Egy sikeres upgrade története: Navisionről Business Centralra váltott a Pluriton Hungary Kft.

Egy cég működésének modernizálása mindig kihívásokkal jár, különösen akkor, ha a napi feladatok mellett egy vállalatirányítási rendszer teljes cseréjét kell lebonyolítani. A Pluriton Hungary Kft. azonban nemcsak hogy sikeresen váltott Navisionről Business Centralra, hanem a bevezetés során olyan innovatív megoldásokat is alkalmazott, amelyek hosszú távon optimalizálták a működésüket. 2024 novemberében egy üzelti reggeli során Gula Mónika, a vállalat pénzügyi vezetője mesélt arról, hogyan zajlott az upgrade folyamata, milyen tanulságokkal szolgált az éles indulás, és milyen előnyöket hozott számukra az új rendszer.

Miért döntöttetek úgy, hogy leváltjátok a meglévő Dynamics NAV rendszereteket és Business Central-ra váltotok?

Gula Mónika, Pénzügyi vezető | Pluriton Kft.: A Pluriton cégcsoport már régóta Dynamics megoldásokat használt. Mi voltunk az elsők a cégcsoporton belül, akik Navision rendszerről váltottatok Business Centralra.

A döntést alapvetően két tényező befolyásolta. Egyrészt a Microsoft jelezte, hogy a Navision támogatása megszűnik, ami világossá tette számunkra, hogy előbb-utóbb váltanunk kell. Nem láttam értelmét további időt és erőforrást befektetni egy elavult rendszer fejlesztésébe. Másrészt a cégcsoport riportálási folyamatai egyre inkább a Business Central funkcionalitásaira épültek, ezért logikus lépésnek tűnt a váltás.

Egy fontos szempont volt még az is, hogy a Business Central lehetőséget adott arra, hogy újragondoljuk és korszerűsítsük a folyamatainkat. Az új rendszerben olyan dimenziókat hozhattunk létre, amelyek a korábbi Navisionben nem voltak elérhetők. Ezek az új dimenziók lehetővé teszik, hogy részletesebb adatokat rögzítsünk és elemezzünk, például rendelésenként lássuk az eredményeket. Ez jelentős előrelépés volt a riportálási folyamataink szempontjából.

Mi volt az indoka annak, hogy először on-premise megoldásként vezettétek be a Business Centralt és nem mentetek azonnal a felhőbe?

G. Mónika: Az eredeti tervek szerint on-premise rendszerrel indultunk, mert nem kaptunk engedélyt a cégcsoport IT-részlegétől a felhőhasználatra.

Hogyan sikerült végül a felhőbe menetek a Business Central-lal?

G. Mónika: Fél évvel később azonban a cégcsoportban is belátták, hogy a felhős megoldás előnyösebb. Az átállás zökkenőmentesen zajlott, és bár napi szinten nem éreztünk nagy különbséget, a háttérfolyamatok egyszerűbbé váltak. Például a support számára gyorsabb lett a hibakeresés.

Mi volt az, amit a Business Central bevezetéstől vártatok? Mik voltak az eredeti célkitűzéseitek? Min szerettetek volna javítani az upgrade során?

G. Mónika: Az egyik fő célunk az volt, hogy egy modern vállalatirányítási rendszer lehetőségeit teljes mértékben ki tudjuk használni, és ezzel hatékonyabbá tegyük a folyamatainkat. A riportálás gyorsítása és pontosabbá tétele is kiemelt szempont volt. Korábban például manuálisan kellett adatokat összegyűjteni és feldolgozni, ami rengeteg időt vett igénybe. Az Business Central ezt a munkát lényegesen leegyszerűsítette.

Mi volt a tapasztalatotok a bevezetéssel kapcsolatban? Hogyan éltétek meg a bevezetést, és hogyan befolyásolta a projekt a napi munkátokat? Milyen kihívásokkal szembesültetek a rendszer bevezetésekor?

G. Mónika: Az időgazdálkodás jelentette az egyik legnagyobb kihívást, hiszen a projektet a zárási időszakok és a napi feladatok mellett kellett megvalósítanunk. Ezért rendkívül pontosan megterveztük, hogy mely időszakokban foglalkozunk a rendszer bevezetésével. Például a zárási határidőkre eső heteket teljesen kizártuk a projekt ütemezéséből, hogy elkerüljük a csapat túlterhelését.

Fontos tanulság volt, hogy a kulcsterületek vezetőit mindenképpen be kell vonni. Nem lehetett mindent egy kézben tartani, ezért delegáltunk: például a számlázási modulért felelős kolléga mélyebben részt vett a folyamatban, míg én összefogtam a projekt egészét. Ez a csapatmunka biztosította, hogy a folyamat gördülékenyen haladjon.

