sofatutor setzt mit dem Digital Consultant ERP-Projekt selbst um

Bei betriebswirtschaftlichen Prozessen, speziell was die Finanzen betraf, setzte sofatutor lange Zeit auf gehostete kaufmännische Lösungen der DATEV. Daran änderte sich auch während des starken Wachstums der letzten Jahre zunächst nichts. Gleichwohl registrierte das Unternehmen, dass man inzwischen einen Punkt erreichte, an dem weitere Produktivitätsfortschritte nicht mehr zu erwarten sind. „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die mehr Geschwindigkeit und Raum für Prozessoptimierungen bietet. Spätestens als klar wurde, dass unser stetig wachsendes Belegvolumen die Stabilität des Systems langfristig gefährden würde, war es höchste Zeit für einen Wechsel", erinnert sich Jannis Friedag, Head of Finance bei sofatutor. Weil sich das Geschäftsmodell des Lernplattformbetreibers vom üblichen Standard stark unterscheidet – bei einem überdurchschnittlich hohen Belegvolumen und einem ebenso hohen Aufwand pro Vorgang, ist der Umsatz pro Rechnung eher niedrig – kam dafür jedoch nicht jede Lösung infrage. „Bei uns ist die Kreditorenseite einfach, aber die Debitorenseite dafür umso komplexer strukturiert. Auch in Sachen E-Commerce sind wir anders aufgestellt als ein klassischer Shop-Betreiber“, erklärt Friedag. Eines war jedoch von Anfang an klar: Die neue Lösung sollte ganz sicher aus der Cloud kommen.

Am Ende entschied sich sofatutor für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Neben der Flexibilität des cloudbasierten ERP-Systems war dabei auch das vorhandene Know-how im Unternehmen ausschlaggebend. „Einige unserer Mitarbeiter*innen hatten bereits Erfahrung mit Business Central, sodass wir nicht bei null anfangen mussten. Aus technischer Sicht konnten wir mit dem cloudbasierten ERP-System nicht nur unsere aktuellen Anforderungen umsetzen. Es gab auch genügend Luft für künftige Projekte“, begründet Friedag die Wahl. Der Zuschlag für die Implementierung ging an die COSMO CONSULT-Gruppe – auch weil der Digitalisierungsspezialist ein besonderes Modul beisteuerte: den Digital Consultant. Einen virtuellen Berater, mit dem man Microsoft Dynamics 365 Business Central per Mausklick selbst zusammenstellen und konfigurieren kann. Per Video lernen Nutzer*innen etwa, wie Konten angelegt werden oder welche Schritte erforderlich sind, um vorhandene Bestandsdaten zu übernehmen. „Für uns ist es wichtig, weiteres Fachwissen aufzubauen, um künftige Anforderungen selbst umzusetzen. Hinzu kommt, dass wir als digitaler Dienstleister über das notwendige technische Know-how verfügen, um ein solches Tool speziell im Finanzbereich einzusetzen. Von daher passt der Digital Consultant zu uns“, unterstreicht Friedag.

Der Start mit dem Digital Consultant verlief zunächst holprig. Das digitale Lernen war ungewohnt und es fehlte die Übersicht über die anstehenden Aufgaben. „COSMO CONSULT hat schnell reagiert und den virtuellen Berater an den entscheidenden Stellen verbessert. Teilweise war das Problem allerdings auch hausgemacht, weil wir uns zu Beginn nicht intensiv genug damit beschäftigt hatten“, erklärt Friedag. Heute, erklärt er, würde er zum Projektstart mehr Zeit investieren, um den Digital Consultant besser kennenzulernen. „Ein solches Investment hätte sich ganz sicher ausgezahlt“, ergänzt er.

Die erste Herausforderung – die Konfiguration der Debitorenbuchhaltung – ließ sich mit dem digitalen Berater dennoch effizient neben dem Tagesgeschäft erledigen. „Man sollte schon ein Ziel und eine Idee haben, wie man dieses am besten erreicht. Mit den Videos und Artikeln, die das Tool liefert, kann man sich jedoch zügig und gründlich einarbeiten. Der Content bringt alle wesentlichen Dinge verständlich auf den Punkt“, bestätigt Wiebke Schulz, Accountant bei sofatutor. Aus ihrer Sicht ist der Ansatz zielführend und gradlinig. „Für mich persönlich ist das Selbststudium viel effizienter als klassische Schulungen. Mit dem Digital Consultant entdecke ich immer wieder neue Möglichkeiten – und so manchen Aha-Effekt“, erklärt Schulz. Man lerne sehr schnell, mit Business Central selbstständig umzugehen, und verliere die Scheu, Prozesse anzupassen oder Konfigurationen zu ändern. Zudem ist der Digital Consultant bestens geeignet, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Für wachstumsorientierte Unternehmen wie sofatutor sei das ein wichtiger Punkt, betont Schulz: „Wir können Kolleg*innen gezielt einarbeiten, indem wir die Bereiche, die man sich genauer ansehen sollte, direkt zuweisen. Gerade wenn man Business Central noch nicht kennt, fällt die Einarbeitung dann viel leichter“, betont Schulz.

Selbst im laufenden ERP-Projekt profitiert sofatutor bereits vom Digital Consultant, denn mit dem Tool lassen sich Prozesse einfacher analysieren und bewerten. „Wir können damit unsere Arbeitsabläufe mühelos mit dem Standard in Business Central vergleichen und beide Seiten objektiv betrachten. Auf diese Weise haben wir festgestellt, dass einige individuelle Anpassungen gar nicht erforderlich sind. Das gibt uns die Chance, künftig effizienter und näher am Standard zu arbeiten“, unterstreicht Jannis Friedag. „Dieser Wissenstransfer macht den Digital Consultant für uns so wertvoll.“ Ist das ERP-Projekt erst einmal abgeschlossen, ist er sich sicher, wird der Digital Consultant auch dabei helfen, neue Technologien schneller einzusetzen.