Interjú: A Power BI bevezetéséről az Elanders Hungary Kft.-nél

A digitalizáció és az adatelemzés ma már nélkülözhetetlen eszközök a hatékony vállalatirányításhoz, különösen egy olyan iparágban, ahol a versenyképesség fenntartása folyamatos kihívást jelent. Az Elanders Hungary Kft. példája jól mutatja, hogyan lehet egy hagyományos gyártási folyamatot modern eszközökkel támogatni és optimalizálni. Katona Eszter, az Elanders Hungary ügyvezető igazgatója mesélt nekünk arról, milyen kihívásokkal találkoztak a Power BI bevezetése során, hogyan segíti ez a rendszer a cég döntéshozatalát, és milyen eredményeket értek el az adatalapú működéssel.

Az Elanders életében a digitalizáció helye / Mik voltak a céges digitalizáció mérföldkövei? 

Katona Eszter, ügyvezető igazgató | Elanders Hungary Kft.:  2007 óta dolgozunk Microsoft szoftverrel, mint pénzügyi- vállalatirányítási rendszerrel, ehhez egy speciális nyomdaiparági gyártási profilunkhoz passzoló szoftverrel kiegészítve. Már a kezdeti lépéseknél is a Cosmo Consulttal illetve annak jogelődjével kezdtük meg az együttműködésünket, mely a mapi napig is tart és jól működik. Alapvetően stabil, megbízható rendszerünk van. 

Printplus

A Printplus szoftver a nyomdaipar számára speciálisan kifejlesztett ERP rendszer, 2012 óta használjuk. Az Elanders Print & Packaging divízió központ üzemelteti, mi távoli eléréssel használjuk. A vevői rendelések kezelése az offset gyártáshoz kapcsolódóan, a gyártás tervezése, nyomon követése, riportolása, az elkészült termékek raktározása, a számlakiállításhoz szükséges információk továbbítása interfészen keresztül Microsoft AX-nek. A Printplusban készülnek a gyártáshoz szükséges munkautasítások (táskák), amelyeket egészen 2022 végéig kinyomtatott formában bocsátottak a termelési területek rendelkezésére. Ezen a területen is fejlesztettünk, 2023 januárjától ezek a táskák is kizárólag digitális formában kerülnek továbbításra a gyártás részére. Ezek a digitális utasítások megjelennek a nyomó- és kötészeti gépeinkhez tartozó kezelő felületeken. 

Ezeken az állomásokon történik a termelés nyomon követése, az egyes munkafolyamatokat, termelési időket itt rögzítik, melyek továbbításka kerülnek a Printplus rendszerbe. Ezekből az adatokból készülnek a részletes elemzések a controlling oldaláról. Használunk egyéb nyomdaspecifikus szoftvereket is, de ezek nincsenek hatással a mai témánkra és a Power BI bevezetéséhez. 

Filemaker

A másik speciális nyomdaipari szoftverünk a Filemaker: a digitális gyártás ütemezése történik ennek a szoftvernek a segítségével. Ezt 2013 óta használjuk. A Printplushoz hasonlóan ezt a szoftvert is a divízió fejleszti. 

Kodak Prinergy

A gyártáselőkészítés során a Kodak Prinergy szoftverét használjuk. Ez is egy speciális nyomdaipari szoftver, melyben a vevő által rendelkezésre bocsátott PDF-fájlok feldolgozása, szervezése, összeszerelése, színfelbontása és a nyomólemezek készítése történik. 

Microsoft Dynamics AX 4 

Microsoft Dynamics AX 4 a pénzügyi-számviteli-controlling területeket fogja át. Jelenlegi verzióját 2019 óta használjuk. A bejövő- és kimenő számlákat ebben a rendszerben tartjuk nyilván, itt könyveljük őket. A kimenő számlázás rendszere teljes egészében digitális, minden a számla kiállításához szükséges dokumentumot (vevői rendelés, szállítólevél, CMR fuvarokmány, a Printplus, illetve a Filemaker rendszerekből érkező számlainformációk, környezetvédelmi termékdíj nyilatkozat) digitális formában, Sharepoint-on tároljuk és rendeljük hozzá a vevői számlához. A digitalizációnak köszönhetően minden adat, dokumentum egy helyen megtalálható, egyszerűen kereshető, riportálható. 