Milyen volt az éles indulás? Hogyan éltétek meg az éles indulást és az azt követő időszakot?

G. Mónika: Az indulásnál a legfontosabb cél az alapvető működés biztosítása volt. Elsőként a banki kapcsolatok, a számlázás és a vevői adatok helyreállítására összpontosítottunk. Ehhez összeállítottunk egy listát azokról a feladatokról, amelyek nélkülözhetetlenek, illetve azokról, amelyek hasznosak, de nem azonnal szükségesek. Például egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése a „hasznos, de nem létfontosságú” kategóriába került, ezért ezt későbbre ütemeztük.

Az éles indulást követően azonnal érezhető volt, hogy a riportálás jelentősen egyszerűbbé vált. Korábban Excel-alapú folyamataink voltak, amelyek sok manuális munkát igényeltek. Most egyetlen gombnyomással elérhetjük ugyanazokat az adatokat, amit korábban órákon át dolgoztunk fel.

A Business Central bevezetése után tovább fejlesztettétek a rendszert. Mesélnél erről?

G. Mónika: Igen, több új megoldást vezettünk be:

Continia számla iktató rendszer: Ez egy automatikus számlakezelő megoldás, amely az e-mailben érkező számlákat közvetlenül a Business Centralba importálja. A rendszer felismeri a számlák alapvető adatait, mint például a fizetési határidőt, és lehetőséget biztosít különböző jóváhagyási folyamatok beállítására. Nálunk egy háromszintű jóváhagyási rendszert vezettünk be, amelynek végső lépcsője az ügyvezető döntése. A megoldás különösen hasznosnak bizonyult abban, hogy automatizálta és átláthatóbbá tette a számlák feldolgozását, így jelentős időt takarítottunk meg a manuális ellenőrzési és adminisztratív feladatok során.

Power BI: Ez a projekt szívügyem lett. Az első riportjaink már bemutatásra kerültek, és hatalmas sikert arattak. A vizuális megjelenítés nagyban segíti az adatok elemzését és értelmezését. Például a termelési költségek elemzéséhez már most is készülnek olyan dashboardok, amelyek forradalmasítják a döntéshozatalt.

Milyen tapasztalataitok voltak az éles indulás után?

G. Mónika: Az indulást követő időszak intenzív volt, de az új rendszer gyorsan bebizonyította, hogy megérte a fáradozásainkat. A legnagyobb előrelépés a gyorsaságban és a pontosságban volt. Például korábban a zárásokat alig tudtuk időben befejezni, most viszont már napokkal a határidő előtt készen vagyunk.

Ezen kívül a csapatmunka szerepe is jelentős. Az, hogy mindenki részt vett a saját területének fejlesztésében, nagyban hozzájárult ahhoz, hogy a rendszer megfeleljen az igényeinknek. A delegálás szintén kulcsfontosságú volt – ez tette lehetővé, hogy a projekt akkor is haladjon, amikor én személyesen nem tudtam jelen lenni.

Milyen visszajelzések érkeztek a cégcsoport többi tagjától a magyarországi Business Central bevezetéssel kapcsolatban?

G. Mónika: Az upgrade egyfajta iránytűként szolgált a cégcsoport többi tagja számára is. Az első hónapban sikerült időben leadnunk a riportjainkat, sőt, mi voltunk az elsők, akik elkészültek. Ez a teljesítmény motiváló hatással volt a cégcsoport más tagjaira, és segített beindítani náluk is az átállási folyamatot.

Milyen tanulságokat szűrtetek le a projekt során, amit más cégnek is érdemes megfogadnia?

G. Mónika: Egy ilyen projekt sikeréhez elengedhetetlen a jó csapatmunka és a felelősségek megfelelő delegálása. Az is fontos, hogy a folyamat során mindenki tisztában legyen a szerepével, és a saját szakterületére koncentráljon. Ez a megközelítés nálunk nagyon jól működött, és másoknak is ezt javaslom.

Én azt gondolom, hogy sikeresen átállni Navision-ről Business Central-ra csakis egy szakértő partnerrel lehet.

A Pluriton Hungary Kft. példája remekül mutatja, hogy egy jól megtervezett vállalatirányítási rendszer átállás mennyire képes átalakítani és optimalizálni egy cég működését. A Business Central bevezetésével nemcsak időt és energiát spóroltak meg a mindennapi munkában, hanem jelentős előrelépést értek el a riportálás, a folyamatok automatizálása és az adatelemzés terén.