From honey to money – von der Akquise bis zum Zahlungseingang

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist die Erzielung von Umsatz und damit, ganz eng verknüpft, die Gewinngenerierung. In den meisten Szenarien ist hierbei das Zusammenspiel zwischen einem ERP- und einem CRM-System stark gefragt. In diesem Beitrag gehen wir auf die Möglichkeiten innerhalb der Microsoft Dynamics Familie ein.

Als erste Phase im Prozess steht die Neuakquise / Betreuung von Kunden, zu welcher die Vertriebsmannschaft die Produkte an den Mann bringen möchte. Aus der klassischen Betrachtungsweise werden die eigenen Produkte dem Kunden schmackhaft gemacht – er bekommt Honig um den Mund geschmiert. Wenn der Honig schmeckt, dann geht es richtig los – Lead- und Opportunity-Management ist angesagt. Die Begleitung des Kunden oder Interessenten in dieser sehr wichtigen Phase, fordert eine professionelle und strukturierte Umgebung. Der Vertrieb hat mit dem CRM die Möglichkeit, alle Kommunikations- und Aktivitätsvorgänge zum Kunden zu erfassen und somit einen 360 Grad Blick rund um den Kunden zu bekommen.

Ab der zweiten Phase befinden wir uns an einem Punkt, der die Hoheitsgebiete zwischen dem ERP- und CRM-System trennt. Je nach Komplexität der Artikelstruktur und Angebotslegung einer Organisation, muss hier entschieden werden, welches System die Führung übernimmt. Dabei ist das ERP-System mit seinen verschiedenen Modulen (u. a. Einkauf, Produktion, Logistik, Buchhaltung) dazu prädestiniert, den Prozess der Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, Rechnung) zu übernehmen. Die Preisgestaltung und der nachgelagerte Angebots-, Bestell- und Lieferprozess an den Kunden sind Paradedisziplinen eines ERP-Systems.

In der Gesamtbetrachtung der Systeme zeigen sich die Stärken aus beiden Welten. Damit diese Symbiose zur vollen Entfaltung kommen kann, ist die nahtlose Integration in technischer Hinsicht unumgänglich. Nur dann können die beteiligten Abteilungen voneinander profitieren.

Microsoft bietet einen prall gefüllten Werkzeugkoffer, um diesem „Prospect to Cash“-Szenario auf einer technischen Ebene gerecht zu werden. Auf Basis der neu eingeführten Power Platform finden sich dort neben dem Common Data Model, auch Tools wie Microsoft Flow.

Das Common Data Model soll das Herz einer jeden Integration bilden. Hier liegt das Hauptaugenmerk auf der Harmonisierung von Tabellen und Informationen, über mehrere Systeme hinweg. In einem Beispiel bedeutet das, dass der Stammdatensatz einer Firma über das Common Data Model sowohl dem ERP, als auch dem CRM übergeben werden kann. Dabei können unterschiedliche Informationen in den Systemen verwaltet werden, die konsolidierte Darstellung findet in der Common Data Tabelle statt.

Für den im vorigen Abschnitt beschriebenen Prozess bzw. den notwendigen Übergang von Phase 1 auf Phase 2 bedeutet dies, dass die neu akquirierten Interessenten, die technische Umwandlung vom CRM in Richtung ERP durchleben müssen. Dabei gilt es, auch die Transformation vom Interessenten zum Kunden sicherzustellen, damit im nachgelagerten Prozess die weiteren Abteilungen in Kenntnis gesetzt werden.

Neben den Firmen- und Kontaktstammdaten gilt es auch, den Artikelstamm und die Bewegungsdaten zwischen beiden Welten zu übergeben. Nur so können Anwender aus beiden Systemen mit dem gleichen Blick und Informationsstand zu einem Kunden im Tagesgeschäft agieren. Mit Hilfe des Common Data Model ist man der nahtlosen Integration zwischen ERP und CRM ein großes Stück näher.

Nach wie vor ist die größte Herausforderung in einem Projekt, die Integration zwischen zwei Systemen, üblicherweise einem ERP- und einem CRM-System. Neben den technischen Herausforderungen müssen die fachlichen und prozessualen Anforderungen berücksichtigt werden. Setzen Sie bei der Implementierung auf einen Partner, der beide Welten im Portfolio hat und profitieren Sie von der Erfahrung eines etablierten Dienstleisters – wie zum Beispiel COSMO CONSULT.