A banki-, pénztári folyamatok kezelése is ebben a rendszerben történik. Itt tartjuk nyilván a tárgyi eszközeinket. Illetve a teljes körű könyvelés és riportálás is itt valósul meg. 

A mindennapi használat során újabb és újabb ötletek merülnek fel házon belül is, ami segíti a digitalizációs törekvéseinket. De számos külsős indikációt is kapunk a piacról, hogy hogyan tudnánk még tovább fejlődni ezeken a területeken – figyelembe véve természetesen az üzleti-iparági sajátosságokat.

A legújabb digitalizációs projekt, a Power BI bevezetését mi indikálta?

K. Eszter: Olyan megoldást kerestünk (és tudjuk, hogy a BI erre alkalmas) ami rugalmasan, akár online összeköttetésben az ERP rendszerünkkel tudja támogatni a vezetői döntéseinket. Elemzéseket, utókalkulációkat vagy akár már egy árazási stratégiát is elő lehet vele készíteni. A teljes folyamatot le tudnánk fedni ezzel a szoftverrel. 

Az ajánlat kiadásától kezdve a gyártás optimalizálásán keresztül a valós teljesítmény mérésig bezárólag. A mai világban ilyen eszközök nélkül a vállalatvezetők egy bizonyos cégméreten felül félkarú óriások. 

Bizonyos komplexitáson túl akár a gyártási folyamatokra nézve akár a vevői portfólióra nézve kulcsfontosságú, hogy hogyan és milyen hatékonyan tudod mérni a teljesítményt. A mérések alapján lehet meglépni a szükséges korrekciókat az üzleti döntésekben, lásd árazás, gyártástechnológia, jövőbeni beruházásokkal kapcsolatos döntések. 

Ahogy korábban említettem, két fő vállalatirányítási rendszert használunk, ez is indikálta a PowerBI használatát. Fontos, hogy a BI-ban a két rendszer adatait együtt, egy időben tudjuk kezelni, feldolgozni. Az amúgy egymásra épülő és egymásra kiható számokat. 

Mik voltak az eredeti célkitűzések? Min akartatok javítani vagy változtatni?

K. Eszter: Az alap célkitűzés, hogy gyorsan áttekinthető vezetői összefoglalók készüljenek, amiken keresztül a legfontosabb üzeneteket - pénzügyi szempontból – át tudjuk adni a döntéshozóknak. A másik fontos célkitűzés, hogy rugalmasan, egyidejűleg tudjunk alábontásokat, aggregálásokat készíteni. Erre megoldást tud adni a BI.

A törekvést a változásra az indikálta, hogy a két ERP rendszer adatait egy platformon tudjuk használni. Továbbá, hogy a manualitás és a manuális adatfeldolgozásban rejlő hibázási lehetőségeket minimalizáljuk. Emellett működési kockázat az, ha csak egy-egy személy ismeri az adott munka folyamatát és ez a személy elérhető-e. A BI-ban fel van építve lépésről lépésre a riport, ami visszakövethető, az adatok visszanyerhetőek. Felhő alapú, Sharepont-on tároljuk az adatforrásokat, a szemantikai modelleket és riportokat. Így bármikor visszanyerhetőek az adatok, minimalizálva az adatvesztés kockázatát.  

Időközben ezek a célok a kialakítás és az eszközrendszer megismerése során változtak-e?

K. Eszter: Igen, minél inkább belemélyedünk egy rendszerbe, projektbe, természetes velejárója, hogy újabb és újabb gondolatok ébrednek. 

Az eredeti kiinduló elképzelésekhez képest beláttuk, hogy néhány riport esetében nem indokolt a BI használata, ugyanakkor találtunk más lehetőségeket, ahol ki tudjuk használni a BI előnyeit. A fő célok nem változtak, az oktatások, bevezetés során még inkább meggyőződtünk, hogy a BI a számunkra megfelelő út. 

Mik voltak az esetleges nehézségek?

