléma összetettsége, illetve a szerződésben meghatározott részletek indikálják, hogy milyen gyorsan tudja kijavítani a szolgáltató szervezet a hibát.

Például, ha egy olyan komoly probléma jelenik meg, ami a teljes rendszer működését veszélyezteti, a szerződés alapján akár 30 percen belül is köteles lehet válaszolni a szolgáltató vállalat (ez ebben a szakaszban a reakcióidőre vonatkozik, nem a probléma megoldási idejére). Viszont egy kevésbé sürgető probléma, mint például egy kisebb rendszerhiba, ami nem veszélyezteti a legfontosabb működési folyamatokat, valószínűleg várhat a legközelebbi rendszerellenőrzésig. A szerződésben meghatározott megállapodás mindkét fél számára előnyös, hiszen a cégedet megvédi a rendszeresen felmerülő plusz költségek túlzott megnövekedésétől, de a szolgáltató vállalat kötelezettségeit is meghatározott keretek közé szorítja.

Pontosan meghatározott sürgősségi és felelősségi definíciókkal gyakorlatilag teljesen eliminálható a frusztráció és a dezinformáltság a céged és a tanácsadó vállalat között.

Ha költségcsökkentésre törekedsz, akkor mindenképp tervezz az ERP rendszer elhasználódásával. A következő kérdésekre tudnod kell a választ:

• Meddig használható megfelelően a rendszer és mikor lesz szükség verzióváltásra?
• Hogyan néz ki a céged tervezett életciklus görbéje és hogyan illeszkedik majd ehhez a vállalatirányítási rendszer?

Mérlegelned kell az ERP rendszer rövid és hosszútávú költségeit és ennek alapján kell eldöntened, hogy mikor érdemes frissíteni a rendszert vagy ha szükséges, teljesen lecserélni azt.

Idővel a vállalat üzleti folyamatai egyre összetettebbé válnak, amihez alkalmazkodnia kell a vállalatirányítási rendszernek is. Ezért érdemes minden ötödik évben újraértékelni a rendszer és a vállalatod életciklus görbén elfoglalt pozícióját, mivel a működtetési költségeknek az adott fázist kell tükrözniük. Ez azért fontos, mert így könnyebben fogsz tudni tervezni, összehasonlítani és költségeket csökkenteni.

A megfelelő biztonsági intézkedések elvégzésére kiemelt hangsúlyt kell fektetned. Rendszeres biztonsági mentésekkel áthidalhatók a kisebb-nagyobb rendszerhibák, viszont mindenképp érdemes a tanácsadó szakemberek segítségével minél előbb telepíteni olyan védelmi beállításokat, amik megvédik a cégedet attól, hogy kibertámadás és adathalászat áldozatává váljon. Mindazonáltal, az egyre elterjedtebb felhős megoldások esetében erre nem kell külön figyelmet fordítani, hiszen központilag szabályozva van minden ehhez kapcsolódó beállítás.

A házon belüli biztonság fontosságát is érdemes kiemelni, hiszen egy vállalatirányítási rendszeren belül jelentős összegek mozgathatók, ezért a hozzáférések kérdését fokozott figyelemmel kell kezelni.

Ha baj van, hívd a szakértőket, viszont a gyakori rendszerellenőrzések megelőzhetik a nagyobb károkat és lelassíthatják a rendszer erodálódását. Egy ellenőrzés során nem csak a hibákat lehet kiszűrni, hanem a hatékonysága is értékelhető és mérhető. Ezzel pontosabb képet kaphatsz a céged fejlődési lehetőségeiről és ezek költségvonzatáról, amivel könnyebben tervezhetsz a stratégiai döntések meghozatalánál.

Fontos, hogy tudd milyen lehetőségek közül választhatsz az ERP rendszer megvásárlása során: dönthetsz úgy, hogy egy standard rendszert vásárolsz, vagy egy standard rendszerhez igényelsz kiegészítő egyéni fejlesztéseket, vagy egy teljesen új, az cég egyéni igényeinek megfelelően kifejlesztett rendszerbe fektetsz.  Ebben az esetben azt érdemes figyelembe venni, hogy ha felhő alapú megoldást vagy egy standard csomagot választasz, az minden esetben alacsonyabb árral rendelkezik, mint egy teljesen újonnan létrehozott, egyénre szabott megoldás.

A vállalat vezetésének kell eldöntenie, hogy mire van szüksége a leginkább a cégnek. Egy ERP tanácsadó cég számos lehetőséget fog tudni mutatni, amikkel kiegészíthető a rendszer. Ezek általában olyan fejlesztések, amik adott esetben jelentős hatékonyságnövekedést eredményeznek a cégben, és amikkel költségcsökkenés érhető el. Azt viszont tudnod kell, hogy ezekkel az egyéni fejlesztésekkel az ERP rendszer közvetlen költségei növekedni fognak. Csak úgy, mint egy egyéb beruházásnál, ebben az esetben is mérlegelned kell, hogy hol érdemes befektetni és mi fog összességében plusz értéket teremteni a vállalatod számára.

Egy ERP rendszer használatával csökkennek az IT költségek és az adminisztratív tevékenységek erőforrás-igénye, javul a vezetői döntésekhez szükséges információk megbízhatósága, megnő a produktivitás, felgyorsul a számlázás és javul az emberi-erőforrás kihasználtság.

Ha követed ezeket a tippeket, akkor az ERP rendszered hatékonyan fog működni, ami a cégvezetésnek mindenképp jó hír, mivel a szoftverköltségek a megszabott kereten belül fognak maradni és a stratégiai célok is összhangban lesznek a tervezett erőforrás allokációval.