Registrierkassenpflicht: Was ist die richtige Lösung für mein Unternehmen?

Die Registrierkassenpflicht erhitzt momentan die Gemüter vieler Unternehmer und sorgt für offene Fragen: Ist mein Unternehmen betroffen? Wenn ja, was muss ich tun? Welche Anschaffungen sind zu tätigen? Lassen sich die neuen Vorschriften bereits mit meinen bestehenden Software-Lösungen (z.B. Microsoft Dynamics AX) abdecken? Wir haben viele Anfragen unserer Microsoft Dynamics AX-Kunden zu der Thematik erhalten und uns mit der Registrierkassenpflicht auseinandergesetzt. In diesem Blogbeitrag liefern wir Ihnen – abseits von Gesetzestexten – Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Die Registrierkassenpflicht und die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) gelten für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 15.000 Euro, sofern die Barumsätze 7.500 Euro pro Jahr überschreiten. Zu den Barumsätzen zählen neben den klassischen Bargeld-Transaktionen auch Käufe mit Bankomatkarte, Kreditkarte und Gutscheinen.

Die Einführung der Registrierkassenpflicht erfolgt in zwei Schritten:

1. Ab 01. Jänner 2016: Elektronische Aufzeichnung und Belegpflicht: Jedes Unternehmen muss bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und dem Käufer aushändigen. Der Kunde muss den Beleg auch entgegennehmen und bis außerhalb des Geschäfts für eventuelle Kontrollen bei sich behalten. Der Unternehmer muss vom Beleg eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und, wie alle Buchhaltungsunterlagen, sieben Jahre aufbewahren.

Die Mindestangaben des Rechnungsbeleges umfassen:

– Unternehmensbezeichnung

– fortlaufende Rechnungsnummer

– Rechnungsdatum

– Menge und handelsübliche Bezeichnung der Artikel

– Betrag der Barzahlung

2. Ab 01. Jänner 2017: Technische Sicherheitseinrichtung und Signaturzertifikat (RKSV): Ab 2017 sind alle Registrierkassen mit technischen Sicherheitseinrichtungen auszustatten, um nachträgliche Manipulation zu verhindern. Zusätzlich ist ein Signaturzertifikat notwendig. Dieses ist von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (in Österreich GLOBALTRUST oder A-Trust) zu beziehen. Die Inbetriebnahme muss ab Mitte 2016 erfolgen.

Für die Anschaffung bzw. Umrüstung kann eine Prämie von 200 Euro mit der jährlichen Steuererklärung beantragt werden. Darüber hinaus besteht eine unbegrenzte Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung.

Je nach Größe und bereits eingesetzter Software- bzw. Kassensysteme Ihres Unternehmens haben Sie verschiedene Lösungsmöglichkeiten:

Registrierkasse ohne Systemanbindung: Die kostengünstigste und einfachste Lösung ist, eine handelsübliche Registrierkasse mit Signaturmodul (meistens schon eingebaut) anzuschaffen. Hat Ihr Unternehmen bereits Microsoft Dynamics AX im Einsatz, aber keine Schnittstelle zur Kasse, muss nur das Kassenjournal (z.B. Tagesabschluss) in der Finanzbuchhaltung händisch gebucht werden. Werden Barrechnungen direkt aus Microsoft Dynamics AX gedruckt müssen auch diese mit dem Signaturzertifikat versehen sein.

Schnittstelle zu Microsoft Dynamics AX: Sie betreiben Werkverkauf mit einer Registrierkasse, aber ohne Microsoft Dynamics AX-Anbindung. Eine Schnittstelle zu Microsoft Dynamics AX ist die richtige Lösung für Ihr Unternehmen, wenn die verkaufte Ware wertmäßig relevant ist bzw. Lagerbestände aktualisiert werden müssen. Wir haben solche Schnittstellen bereits erfolgreich mit namhaften Kassen-Herstellern bei Kunden in mehreren Microsoft Dynamics AX-Versionen umgesetzt.

Retail-Modul von Microsoft Dynamics AX: Das Microsoft Dynamics AX 2012-Retail-Modul inkl. seiner Kassenterminals ist eine Komplettlösung und vorrangig für Einzelhändler zu empfehlen, kann aber auch als kleine Shop-Lösung (1 – 2 Terminals) umgesetzt werden.