Mit diesem Tool digitalisieren Sie jeden Arbeitsplatz

Die Corona-Krise zwingt viele Unternehmen, Arbeitsplätze zu verlagern: vom Büro ins Homeoffice. Nicht jeder Betrieb kann dabei so flexibel reagieren, wie es erforderlich wäre, denn häufig fehlen die technischen Voraussetzungen. Das ist ein Grund dafür, warum sich gerade jetzt so viele für Modern Workplaces interessieren. Doch, wie sieht ein moderner Arbeitsplatz aus? Wie sollte er gestaltet sein und welche Technologien sind hierfür erforderlich? Unser Tipp: Halten Sie es so einfach wie möglich – und nutzen Sie herfür am besten die Kollaborationsplattform Microsoft Teams.

Ein zentrales Element beim Modern Workplace ist die Zusammenarbeit. Doch was bedeutet Zusammenarbeit? Man kommuniziert mündlich oder schriftlich mit Kollegen, Kunden und Lieferanten. Hierfür benötigen Sie normalerweise eine Telefonanlage und vielleicht noch Skype für die interne Kommunikation. Zusätzlich kommen Microsoft Word, Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel ins Spiel, um Dateien zu bearbeiten. Der schriftliche Austausch entlang der Wertschöpfungskette erfolgt dann meist per E-Mail. Unterm Strich macht das allein 5 Anwendungen für die tägliche Kommunikation.

Mit Teams lässt sich die Zahl deutlich reduzieren, denn hier werden die unterschiedlichsten Anwendungen und Funktionen unter einer Oberfläche zusammengeführt. Angefangen bei Basisfunktionen wie Chat und Telefonie bis hin zur gemeinsamen Erstellung, Bearbeitung und Publikation einzelner Dokumente. Hierfür sind Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, Microsoft OneNote oder Microsoft SharePoint Online direkt in Teams eingebunden. Diese Integrationsfähigkeit beschränkt sich allerdings nicht allein auf Microsoft-Technologien. Über den Marketplace von Microsoft stehen inzwischen rund 200 verschiedene Drittanbieterlösungen als Add-ins zur Verfügung. Das Angebot reicht dabei von Polly bis Github.

Zusammenarbeit findet indes nicht nur innerhalb eines Unternehmens statt, sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Deshalb ist auch unternehmensübergreifend eine effiziente Kommunikation wichtig. In Teams können Sie Lieferanten und Kunden schnell und einfach als Gastbenutzer hinzufügen.

Teams unterstützt Betriebssysteme wie MacOS, Windows, iOS und Android und ist damit ideal für plattformübergreifendes und mobiles Arbeiten. Damit lassen sich Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Situationen in Abstimmungs- und Arbeitsabläufe einbinden – hierzu gehören etwa Heimarbeiter, Firstline-Worker oder Schichtarbeiter aus Logistik oder Produktion. Die Einsatzbereiche reichen von Chat und Telefon über den Datenaustausch – hierzu gehören etwa Fotos von Zwischenfällen in der Logistik oder gemeinsam bearbeitete Produktionspläne – bis zur Schichtenplanung mit Microsoft Shifts.

IT-Administratoren können mit Microsoft Teams die Zahl der Applikationen und Prozess reduzieren, die neben der offiziellen IT-Infrastruktur existieren. Solche Prozesse werden auch als Schatten-IT bezeichnet. Ein gutes Beispiel für einen solchen Schattenprozess ist die Abstimmung von Schichtplänen per WhatsApp. Solche Nebenschauplätze haben sich mangels Alternativen in viele Unternehmen etabliert. Mit Teams besteht die Chance, die Schattenwelt zurückzudrängen und gleichzeitig für eine bessere Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu sorgen, indem berufliches und privates voneinander getrennt bleibt. Davon abgesehen sind unternehmensinterne Informationen in Microsoft Teams sehr viel besser geschützt.

Microsoft Teams ist eine solide Basis für die Kommunikation und Zusammenarbeit inner- und außerhalb Ihres Unternehmens. Die Kollaborationsplattform lässt sich dabei problemlos mit weiteren Microsoft Office 365-Apps und Drittanwendungen erweitern. Selbst externe Benutzer kann man schnell und einfach einbinden, sodass die Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette besser funktioniert.