A koronavírus járvány mindannyiunkat kihívások elé állított és jelentősen megváltoztatta a mindennapi életünket. Az olyan biztonsági intézkedések, mint a fizikai távolságtartási szabályok betartása, nagy súlyt helyeztek a vállalatvezetők vállaira, de ettől még jelenleg kötelező érvényűek mindenkire. Az online meetingek száma pedig rohamosan emelkedik.
A hagyományos irodai meetingekkel szemben a virtuális értekezletekre eltérő szabályok vonatkoznak. A következő tippek célja, hogy kapaszkodót nyújtsanak az online meetingek hatékonyabb lebonyolításához:
1. tipp: Video-hívás előnyben!
A kommunikáció nem csak a beszéden alapul, hanem a gesztikulációra és az arckifejezésekre is támaszkodik. Egy személy arca és mimikája különösen sokat elárul a személyiségéről vagy a gondolatairól. Sokkal könnyebb tartalmas beszélgetéseket folytatni, ha szó szerint és átvitt értelemben is szembe tudunk nézni egymással.
2. tipp: Ki a meeting vezetője?
A meeting vezetőjének szerepe jóval fontosabbá válik az online meetingek esetében, mint a hagyományos értekezleteken, hiszen a vezető feladata, hogy minden résztvevő úgy érezze, hogy lehetősége van bemutatni az ő szemszögét és ötleteit is. A váratlan megszakítások és a kommunikációs csatorna átalakulásának köszönhetően ez a feladatkör jóval nagyobb odafigyelést igényel, mint korábban.
3. tipp: Előzetes meeting program
Az egy online meeting alapja kell legyen az előzetesen megisztott program. Bár időigényes lehet a felkészülés, hatékonyabbá és strukturáltabbá is teszi az meetinget, ha meghatározzuk a tisztázandó kérdéseket. Ideális esetben nem javasolt tobb mint 5 pontot meghatározni a meeting programjában.
Microsoft Teams
Érdekli egy 6 hónapos ingyenes Microsoft Team verzió? Kattintson a lenti linkre és töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapot.
4. tipp: Időkorlát!
A meetingek alapvetően is nagyfokú koncentrációt igényelnek, ez az online térben sincs másképp. Egyszerűen nincs értelme egy egész napig elhúzni egy megbeszélést, hiszen a résztvevők fókusza el fog veszni. A meetingeket érdemes felosztani rövidebb, 1 vagy maximum 2 órás részekre, de ha hosszabb megbeszélésre van szükség mindig legyen lehetősége a résztveőknek, hogy szünetet tartsanak két hosszabb rész között.
5. tipp: A meetingek rögzítése
Amennyiben a résztvevők beleegyezésüket adják, egyszerűen rögzítheti a meetingeket videokonferencia megoldásokkal, mint például a Microsoft Teams-szel. Így azok a csapattagok is visszanézhetik a meetinget, akik nem tudtak részt venni és a megbeszélés eredményei is automatikusan dokumentálva lesznek.
Konklúzió
Az online meetingek hatékony lebonyolítása nem atomfizika. Ha betart néhány szabályt és a megfelelő digitális kommunikációs rendszereket használja könnyen együttműködhet otthonról is munkatársaival. Ez nem csak válsághelyzetekben érvényes – a távmunka és a rugalmas munkafeltételek egyre gyakoribbak, és hamarosan számos iparágban normává válnak.
Érdekli hogyan működik a gyakorlatban?
Ha további tippeket szeretne hallani a téma kapcsán, vagy érdekli, hogyan lehet zökkenőmentesen együttműködni az otthonról dolgozó alkalmazottakkal, nézze meg a “Digital Team Management – Otthonról is hatékonyan” ingyenes webinárunkat.
Kulcsszavak
További hasonló blogbejegyzések:
Megtalálta, amit keresett?
Kezdje el az intelligens keresést most