K. Eszter: A programot korábban nem ismertük, teljesen nulláról indult a kialakítás. A cél az volt, hogy házon belül is megfelelő kompetenciát tudjunk kiépíteni, hiszen minden rendszerben rejlő lehetőség akkor aknázható ki, ha jól ismerjük a rendszert, a képességeit és korlátait. Mivel tudjuk, hogy folyamatosan frissítik a verziókat, ezeket nyomon kell követni. Az emberi tényezőről ne feledkezzünk meg, hiszen minden új rendszernél van egy kezdeti ellenállás, a változástól való félelem miatt. Ezért egy projekt során nagyon fontos és itt is nagyban hagyatkoztunk a Cosmo Consult szakértelmére, hogy ezeken a nehézségeken segítsen átlendülni minket. Technikai nehézségekbe nem ütköztünk, a felhős kialakításnak köszönhetően. A megszokott, már jól ismert rendszerekhez való ragaszkodás ebben az esetben is megvan. Emiatt hosszú idő míg kialakul egy új rendszer felé a bizalom. 

Mi készült el első lépésben? Mennyire felel meg az előzetes elvárásotoknak?

K. Eszter: Az oktatásra is nagy hangsúlyt fektettünk a projekt bevezetése során, így már az első riportot is a lehetőségekhez mérten igyekeztünk a kollégák bevonásával elkészíteni. Ez a Cosmo számára ugyan lassította a riport elkészítését, de ahogy már korábban is hangsúlyoztam nagyon fontos a házon belüli kompetencia kiépítése már az első lépéseknél is. A BI teljesíti az előzetes várakozásainkat, a mai napig imponáló számomra, amikor egy-két kattintás után egy teljesen más nézetet és adattartalmat láthatok ugyanazon a felületen. Ezen tapasztalatok alapján már dolgozunk a következő nagyobb riportcsomagunk átalakításán és BI-ba való átültetésén. Ebben az új projektben már aktív résztvevők vagyunk a modell felállításában is, a közös ötletelésen túl. 

Hogyan segíti a cég működését? Miben lettetek jobbak vagy gyorsabbak?

K. Eszter: A gyors adatelérés és adatelemzéseknek, illetve a rugalmas adatkinyerésnek köszönhetően hamarabb tudunk dönteni a kisebb operatív döntésekben, ahol napi szinten használjuk a riportokat. De ez már a végső eredmény. Fontos kiemelni azt is, hogy a kollégák sokkal kevesebb manualitással, sokkal kevesebb idő alatt képesek létrehozni a riportokat. Ahogy haladunk előre egy több mindent átültetünk a Power BI-ba, úgy lesz még látványosabb az új platform használatának számos előnye. 

Milyen idő átfutással sikerült megvalósítani a terveiteket?

K. Eszter: Erre nehéz most válaszolni, mindig van egy idealizált projekt átfutási ütemterv, de a valóságban egyéb teendők ezt részben felülírják. A koncepció kialakítása tavaly nyáron kezdődött, az éles indulás pedig 2023 novemberében volt. Így tehát közel egy éve dolgozunk rajta, a ráfordított idő és intenzitás változó részünkről is. A Cosmo a sok éves gyümölcsöző együttműködésnek köszönhetően mindig rugalmasan alkalmazkodott a mi ütemezésünkhöz, melyet ezúton is köszönök nekik. 

Vannak e további terveitek a Power BI használat területén?

K. Eszter: Természetesen, hiszen evés közben jön meg az étvágy. Szerencsére a kollégáink is nagyon konstruktívan gondolkodnak és folyamatosan együtt ötletelnek, akár házon belül akár a Cosmoval együtt, hogy milyen további területeken tudnánk impelentálni. 

Emellett tisztában vagyunk azzal is, hogy további Microsoft megoldásokhoz tudnánk csatlakozni, integrálni egyéb Power Appok formájában, vagy a meglévő Microsoft termékeinket is tudnánk bővíteni további funkcionalitásokat eredményezve. 

Vannak-e további digitalizációs terveitek, ami megosztható a közönséggel? 

