Projekt Bau - Alle Zahlen im Blick

Ein Bauprojekt verursacht von der Idee bzw. Anfrage bis zur Abnahme des Bauwerks jede Menge Dokumente und Daten: Planungsdokumente, Entwürfe, Kostenschätzungen, Kalkulationen, Angebote, Nachträge, Mängel etc. Die Buchhaltung muss sehr viele auf das Bauprojekt bezogene Transaktionen erfassen: Materialbestellungen und Lieferantenrechnungen, Rechnungseingänge von Fremdvergaben, Abrechnungsbuchungen, Zahlungseingänge und -ausgänge, Skonti, Löhne und viele weitere Posten.

Aus meiner Sicht gelingt dies nur im Zusammenspiel mit einer integrierten Lösung. Dabei spielt das Bauvorhaben die zentrale Rolle. Alle Prozesse und Vorgänge werden mit dem Bauvorhaben verknüpft. So entsteht eine Art digitale Projektmappe, die alle relevanten Zahlen und Vorgänge beinhaltet.

Die ersten relevanten Kennzahlen entstehen während der Planungsphase mit der ersten Kostenschätzung oder spätestens mit der ersten konkreten Kalkulation. Daraus ergibt sich das vorläufige Budget für das Bauvorhaben, idealerweise ein Kosten- und ein Verkaufsbudget mit einem Deckungsbeitrag.

Im weiteren Verlauf ändert sich entweder aufgrund neuer Erkenntnisse oder veränderter Rahmenbedingungen die Baukostenplanung. Es entstehen weitere Versionen des Budgets. Gegen das aktuelle Budget laufen direkt die tatsächlichen Aufwände wie die Kosten aus Eingangsrechnungen und die Kosten aus Zeitrückmeldungen der Mitarbeiter. Dadurch lässt sich einfach ein Plan-Ist-Vergleich oder sogar ein Soll-Plan-Ist-Vergleich erstellen.

Das Controlling eines Bauvorhabens kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen. Der erste Eindruck sollte bereits einen Überblick über das Bauvorhaben verschaffen. Welche Kosten sind geplant, wie viel Kosten sind aufgelaufen und welche Leistungen wurden bisher abgerechnet? Ein individuell festgelegter Indikator kann helfen, den aktuellen Stand über das Bauvorhaben einzuschätzen. In diesen Klärungsprozess sollten der Projektleiter und der Bauleiter einbezogen werden. Die Identifizierung einer ungewöhnlichen Ausprägung auf der Ebene des Bauvorhabens macht es erforderlich, die nächste Ebene einzubeziehen und auf der Ebene der Bauprojekte, dem Leistungsverzeichnis und dem Ausführungsprojekt, die Kennzahlen zu überprüfen. Einerseits kann das Aufmaß eine Unterstützung dafür sein, die Frage zu klären, welche Leistungen zwar erbracht, aber noch nicht abgerechnet wurden oder welche Kosten bis zum aktuellen Leistungsfortschritt hätten anfallen sollen. Andererseits ist es der Baufortschritt, der von den Bauleitern ermittelt oder geschätzt wird. Die erfassten Daten liefern Hinweise, welche Restarbeiten und welche Restkosten noch anfallen. Eine eventuelle Überschreitung der geplanten Kosten kann ebenfalls frühzeitig erkannt werden.

Natürlich darf auch ein Controlling der Zahlungseingänge und -ausgänge nicht fehlen, besonders im Zusammenhang mit der Gewährung von potenziellen Skonti. Auch diese und weitere Kennzahlen lassen sich anhand der Verbindung zum Bauvorhaben verfolgen und systematisch auswerten.

Viele der genannten Daten und Werte stehen direkt in unserer Branchenlösung COSMO Baugewerbe zur Verfügung. Es gibt jedoch viele Gründe, das Reporting aus dem ERP-System auszulagern. Mithilfe von Power BI aus dem Bereich der Power-Plattform – auch direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert – haben Sie die Möglichkeit, dynamische Auswertungen über alle Bauvorhaben hinweg passgenau auf Ihre Anforderungen zu generieren.