Kostentransparenz und rechtzeitiges Gegensteuern in der Projektfertigung

So bringen Sie Licht in Ihre Kostenstrukturen

Kostentransparenz ist bei der abteilungsübergreifenden Kalkulation der entscheidende Erfolgsfaktor. Unternehmen aus dem Bereich Projektfertigung nennen die fehlende Transparenz häufig als Grund, warum es keine konkreten Aussagen zum erzielten Deckungsbeitrag gibt. Ohne eine vollständige Übersicht über die Kosten sind Abweichungen nur spät zu erkennen, sodass kaum noch Gegenmaßnahmen möglich sind.

Doch auf welche Defizite ist der mangelnde Durchblick bei den Kosten zurückzuführen? Die drei häufigsten Ursachen sind:

• Es sind unterschiedliche Systeme im Einsatz.
• Es steht keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung.
• Es fehlt die Bereitschaft, die Daten lückenlos zu erfassen.

Unterschiedliche Softwaresysteme

In vielen Unternehmen arbeitet jede Fachabteilung mit einem eigenen Programm. Der Vertrieb greift zum Beispiel häufig auf Microsoft Excel zurück. In der Konstruktion werden überwiegend CAD-Anwendungen eingesetzt, die jedoch keine Daten für die Kalkulation liefern. Projektleiter planen mit Excel oder einem Projektmanagement-Tool. Die Produktion nutzt in aller Regel das ERP-System. Das Projektcontrolling favorisiert wiederum Excel, weil die Daten mit dieser Software aus mehreren Systemen auf einfache Weise konsolidiert und ausgewertet werden können. Solche Lösungen haben viele Dienstjahre auf dem Buckel, sind im Laufe der Zeit erheblich gewachsen und exakt auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten. Denken Sie nur an das komplexe Formelwerk einer auf Excel basierenden Vertriebskalkulation im Anlagenbau oder für andere Projektfertiger. Die Ablösung dieser Systeme ist daher ein schwieriger Prozess.

Datensilos – Schätzen vs. Wissen 

Der zweite Kritikpunkt ist die fehlende einheitliche Datenbasis. Ein Vergleich mit den Kalkulationsdaten aus dem ERP-System fällt schwer, weil im Vertrieb nur sehr selten mit Artikelnummern und Stücklisten gearbeitet wird. Allenfalls lassen sich Daten aus Excel und dem ERP-System auf der Ebene von Produkten oder Hauptbaugruppen vergleichen. Außerdem ist die Preisbasis nicht identisch.

Fehlende Eingabebereitschaft 

Zu guter Letzt spielt die fehlende Eingabebereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine entscheidende Rolle für die Kostentransparenz: Veraltete Preise, unvollständige Stücklisten und ungenaue Rückmeldungen von Material sowie eine ungenaue oder verspätete Rückmeldung von Projektzeiten sind nur einige von vielen Nachlässigkeiten. All diese Defizite machen eine transparente Mitlaufende Kalkulation und Nachkalkulation fast unmöglich! 

Mit diesen Optionen erreichen Sie eine höhere Kostentransparenz 

Um eines gleich vorwegzunehmen: Es gibt keinen Königsweg aus dem Dilemma!  

Die Erwartung, dass alle im gleichen System mit den gleichen Daten arbeiten, bleibt häufig eine Wunschvorstellung. Allerdings lassen sich Fachbereiche wie der Vertrieb für die Arbeit mit dem ERP-System gewinnen.  

Kalkulationsstücklisten als Grundlage 

Die Erfassung der Kalkulationsstücklisten je Angebot oder Auftrag im ERP-System ist schon einmal ein Schritt in die richtige Richtung. Die automatische und zeitnahe Überführung von Konstruktionsdaten in das ERP-System wäre ein weiterer Schritt. Alle relevanten Abteilungen wären in einem System abgebildet und könnten die gleiche Datenbasis nutzen – zumindest wäre die Konsolidierung der Daten einfacher. Das Projektcontrolling müsste dann nur noch auf eine Datenquelle für die Auswertung zurückgreifen. Idealerweise wäre im nächsten Schritt eine direkte Integration in die Kostenrechnung möglich. 

Business Intelligence als integrierte Echtzeitberichte  

Ein zusätzlicher Ansatzpunkt ist der Einsatz eines Business-Intelligence-(BI) Systems! Viele Projektcontroller schätzen solche Systeme, weil sie damit auf einfache Weise Benutzeroberflächen und Berichte erstellen können. Hiermit lassen sich dynamische Berichte generieren, die sich ganz einfach nach unterschiedlichen Kriterien filtern lassen. Ein BI-System greift in Echtzeit auf verschiedene Datentöpfe zu und führt sämtliche Informationen an einer Stelle zusammen. Die detaillierte Analyse der Basisdaten legt zudem detaillierte Informationen offen. 

Benutzerfreundlichkeit 

Für eine Verbesserung der fehlenden Eingabebereitschaft sollten die Ursachen genauer analysiert werden. Häufig sind nicht die Mitarbeiter das Problem, sondern die mangelnde Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Systeme. Moderne Lösungen können in dieser Hinsicht eine Menge bewegen. Manchmal fehlt einfach das Verständnis, welche Bedeutung die Daten für das Unternehmen haben und welchen Nutzen die Daten auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst haben können. 

Fazit 

Das Problem der Kostentransparenz ist lange bekannt und allen Beteiligten bewusst. Es fällt jedoch schwer, Gegenmaßnahmen einzuleiten, weil viele Abteilungen ungern auf lieb gewonnene Gewohnheiten und auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Werkzeuge verzichten. Moderne ERP-Systeme – und speziell Branchenlösungen – sind in der Lage, diese Anforderungen abzubilden. Eine passende Ergänzung hierzu sind BI-Systeme. In jedem Fall sollten sich die Verantwortlichen darüber bewusst sein, dass die Einführung einer transparenten Kalkulation ein anspruchsvolles, aber auch ein höchst rentables Projekt ist. 

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Kosten? Wissen Sie wirklich, wann die Kosten aus dem Ruder laufen?
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