K. Eszter: A Document Management System bevezetése egy jövőbeni célkitűzésünk. Ha már ráléptünk a digitalizáció útjára – bár nyomda vagyunk és szeretjük a papírt – célunk, hogy az adminisztratív területeket tovább digitalizáljuk. Koncepcionálisan terveink szerint a jövőben az iktatási rendszerünket és a bejövő dokumentumainkat 100 %-ban digitalizálni fogjuk, erre szintén egy nagyon jó koncepciót raktunk össze közösen a Cosmoval.

A cég kultúráját tekintve mennyire olajozott, vagy nehéz a digitalizáció? Hogyan fogadják a kollégák az újabb projekteket?

K. Eszter: Részben már említettem az emberi attitűdöt, ami azt gondolom, hogy minden cég életében jelentkezik és kezelni kell. Ugyanakkor nekünk vezetőknek is kiemelt szerepünk van abban, hogy egy-egy új rendszer, digitalizációs törekvés implementálása sikeres projektként záródjon le. Az Elanders Hungaryt nézve a külföldi tulajdonosok miatt, egy nagy cégcsoport részekét már megtanultuk, több projekten keresztül, hogy mit jelent egy projekt bevezetése, ezt az előny is kihasználva a szervezet képes megérteni és attitűdöt váltani e tekintetben. Gyártásunk nyomon követése évek óta digitális formában történik, pl. a munkatáskák követése, jelentése, vevőinkkel történő adatcserék, kommunikáció különféle interfész megoldásokon keresztül történik. Nem rendszeridegen cégünk kultúrájában a digitalizáció. A nemzetköziség jelenléte cégünk vállalati kultúrájában magával hozza ezt a fajta nyitottságot. Szükség esetén a kollégáink különféle képzésekben részesülnek. 

“Digitalizáció, mint termelő eszköz” a meglátásod szerint? Digitalizáció jelentősége a nyomdaipar területén?

K. Eszter: A hagyományos offset íves nyomtatás mellett már több vevőnket digitális nyomdagépekkel szolgáljuk ki. Ennek kiemelt jelentősége van az egyediesítés, personalizált termékek esetén, amire globálisan nézve is egyre nagyobb igény van. 

Nem csak arra van igény, hogy egy tollon szerepeljen a nevünk, hanem konkrét könyveket, naptárakat, fotókönyveket rendelhetnek a vásárlók az interneten. Ezeket a fogyasztói igényeket kiválóan ki tudják szolgálni a nyomdaipar digitális támogatásai pl. „web-to-print”.

A múlt héten zajlott le Düsseldorfban a nagy nyomdaipari kiállítás, amelyről kollégáink is élményekkel telve tértek haza. Itt elsősorban a digitális megoldások kibővült tárházáról számoltak be. Miben tudjuk a digitalizációt mint termelőeszközt használni? Nem elhanyagolhatóak a gyártást támogató digitális megoldások, az ügyfelek kiszolgálására, a teljes ellátási láncra nézve a termék megrendelésétől a kiszállításig és utókövetésig. 

Milyen általános tapasztalatokat szereztetek az egyes projektek során, ami más cégek számára is fontos lehet, akik digitalizáció előtt állnak? Mit tanácsolnál nekik mire figyeljenek?

K. Eszter: Általános tapasztalatom, hogy kulcsfontosságú a projekt megfelelő definiálása és az igények pontos felmérése. Nem szabad sajnálni erre az időt és az energiát, mert rengeteg félreértés és kellemetlenség adódhat a projekt és az implementáció során. Finomhangolásokra mindig szükség van a projekt során, de 80 %-ban tartanunk kell magunkat az alapkoncepcióhoz. Másik kritikus terület a tesztelés fázis, hiszen ez az a rész a projekt során, amikor realizálod, hogy azt kaptad-e vissza, amit „üzleti igényként” megfogalmaztál. Fontos, hogy az esetleges diszfunkcionalitások, egyet nem értések még a projekt élesítése előtt kerüljenek az asztalra. 

Emellett fontos a csapat bevonása, hiszen a kollégák elköteleződöttsége nélkül akár kudarcba is fulladhat a projekt megvalósítása. Hagyjanak elég időt és erőforrást a projektre. 

Cégvezetőként a legfontosabb az, hogy a megvalósult projekt az üzleti döntéseket támogassa és a cégvezető, tulajdonos lássa benne, hogy megtérül a befektetett pénz és energia.