Virtuelles Teamwork benötigt Regeln

Zusammenarbeit im digitalen Raum funktioniert auch ohne Kollaborationstools. Doch erst Lösungen wie Microsoft Teams sorgen dafür, dass Arbeitsgruppen effizienter „teamen“. Vorausgesetzt, das Tool ist optimal in die vorhandenen Geschäftsprozesse eingebunden. Ein paar sinnvolle Richtlinien helfen, die Transparenz zu wahren und im New Normal langfristig effizient zu arbeiten. 

Kollaborationslösungen führen nicht zwangsläufig zu mehr Durchblick. So kann jeder Nutzer in Microsoft Teams beliebig viele Teams anlegen. Diese Teams sind anschließend nur für jene Mitarbeiter sichtbar, die eingeladen sind, der virtuellen Arbeitsgruppe beizutreten. In der Praxis kann das zur Koexistenz mehrerer Teams zum gleichen Thema führen. Richtlinien helfen, dies zu vermeiden. 

Für Ad-hoc-Besprechungen, die nur wenig Zeit beanspruchen, genügt ein temporärer Gruppenchat. Dieser benötigt keinen zusätzlichen Speicher und wandert im Zeitverlauf in der Chathistorie automatisch nach unten. Protokolle und Dateien bleiben erhalten und können bei Bedarf erneut geteilt werden. 

Teams sind vor allem für die langfristige, umfangreichere Zusammenarbeit – etwa in Projekten – gedacht. Je nach Zielsetzung können sie unterschiedlich strukturiert sein. Wir von COSMO CONSULT empfehlen, zunächst drei Basis-Templates einzurichten, die sich bei Bedarf erweitern lassen:

Organisationsteams

• Teilnehmer: Interne Mitarbeiter einer Abteilung
• Merkmale: Kanäle werden für einzelne Unterbereiche einer Abteilung eingerichtet und können öffentlich oder privat sein 
• Einrichtung: IT-Abteilung
• Ablaufrichtlinie & Archivierung: keine
• Nachteile: organisatorisch stark eingegrenzt, geringe Interaktion zwischen den Abteilungen

Projektteams

• Teilnehmer: in- und externe Mitarbeiter
• Merkmal: Jedes Unterprojekt besitzt einen eigenen, privaten Kanal
• Einrichtung: Mitarbeiter
• Ablaufrichtlinie & Archivierung: 360 Tage, Archivierung nach Projektabschluss
• Nachteile: limitiert auf 30 Sub-Projekte

Kollaborationsteams

• Teilnehmer: interne Mitarbeiter, die an interdisziplinären Themen arbeiten 
• Merkmal: ein Kommunikationskanal
• Einrichtung: Mitarbeiter
• Ablaufrichtlinie & Archivierung: 180 Tage, danach Löschung
• Nachteile: steigende Anzahl von Teams

Solche Ablaufrichtlinien stellen sicher, dass die Transparenz gewahrt bleibt und weder Redundanzen noch verwaiste Teams entstehen.

Grundsätzlich sollte kein Mitarbeiter ohne Freigabe ein Team anlegen. Nur so lässt sich Wildwuchs vermeiden, der am Ende den Produktivitätsgewinn des Tools mindert. Automatische Workflows mit Microsoft Power Automate helfen, den Aufwand zu reduzieren, indem passende Template bereitgestellt werden oder auf die Option Gruppenchat verwiesen wird.

Bei der Teambezeichnung macht Microsoft Teams keine Vorgaben. Das ist flexibel, birgt aber die Gefahr, dass es schnell unübersichtlich wird. Mit Strukturhilfen wie Präfixes oder Längenbegrenzungen lassen sich Missverständnisse und Doppelungen vermeiden.

Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, Teams mit einem Ablaufdatum zu versehen. Gerade bei Projekt- oder Kollaborationsteams ist die Nutzungszeit meist eingeschränkt. Zudem ist in der Cloud der Speicherplatz begrenzt. Mit einem durchdachten Konzept stoßen sie nicht so schnell an Grenzen.

Es sind vor allem Kleinigkeiten, die sich bei Microsoft Teams langfristig als Effizienzbremsen erweisen können. Anfangs fallen die Effekte kaum ins Gewicht, doch irgendwann wird es unübersichtlich. Darunter könnte am Ende auch die Nutzerakzeptanz leiden. Besser ist es daher, mit klaren Regeln und Strukturen von Anfang an für Ordnung und Transparenz zu sorgen.