Cloud oder nicht Cloud - das ist die Frage bei moderner Unternehmensplanung

Unternehmensplanung in der Cloud - Nur ein Trend oder doch ein nützlicher Verbündeter?

Eines der aktuellen Trendthemen ist unbestreitbar die Cloud, der dezentrale Datenspeicher im Netz. Viele Unternehmen haben bereits auf die Veränderungen in der digitalen Welt reagiert und verlagern ihre Unternehmensplanung ganz oder teilweise in die Cloud. Vor diesem Schritt stehen nicht nur die Optimierung der eigenen Datenbasis, die Festlegung von Zugriffsrechten und notwendigen Planungskriterien, sondern auch die intensive Auseinandersetzung mit der „Wolke“: Ist die dezentrale Cloud-Lösung überhaupt für das Unternehmen geeignet? Oder bleibt die gesamte Infrastruktur für die Planungs- und Berichtswesenslösung besser auf den firmeneigenen Servern (On Premise) bestehen?

Bei der Entscheidung spielen insbesondere die Faktoren „Sicherheit“ und „Verfügbarkeit“ eine besonders große Rolle. Schließlich haben beide Varianten unbestreitbar ihre Vor- und Nachteile: Verbleiben alle relevanten Daten On Premise, behält das Unternehmen selbst die volle Kontrolle. Das bedeutet aber auch, dass im Unternehmen entsprechendes Know-how vorgehalten werden muss, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Anders bei der Cloud-Variante: Wartung, Backup, Security – all diese Punkte werden hier durch den Cloud-Anbieter abgedeckt, sind die getroffenen Maßnahmen in Cloud-Zentren oft höher, als es bei einer On Premise Lösung möglich wäre.

Weitere Vorteile der Cloud sind z. B. die völlig flexible Skalierbarkeit hinsichtlich Nutzer und Daten sowie auch gerade die ortsunabhängige Infrastruktur. Auch in puncto Verfügbarkeit spielen cloudbasierte Planungssysteme ihre Stärken aus. Hierbei handelt es sich gerade für international agierende Unternehmen mit weltweit verteilten Niederlassungen um wichtige Kriterien, da räumliche Entfernungen und unterschiedliche Zeitzonen spürbar an Bedeutung verlieren.

Zusätzlich zu der Entscheidung „Cloud oder On Premise“ steht nach wie vor die Frage nach der optimalen technischen Umsetzung der Unternehmensplanung: Kann sich der Kleinunternehmer häufig noch mit Excel-Listen behelfen, sind die Tabellen bei wachsender Unternehmensgröße mehr Fluch als Segen.

Die Komplexität der Tabellen nimmt zu, die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt. Auch das Thema Datenkonsistenz rückt immer mehr in den Mittelpunkt: Wo genau ist die aktuelle Liste abgelegt? Sind darin alle Änderungen enthalten, die der erkrankte Mitarbeiter in der letzten Woche eingepflegt hat? Haben sich ggf. Copy-Paste- oder Formelfehler eingeschlichen, durch die falsche Ergebnisse entstehen? Wie kann der Kollege in der asiatischen Zweigstelle auf die aktuelle Datei zugreifen? Weder eine gezielte Datenhaltung noch eine Historisierung verschiedener Planungsversionen ist mit derartigen Mitteln umsetzbar.

Insbesondere die koordinierte Planung über Niederlassungs- und Landesgesellschaftsgrenzen hinweg beinhaltet viele zusätzliche Hürden. So kommen nicht selten die unterschiedlichsten Softwarelösungen zum Einsatz, die untereinander oft nur bedingt kommunizieren und damit bereits die reine Datenauswertung erschweren. Schnell entstehen verteilte Informationssilos, die zahlreiche, manuelle Arbeitsschritte erforderlich machen und damit für einen hohen personellen Aufwand sorgen. Eine integrierte Lösung für die Planung erfordert demnach eine enge Verbindung aller Systeme: Preis-, Mengen-, Absatz- und Kostenstellenplanung – alle planungsrelevanten Inhalte müssen unabhängig von ihrem physischen Standort so zusammenlaufen, dass sich jegliche Anpassungen der einzelnen Teilplanungen direkt in den folgenden Planungsschritten widerspiegeln. Die Datenbasis muss jederzeit sowohl für klassische Soll-Ist-Vergleiche als auch für die Anwendung von Predictive Analytics vollständig (integriert) und von einer hinreichenden Qualität sein.

Planung ergänzt um Künstliche Intelligenz

Der Begriff Predictive Analytics umfasst verschiedene Methoden zur Erstellung von Prognosen: Historische Unternehmensdaten werden auf wiederkehrende Muster hin untersucht, wodurch die Entwicklung wichtiger Unternehmenskennzahlen wie Produktabsatz oder Umsatz wesentlich genauer prognostiziert werden können. Derartige Methoden können, sofern sie richtig in die bestehenden Planungsabläufe integriert werden, einen enormen Mehrwert für die Unternehmensplanung liefern.

Wie wir sehen, wird das Thema „Unternehmensplanung“ auch in Zukunft nicht an Komplexität verlieren, sondern gewinnt durch die Cloud sogar eher weiter an Fahrt. Aber ist wirklich alles nur schwarz und weiß, wenn sich Unternehmen über die technische Basis der Unternehmensplanung Gedanken machen? Neben den reinen Cloud- oder On-Premise-Lösungen bestehen auch Mischformen, sogenannte hybride Modelle. Hierdurch lassen sich jeweils passgenaue Varianten schnüren.

„Ein von uns betreutes Unternehmen hat seine ERP-Systeme noch ganz klassisch auf firmeneigenen Servern, nutzt aber schon seit geraumer Zeit sehr erfolgreich Google Apps in der Cloud. Es war daher schon allein perspektivisch wichtig, das neue Berichts- und Planungswesen auch in der Cloud zu verankern. Für uns war dieses Projekt das erste große Business Intelligence-Vorhaben, das wir in der Cloud umgesetzt haben mit bisher rundum sehr gutem Feedback“, erklärt Hans Krefeld, Leiter Business Intelligence bei der COSMO CONSULT Data & Analytics GmbH.

Die Unternehmensplanung und das Berichtswesen in die Cloud zu verlagern, schafft im Unternehmen Freiräume, da sich die interne IT nicht länger (aktiv) um Bereiche wie Datenbackup, Datensicherheit oder Verfügbarkeit kümmern muss. Allerdings sollte vor dem Wechsel in die Cloud geklärt werden, ob der jeweilige Cloudanbieter die vom Unternehmen vorgesehenen Standards erfüllt. Wenn man sich dafür entscheidet, so sensible Daten wie z. B. für die Unternehmensplanung in die Cloud auszulagern, sollte man sich den Cloudanbieter vorher schon genau anschauen. Es werden immer noch einige Leistungen als Cloud verkauft, die im Grunde aber klassisches Hosting sind, führt Hans Krefeld aus.

Fazit

Die Entscheidung on Premise oder Cloud muss also nicht endgültig gefällt werden - jedes Unternehmen sollte sich für optimale Lösungen entscheiden, die auf die eigenen Prozesse zugeschnitten sind und eine reibungslose Zusammenarbeit über Bereiche und Standorte hinweg ermöglicht.