Microsoft Teams in fünf Schritten erfolgreich einführen

Ist Teams eingeführt, geht es zunächst darum, das System einzurichten. Themen sind dabei etwa Identity Management (Single-Sign-On), Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Datensicherheit. Modern Workplace-Tools punkten vor allem in Sachen Zusammenarbeit. Allerdings ist es mit den Lösungen auch relativ einfach, interne Daten nach außen zu geben. Um dies zu verhindern, sollten Sicherheitsmechanismen in Microsoft Office 365 aktiviert und konfiguriert werden. 

Anschließend gilt es, Mitarbeiter und Personen, die künftig mit den neuen Tools arbeiten, abzuholen und mit dem notwendigen Wissen auszustatten, um diese effizient einzusetzen. Nur so lässt sich die nötige Akzeptanz erzielen. Teammitglieder erhalten damit die Chance, sich besser zu organisieren und von den Tools persönlich zu profitieren. So ist es ausgeschlossen, dass Nutzer die Tools als zusätzliche Belastung wahrnehmen.

Im dritten Schritt geht es darum, den Modern Workplace in die Unternehmensprozesse zu integrieren und mit den Organisationsrichtlinien in Einklang zu bringen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Mitarbeiter mit den Tools vertraut sind, damit sie das Potenzial erkennen und in den Richtlinien des Unternehmens verankern können.

Bei der Transformation in Richtung Modern Workplace stehen nicht allein neue Technologien im Fokus, sondern auch innovative Methoden und neue Organisationsformen, mit denen sich die Effizienz der Unternehmensprozesse verbessern lässt.

Ist die Basis für die neue digitale Plattform gelegt, können Arbeitsgruppen mit den wichtigsten Funktionen starten. Doch was unterscheidet eine produktive, agile Nutzung dieser Tools von der herkömmlichen Wasserfall-Methodik? Zunächst einmal sind hierfür agile Quartalsziele notwendig. Ein Weg dorthin führt über die Object & Key Results (OKR) und einen Aufgaben-Management-Flow, der Transparenz in die verschiedenen Jobs bringt und zum Teamwork einlädt. Im nächsten Blog-Artikel erklären wir, wie man ein digitales, agiles Teammanagement-Board gestaltet und Kollegen zur aktiven Mitarbeit befähigt.

Sie nutzen Microsoft Tools unternehmensweit und haben zur agilen Teamsteuerung bereits ein risikofreies Pilotprojekt mit dem digitalen Teammanagement umgesetzt? Herzlichen Glückwunsch, Sie sind deutlich weiter als die Konkurrenz. Laut einer Kienbaum-Studie sind erst 10 % der deutschen Unternehmen agil aufgestellt (Kienbaum, 2019). Jetzt geht es darum, aus den Erfahrungen mit dem ersten Piloten zu lernen und agile Methoden schrittweise in der gesamten Organisation zu etablieren. Ziel ist es, vom Silo-Denken und gegenseitig konkurrierenden Interessen – wie etwa Service vs. Vertrieb – zu selbstorganisierten Netzwerkstrukturen zu gelangen, die auf gemeinsame Unternehmensziele einzahlen. Ein weiterer Vorteil solch agil-intelligenter Organisationen ist ihre Flexibilität. Sie sind widerstandsfähig und resilient gegenüber Marktschwankungen, was eine lange, profitable Lebenszeit gewährleistet.

Wer das volle Potenzial von Microsoft Teams ausschöpfen und sein Unternehmen zur Teams-Exzellenz führen will, der sollte auf Aspekte wie Wissenstransfer, die Integration in die vorhandene Unternehmensorganisation und die passende Führungsmethodik achten. Dabei haben sich vor allem agile, digitale Organisationsformen bewährt. Mit Methoden wie OKR arbeiten Teams schnell, transparent und effizient.