Office 365 intern vermarkten für IT-Leiter

Welcher Faktor zeichnet unter anderem die Informationstechnik aus? Sie ist schnelllebig, sehr schnelllebig. Was heute aktuell ist, kann morgen schon von vorgestern sein. Wichtig ist es, nicht den Anschluss zu verlieren. Das gilt sowohl privat wie auch für den wirtschaftlichen Bereich. Besonders als Unternehmen sollte man Schritt halten, um seine Marktposition zu sichern und auszubauen. In einem Unternehmen besteht jedoch die Möglichkeit, dass nicht jeder die Schnelllebigkeit in einem hohen Maße wahrnimmt. Einer derjenigen sind Sie: der IT-Leiter. Sie bewegen sich zwischen der sich immer schneller drehenden Welt und der Strategie sowie den Anforderungen des Unternehmens. Der folgende Blogbeitrag soll Ihnen helfen insbesondere das Thema Office 365 und „Modern Workplace“ intern zu vermarkten.

Bevor ich jedoch zur internen Vermarktungsstrategie komme, ein kleiner Abzweig in die bunte Welt von Microsoft Office 365. Es ist dabei viel mehr als eine Ansammlung von Anwendungen. Es ist eine Plattform! Angefangen vom lang bekannten Office Paket wie Word, Excel und PowerPoint zu den neuen Anwendungen wie etwa Teams. Was diese Plattform besonders stark und unvergleichbar zeichnet, ist die Verknüpfung zwischen den Anwendungen. Dadurch wird erst die Abbildung des „Modern Workplace“ ermöglicht.

Nachdem nun der essenzielle Kern von Office 365 erläutert wurde, kommen wir nun zur Herangehensweise für die interne Vermarktung. Den ersten Schritt kennen Sie als IT-Leiter bestimmt, jedoch muss ich ihn an dieser Stelle nochmal betonen:

Eine Planung und das richtige Changemanagement sind unabdingbar – auch bei der internen Vermarktung von Office 365.  Wie plant man im ersten Step eine Vermarktung? Gibt es dazu überhaupt eine Strategie? Wie auch in vielen anderen Bereichen ist eine Planung die gedankliche Vorwegnahme von Handlungsschritten, welche die Erreichung eines Zieles unterstützen. Essenziell ist es für Sie also, dass Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie erreichen möchten und welche Schritte dafür notwendig sind. Sie möchten Office 365 intern einführen? Dann ist das Ihr Ziel. Wie erreichen Sie dieses Ziel? Was müssen Sie dafür tun? Hierzu ein paar Tipps seitens Cosmo Consult in den nächsten Absätzen.

Starten Sie mit dem richtigen Mindset. Befassen Sie sich mit dem Thema Change-Management. Viele von Ihren Mitarbeitern arbeiten schon lange mit Office als Desktopversion. Sie setzen es jeden Tag aufs Neue ein und wissen genau, wo seine Stärken und Schwächen liegen. Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten. Daher gehen Sie zuerst auf Ihre Mitarbeiter zu und fragen Sie, wo die Schwächen liegen. Des Weiteren versuchen Sie herauszufinden, wo Sie unabhängig von den Desktopanwendungen Schwächen sehen. Wenn man das Veränderungsziel versteht, den Eindruck hat, mitwirken zu können und selbst hinter der geplanten Veränderung steht, wirkt man auch proaktiv mit.

Das ist der nächste Schritt der internen Vermarktung. Sie brauchen Anwendungsfälle! So holen Sie die Mitarbeiter durch einen Ausblick auf eine Verbesserung der Situation ins Boot. Welche Features und Functions sind unabdingbar? Was wird benötigt? Welche Verbesserungen sind erwünscht? Wie sind diese mit Office 365 abdeckbar? Nun, nach erfolgreicher Sammlung der Anwendungsfälle, geht die Arbeit erst los.

Sie haben Ihre Kollegen bei den einzelnen Anwendungsfällen unterstützt und sind für Fragen jederzeit verfügbar gestanden. Nun geht es an die Bewertung der einzelnen Fälle. Im nächsten Schritt bewerten Sie diese und weisen sie dem einem oder mehreren Office 365 Tools zu. Daraus entstehen am Ende ein Muster und zugleich eine Sammlung von Anforderungen. Dieses Muster kann zum Beispiel bedeuten, dass sich Ihre Mitarbeiter ein besseres Arbeiten mit Dokumenten erhoffen, wie zum Beispiel das parallele Bearbeiten von Dokumenten. Oder ein anderes Muster: Bildschirme sollen während Telefonkonferenzen einfach geteilt werden, obwohl alle Beteiligten gerade im Dokument mitschreiben? Sie wissen, dass mit Office 365 dies kein Problem ist.

Wenn Sie dieses Muster und die Ansammlung der Anforderungen haben, gilt es nur noch die Voraussetzungen zu kennen. Also was müssen Sie erledigen, damit das Ganze umgesetzt werden könnte. Mit welchen internen Entscheidern müssen Sie sprechen, um Ihre Vorschläge zu präsentieren? Welche Beteiligten müssen Sie vom Nutzen des Systems überzeugen? Wem stellen Sie Ihre erarbeiteten Anwendungsfälle schlussendlich vor? Wie gilt es diese verständlich aufzubereiten, dass es auch jene verstehen, die nicht in Ihrem Bereich arbeiten? Durch eine intensive Beantwortung all dieser Fragen erarbeiten Sie sich immer mehr ein Konzept zu einer möglichen Einführung der Office 365 Anwendungen, die benötigt werden.

Und nun nutzen Sie das Konzept! Der nächste Schritt ist die interne Vermarktung an sich. Durch Ihre intensive Planung, der Auseinandersetzung mit Ihren Kollegen, den durchdachten Anwendungsfällen und Ihrer einwandfreien Vorbereitung können Sie nun mit Argumenten in den internen Austausch treten. Zusätzlich haben Sie schon einen groben oder auch bereits sehr detaillierten Plan. Dieser festigt Ihre Position beim internen Austausch, besonders auch mit der Geschäftsführung. Sie können einfach auf Wünsche, Anforderungen und Voraussetzungen zurückgreifen und diese mit den Tools des Office 365 Paketes verlinken. Argumentieren Sie schlüssig und dem Erfolg steht nichts mehr im Wege.

Der Kern der internen Vermarktung ist schlichtweg die richtige Vorbereitung. Die Vorbereitung beginnt nicht im stillen Kämmerchen. Die Vorbereitung beginnt bei Ihren Kollegen. Sie wissen, wie Sie in Ihrem täglichen Arbeiten vorgehen. Diese Anwendungsfälle sind im Anschluss das Fundament auf der Sie Ihre gesamte Vermarktungsstrategie für Office 365 aufbauen. Office 365 - die Plattform mit einer Lösung für fast alle Anwendungsfälle im Unternehmenskontext. Insbesondere bei der Konzepterstellung als auch bei der konkreten Umsetzung und dem Change-Management können wir von COSMO CONSULT unterstützen.