In vier Schritten zum erfolgreichen Projekt

Kennen Sie das Problem? Gerade eben haben Sie noch einen aufwendigen Projektplan aktualisiert und ausgedruckt – da ist er auch schon wieder veraltet. Mal ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter verhindert, dann trifft die Lieferung der bestellten Waren zu spät ein oder es wurde schlichtweg vergessen, einen Vorgang zu planen. In der Praxis sind diese Widrigkeiten kein Einzelfall, dennoch lässt sich das Risiko mit der richtigen Planung minimieren. 

Jedes Projekt beginnt in der ersten Phase mit der Projektdefinition, die die Grundlage für alle weiteren Schritte bildet. Die Projektdefinition enthält die Projektziele: Terminziel, Kostenziel und Projektumfang. Die eigentliche Projektplanung setzt in der zweiten Phase an, indem eine detaillierte Zeit- und Kostenplanung vorgenommen wird. Die Struktur einzelner Projekte kann erheblich voneinander abweichen. Daher ist ein geeigneter Projektstrukturplan die Grundlage für jede Planung. Vorlagen bilden den Rahmen und sorgen dafür, dass das Rad nicht ständig neu erfunden werden muss. Jeder Plan ist damit – und das gilt speziell für zu fertigende Baugruppen, Maschinen- und Anlagenteile – im Detail individuell geprägt. Eine besondere Herausforderung sind Stücklisten, denn mit wachsender Komplexität steigt auch der Aufwand für die Projektorganisation.

Es ist wichtig, die Kosten für die zu fertigenden Maschinen, Anlagen oder Baugruppen sachgerecht zu kalkulieren und zu budgetieren. Nur so erkennen Sie frühzeitig, wann eine Kostenüberschreitung droht. Wenn die Projektplanung in das ERP-System integriert worden ist, stehen die aufgelaufenen Kosten aus Rückmeldungen der Projektzeiten und Einkaufsvorgänge direkt nach der Buchung in der integrierten Kalkulation der Projektplanung zum Beispiel für Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung. Auf sämtlichen Projektebenen – ausgehend von der Gesamtansicht bis hinunter auf die unterste Planungsebene – können Sie auf alle relevanten Kennzahlen zeit- und ortsunabhängig zugreifen.

Für die Projektzeitplanung gilt die Devise: „So grob wie möglich, so fein wie nötig.“ Eine zu detaillierte Planung führt bei sich täglich ändernden Bedingungen schnell zu einem hohen Verwaltungsaufwand. Dieses Risiko besteht besonders, wenn die im ERP-System integrierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung genutzt wird. 

Planen Sie daher Arbeitspakete und keine Aufgaben. Beachten Sie auch, dass eine Projektplanung keine Aufgabenverwaltung enthält. Hierfür empfehlen wir spezielle Lösungen wie Microsoft Planner, der optimal in Microsoft Teams integriert ist. Dennoch hilft die Planung der Arbeitspakete Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den Arbeitsvorrat im Blick zu behalten, während die Verantwortlichen in den Teams und Abteilungen wertvolle Einblicke in die aktuelle Auslastungssituation gewinnen.

Mehr Transparenz für alle Beteiligten 

Eine moderne Projektplanung für die Projektfertigung ist direkt in das ERP-System integriert. Sie bindet die an dem Projekt beteiligten Abteilungen wie die Finanzbuchhaltung, Konstruktion, Produktion, das Lager, den Einkauf und Verkauf ein. Die Projektverantwortlichen können auf diese Weise während der Durchführung auf einzelne Vorgänge aus der Projektplanung direkt zugreifen und darauf basierende Prozesse anstoßen. Mit unserer Branchensoftware für die Projektfertigung unterstützen wir Sie, die Planung Ihrer Projekte effizient umzusetzen und Projekte erfolgreich abzuschließen. 

Wie planen Sie Ihre Projekte? Sind Sie in allen Phasen gut aufgestellt oder sehen Sie noch Optimierungsbedarf?
Lassen Sie sich von unserem erfahrenen Industriemanagement beraten.