COSMO Document Control | Software für die Dokumentenlenkung
Effiziente und smarte Dokumentenlenkung
Herausforderung
Werden in Ihrem Unternehmen die Vorlagen für das Qualitätsmanagement immer noch auf Papier festgehalten? Dann wissen Sie ja, wie zeitaufwendig und anstrengend das sein kann. Die manuelle Bearbeitung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten kostet Zeit und oft auch Nerven. Es ist einfach ineffizient. Die Prozesse sind nicht einheitlich, es gibt keinen durchgängigen Audit-Trail und die Vergleichbarkeit, optische Hervorhebung und eindeutige Anzeige aller inhaltlich veränderten Versionen ist schlichtweg unmöglich.
Es wird Zeit, Ihre Prozesse zu digitalisieren.
Die Lösung
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hätte eine richtig smarte Softwarelösung für die Dokumentenlenkung. Alles wird einheitlicher und transparenter. Anstatt lange suchen zu müssen, haben Sie jederzeit den vollen Überblick über Prozesse, Audit-Trails, Änderungen und Versionen. Einfach über alle Arbeitsschritte bis hin zur Einholung der Lesebestätigungen.
Die Plattform kann an Ihre ganz individuellen Bedürfnisse angepasst werden und für einen schnellen Start stehen umfangreiche Standards zur Verfügung. Auch von Anfang an dabei: das gute Gefühl, dass bei der Dokumentenlenkung ab jetzt alles transparenter und effizienter abläuft.
Die Anwendung COSMO Document Control ist im COSMO Quality Management Pack integriert und bietet eine effiziente und smarte Workflow-Lösung für Vorgabe- und Nachweisdokumente. Microsoft 365, Microsoft Word und Outlook, SharePoint-Online und Teams können nahtlos in die Software zur Dokumentenkontrolle integriert werden. Und auch Systeme anderer Anbieter sind einfach anzubinden.
Das Geniale daran
Die Document Control Software bleibt prozessual flexibel und ist in allen Bereichen dank der Low-Code-/No-Code-Plattform im Hintergrund konfigurierbar. Formulare, laufende Workflows oder Ansichten können einfach umgestaltet und erweitert werden.
Für einen schnellen Start stehen umfangreiche Standards wie übersichtliche Dashboards, Onlinehilfen oder Reports für die wichtigsten Kennzahlen zur Verfügung. Document Control ermöglicht Ihrem Unternehmen, Vorgabe- und Nachweisdokumente einfach und effizient zu lenken und Prozesse, trotz komplexer Zusammenhänge, transparent verfügbar zu machen – auf jedem Gerät.
Digital processing of all transactions eliminates time-consuming manual paperwork, avoiding annoying interfaces and duplicated efforts. Signatures can also be provided electronically. The solution can be operated entirely independently and across different platforms within the company.
Gewinnen Sie vielfältige Produkt-Einblicke
COSMO Document Control Dashboard Screenshot
Intuitive Nutzung
- Einfache Benutzerführung und jederzeit Zugriff auf alle Inhalte und Prozesse
- Geräteunabhängig und immer auf dem aktuellen Stand
- Schritt für Schritt zu den Anwender*innen gebracht – mit geringem Schulungsaufwand
Hohe Akzeptanz der Nutzer*innen
Wächst mit den Anforderungen
- Standardisierte Lösung schnell implementiert und eingerichtet
- Flexibel anpassbar und wächst mit Anforderungen der Anwender*innen
- Qualifizierte Implementierung und entsprechender Betrieb
Zukunftssicher und flexibel
Nichts geht verloren
- Alle Änderungen immer nachvollziehbar und „auditsicher“
- Eingebettete elektronische Unterschriften, inkl. optionaler DocuSign-Integration
- Online oder „klassisch“ on premise – flexibel zu jeder Zeit
Hohes Level an Zuverlässigkeit
Features
- Automatische Kontrolle der Veröffentlichung und Vollstreckung von Dokumenten
- Vereinfachung der Berichterstattung über Laufzeiten, deren Ablaufdaten und offenen Aufgaben
- Integrierte elektronische Signaturen - im eigenen System oder extern (z.B. mit DocuSign)
- Komfortables Benachrichtigungssystem, um offene Aufgaben zu überwachen, zu eskalieren oder zu delegieren
- Prozesse können jederzeit geändert werden, ohne dass Elemente oder vorherige Ereignisse verloren gehen
- Plattformunabhängig und integrierbar in führende Anwendungen wie Microsoft 365, Microsoft Teams oder Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Schneller Überblick über Rollen, Prozesse, Zustände oder Historien (Audit Trail)
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