5 Sichten auf ein Vertragsmanagement

Die Optimierung von Prozessen in der Kommunikation und Zusammenarbeit erfährt in vielen Unternehmen einen immer höheren Stellenwert. Besonders die Grenzen der manuellen, beziehungsweise analogen Zusammenarbeit werden derzeit stärker denn je aufgezeigt. Dabei kann die Verwaltung von Dokumenten manchmal sehr chaotisch ablaufen und man verliert schnell den Überblick. Das kann bei Verträgen zu finanziellen Schäden führen.

Aus diesem Grund möchte ich in diesem Beitrag ein besonderes Augenmerk auf die Verwaltung von Verträgen legen:

Stellen Sie sich folgende Situation vor:
In einem Unternehmen aus der E-Commerce Branche arbeiten rund 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist in den letzten beiden Jahren sehr stark gewachsen. Viele interne Prozesse können nicht mehr auf die aktuelle Größe des Unternehmens angepasst werden, darunter auch die Erstellung und Verwaltung von Verträgen.

Aktuell werden die Verträge auf der Grundlage von Vorlagen in Microsoft Word von einer Mitarbeiterin in der Rechtsabteilung erstellt. Die ausgefüllten Vorlagen werden dann dem aktuellen Einkäufer weitergereicht, der den Vertrag mit dem neuen Lieferanten verhandelt. Dabei kommt es zu Änderungen bzw. Anpassungen, und es entstehen neue Versionen desselben Vertrags. Diese Korrekturen durchlaufen immer wieder Freigabeprozesse im Unternehmen, die losgelöst vom Vertrag intern per Mail abgestimmt werden. Drei Freigaben und vier Versionen später befindet sich der Vertrag in der finalen Version, die unterzeichnet werden soll. Die Unterzeichnung erfolgt dabei in einer ausgedruckten Version des Vertrags mit einer Laufzeit von drei Jahren. Wird zum Ende der Frist nicht gekündigt, verlängert sich die Vertragslaufzeit automatisch um ein Jahr. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente in einem Ordner im Büro der Rechtsabteilung abgelegt und die Einkaufsabteilung bekommt eine Kopie des Vertrags. Dieser Vertrag war der 120ste Vertrag, der abgeschlossen wurde, wer kennt da noch die Inhalte und Laufzeiten von allen Verträgen?

Um Probleme und umständliche Prozesse wie in dem oben genannten Beispiel zu beseitigen, soll die Vertragsverwaltung digitalisiert werden:
Wir scannen alle Verträge ein und legen sie auf einem Fileserver ab – das ist aber noch nicht alles!

Eine digitale Vertragsverwaltung sollte mehr können. Dabei haben verschiedene Interessensgruppen verschiedene Anforderungen:

Die Anforderungen der Rechtsabteilung und der Fachabteilungen

Die Rechtsabteilung möchte eine strukturierte und zentrale Ablage aller Verträge im Unternehmen. Des Weiteren möchte die Abteilung die Prozesse, insbesondere die Freigabe, automatisieren und dem Vertrag zuordnen. Bei der Erstellung und Verwaltung von diesen Dokumenten sollen auch andere Abteilungen einfach mit eingebunden werden können.

Die Fachabteilungen benötigen wiederrum den Überblick über alle Verträge und Geschäftspartner sowie über Fristen und dazugehörige Aufgaben. Eine digitale Vertragsverwaltung ermöglicht nicht nur die zeitgerechte Einhaltung von Fristen, sondern vereinfacht auch die Suche nach einem bestimmten Vertrag.

Die Wünsche der Mitarbeiter*innen

Die Mitarbeiter*innen, die im Vertragserstellungsprozess und -verwaltungsprozess involviert sind, möchten Verträge schnell und einfach finden. Sie wünschen sich eine Übersicht über den aktuellen Vertrag mit Informationen zum Vertragspartner, zur Laufzeit und zum aktuellen Status des Vertrages. Dabei möchten die Mitarbeiter*innen das System sowohl vom Büro als auch vom Home-Office aus nutzen können. Das digitale Vertragsmanagement kommt diesen Wünschen entgegen und bietet flexible Nutzungsmöglichkeiten und Übersichtlichkeit, welche die gesuchte Informationen leicht auffindbar machen.

Die Anforderungen der IT-Abteilung

Unabhängig vom fachlichen Prozess ist auch die IT-Abteilung eingebunden. Sie verwaltet alle Softwarelösungen und stellt Anforderungen an das System. Da die Cloud ein fester Bestandteil der IT-Strategie ist, soll die Vertragsverwaltung in der Coud stattfinden und sich in die bereits vorhandene Microsoft 365 Plattform integrieren lassen. Wichtig ist der IT-Abteilung vor allem eine homogene Infrastruktur – ohne zusätzliche Systeme.

Im Rahmen der Einführung des neuen Vertragsmanagements werden die verschiedenen Anforderungen der einzelnen Abteilungen berücksichtigt. Die Vertragserstellung erfolgt mithilfe des folgenden Prozesses:

In der Vertragsverwaltung wird eine neue Vertragsakte angelegt. Diese Akte enthält zunächst alle Informationen zum Vertrag, wie den Geschäftspartnern, den internen Verantwortlichen als auch Vertragsinhalt und -konditionen. Des Weiteren werden die Vertragsvorlage und dazugehörige Dokumente in der die Akte abgelegt, mit denen der/die Einkäufer*in die Verhandlung bei dem Lieferanten vor Ort beginnen kann. Dabei arbeitet man gleich im Dokument aus der Cloud, wodurch keine getrennten Versionen entstehen. Nach Abschluss der Verhandlungen und der Vervollständigung der Vertragsakte soll der eigentliche Vertrag freigegeben werden. Dazu wird der integrierte Freigabeprozess ausgelöst. Nach der Zustimmung durch alle Beteiligten wird der Vertrag digital unterzeichnet und dem Geschäftspartner zur Bestätigung, ebenso per digitaler Signatur, gesendet. Das Ergebnis ist ein gültiger Vertrag ohne den Einsatz von Papier.

Da das Unternehmen nun eine digitale Vertragsverwaltung besitzt, haben die Fachabteilungen einen schnellen Überblick über alle Verträge mit ihren Geschäftspartnern. Fristen und Vereinbarungen werden eingehalten, da das System die Verantwortlichen rechtzeitig informiert. Durch konfigurierbare Sichten und die flexible Suche ist jederzeit ein aktueller Überblick über die Verträge des Unternehmens gegeben.

Zur Abbildung dieses Zielbildes wird das Shareflex Vertragsmanagement genutzt. Dieses System basiert auf SharePoint Online und ist zu 100 % in die Microsoft 365 Plattform integriert.